Firmenevent planen: Was auf keiner Betriebsfeier fehlen darf

Du planst ein besonderes Firmenevent, zum Beispiel ein Jubiläum oder das jährliche Sommerfest mit dem gesamten Team? Ob einmalige Feier oder regelmäßig stattfindende Veranstaltung – einige Elemente sollten auf keinem betrieblichen Event fehlen. Hier findest du die wichtigsten Punkte im Überblick.

Planung im Team statt im Alleingang

Ein gelungenes Firmenevent lässt sich nur schwer allein organisieren. Dafür gibt es einfach zu viele Aufgaben, die parallel koordiniert werden müssen. Sinnvoll ist es deshalb, ein kleines Organisationsteam zusammenzustellen, in dem die Zuständigkeiten klar verteilt sind. Während sich eine Person um die passende Location kümmert, kann eine andere das Rahmenprogramm planen. Wieder jemand anderes behält Deadlines im Blick und sammelt regelmäßig Rückmeldungen zum aktuellen Stand der Vorbereitung.

Für unvorhergesehene Situationen vorsorgen

Auch bei bester Vorbereitung kann nicht alles bis ins Detail vorhergesehen werden. Ein Redner sagt womöglich kurzfristig ab, technische Probleme treten auf oder das Wetter macht einer geplanten Outdoor-Veranstaltung einen Strich durch die Rechnung. Damit das Event nicht ins Wanken gerät, sollte immer ein Plan B bereitstehen. Ein alternatives Programm, überdachte Bereiche oder die Möglichkeit, kurzfristig nach innen auszuweichen, schaffen Sicherheit.

Termine sorgfältig abstimmen

Damit möglichst viele Mitarbeitende teilnehmen können, sollte der Termin frühzeitig festgelegt und geprüft werden. Parallel stattfindende Firmenveranstaltungen, regionale Feste, Messen oder Ferienbeginn können die Beteiligung deutlich verringern. Steht das Datum fest, sollte es zeitnah intern kommuniziert werden. So haben alle die Möglichkeit, sich den Tag freizuhalten. Auch externe Partner wie Caterer oder Technikdienstleister lassen sich auf diese Weise deutlich einfacher einbinden.

Frühzeitig die passende Location auswählen

Nicht jedes Firmenevent muss in den eigenen Geschäftsräumen stattfinden. Je nach Anlass kann es sinnvoll sein, externe Räumlichkeiten zu buchen, etwa wenn ein besonderes Unterhaltungsprogramm oder Teambuilding-Aktivitäten geplant sind. Wird auch die Familie der Mitarbeitenden eingeladen, stoßen betriebsinterne Flächen schnell an ihre Grenzen. Deshalb lohnt es sich, frühzeitig geeignete Locations anzufragen.

Wichtig sind dabei nicht nur Verfügbarkeit und Größe. Auch eine gute Erreichbarkeit spielt eine zentrale Rolle. Ausreichende Parkmöglichkeiten, eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und ein barrierefreier Zugang sollten unbedingt berücksichtigt werden.

Snacks und Getränke nicht vergessen

Essen und Trinken gehören zu jeder gelungenen Feier dazu. Viele Unternehmen entscheiden sich für einen Caterer oder organisieren ein unkompliziertes BBQ. In kleineren Teams kann auch ein gemeinsames Buffet eine schöne Lösung sein, bei dem jede Person etwas beiträgt. Das spart Kosten und schafft gleichzeitig eine persönliche Atmosphäre.

Bei der Auswahl sollten unterschiedliche Geschmäcker, vegetarische oder vegane Optionen, Unverträglichkeiten sowie eine ausreichende Auswahl an alkoholfreien Getränken mitgedacht werden.

Ein passendes Programm zusammenstellen

Ein klarer Ablauf hilft dabei, dem Event Struktur zu geben und den Gästen Orientierung zu bieten. Zum Programm können Ansprachen, Musik, kleine Wettbewerbe oder Gewinnspiele gehören. Auch Überraschungen kommen meist gut an. Gleichzeitig sollte zwischen den einzelnen Programmpunkten genug Raum für Gespräche und lockeren Austausch bleiben.

Wichtig ist, dass das Programm zur Belegschaft passt. Manche Teams freuen sich über interaktive Spiele oder kleine Challenges, andere bevorzugen eine entspannte Atmosphäre mit Musik und guten Gesprächen. Ein kurzer offizieller Teil, etwa zur Begrüßung oder für einen kleinen Rückblick, kann sinnvoll sein – sollte aber nicht zu lang ausfallen.

Mit Dekoration die richtige Stimmung schaffen

Vor allem in den eigenen Geschäftsräumen sorgt die passende Dekoration für Eventcharakter. Weniger ist dabei oft mehr. Statt überladener Deko empfiehlt sich ein stimmiges Konzept, das zum Anlass passt. Girlanden, farbliche Akzente und bedruckte Luftballons mit Firmenbezug schaffen schnell eine einladende Atmosphäre und verleihen der Veranstaltung einen professionellen Rahmen.

Kleine Willkommensgeschenke einplanen

Ein kleines Präsent zum Empfang sorgt direkt für gute Stimmung und zeigt Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden. Besonders schön wirkt ein Begrüßungsgeschenk, wenn es mit einem Dank für den geleisteten Einsatz verbunden ist. Dabei müssen es keine teuren Geschenke sein – oft zählt vor allem die Geste.

Beliebt sind praktische und personalisierte Werbeartikel, die sich auch im Alltag nutzen lassen, etwa Feuerzeuge, Powerbanks oder andere nützliche Accessoires fürs Büro. Eine passende Auswahl findest du bei Promobedarf. Wichtig ist vor allem, solche Artikel frühzeitig zu bestellen, damit vor dem Event kein unnötiger Zeitdruck entsteht.

Technik rechtzeitig prüfen

Wenn für die Veranstaltung technisches Equipment benötigt wird, sollte dieses frühzeitig getestet oder organisiert werden. Dazu zählen beispielsweise Lautsprecher, Lichttechnik oder eine PA-Anlage. Je nach Umfang der Technik ist es sinnvoll, ein kleines Team zu benennen, das sich am Veranstaltungstag um einen reibungslosen Ablauf kümmert. Werden externe Dienstleister eingebunden, sollten Zeiten, Anforderungen und Zuständigkeiten im Vorfeld klar abgestimmt sein.

Joachim Rodriguez y Romero

Inhaber und Geschäftsführer von Kunstplaza. Publizist, Redakteur und passionierter Blogger im Bereich Kunst, Design und Kreativität seit 2011. Erfolgreicher Abschluss in Webdesign im Rahmen eines Hochschulstudiums (2008). Weiterentwicklung von Kreativitätstechniken durch Kurse in Freiem Zeichnen, Ausdrucksmalen und Theatre/Acting. Profunde Kenntnisse des Kunstmarktes durch langjährige journalistische Recherchen und zahlreichen Kooperationen mit Akteuren/Institutionen aus Kunst und Kultur.

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