Reclutamento nel settore culturale: come le grandi istituzioni utilizzano il personale temporaneo

Il collocamento del personale nel settore culturale si è evoluto fino a diventare un servizio di primaria importanza, che si estende ben oltre una nicchia di mercato. Il personale temporaneo sta diventando sempre più importante per musei e istituzioni culturali. Analogamente alle grandi aziende, dove, ad esempio, circa il 15% della forza lavoro totale di Airbus è costituito da lavoratori temporanei o a progetto, anche le istituzioni culturali stanno utilizzando sempre più modelli di personale flessibili.

Soprattutto per mostre speciali o eventi complessi, fattori come la disponibilità a breve termine e la conoscenza del settore delle agenzie di personale incidono direttamente sui tempi di produzione, sulla pianificazione dei costi e sulla flessibilità creativa. Questo articolo esamina in che modo le grandi istituzioni culturali traggono vantaggio dal personale temporaneo e quali aspetti specifici debbano essere considerati.

Il reclutamento del personale nel settore culturale: basi e significato

Il settore culturale è uno dei settori a più alta intensità di manodopera e comprende una gamma particolarmente ampia di gruppi professionali. Le competenze e le prestazioni dei suoi dipendenti svolgono un ruolo centrale nel successo artistico ed economico delle istituzioni culturali. Tuttavia, sta diventando sempre più difficile per le istituzioni culturali attrarre personale qualificato sul mercato del lavoro – un fenomeno spesso definito "guerra dei talenti".

In cosa consiste il reclutamento per le istituzioni culturali?

Il collocamento del personale nel settore culturale comprende la ricerca mirata e il collocamento di specialisti per posizioni specifiche in musei, teatri e altre istituzioni culturali. Una distinzione fondamentale è tra esternalizzazione del personale ed esternalizzazione delle funzioni del personale. Mentre il primo approccio prevede l'assunzione di personale presso un'altra organizzazione, il secondo prevede che i dipendenti rimangano all'interno della stessa organizzazione, ma esternalizzino alcune attività di gestione del personale a fornitori di servizi esterni.

Nel settore culturale, molti compiti possono essere svolti solo con l'ausilio di personale aggiuntivo. Le agenzie di reclutamento professionali aiutano a colmare le lacune e a trovare personale qualificato come guardie giurate, personale di servizio, guide turistiche, educatori artistici o esperti tecnici. Questi servizi consentono alle istituzioni culturali di reclutare personale in modo legale, rapido ed economico.

La differenza tra collocamento tradizionale e personale temporaneo

La differenza fondamentale tra il reclutamento tradizionale e il lavoro temporaneo risiede nell'ambito di responsabilità. Nel reclutamento, un fornitore di servizi trova un dipendente idoneo per un'azienda, che poi lo assume direttamente. Il reclutatore riceve una commissione per questo servizio e il suo ruolo termina una volta che la posizione è stata ricoperta.

Al contrario, nel lavoro interinale (noto anche come leasing di personale o lavoro interinale), un dipendente viene assegnato a un'azienda per un periodo di tempo specifico, ma rimane dipendente dell'agenzia per il lavoro interinale. L'istituzione culturale versa all'agenzia una retribuzione giornaliera fissa. Questa forma di lavoro è soggetta a rigide normative di legge, come la legge tedesca sul lavoro interinale (AÜG), che, tra le altre cose, stabilisce una durata massima dell'incarico di 18 mesi.

Particolarmente importante: dopo un massimo di nove mesi, i lavoratori temporanei hanno diritto alle stesse condizioni di lavoro essenziali del personale a tempo indeterminato (parità di retribuzione). Inoltre, il lavoro temporaneo richiede un permesso, sebbene vi siano eccezioni in determinate situazioni.

Perché musei e teatri si affidano ad agenzie di personale esterne

Le istituzioni culturali si trovano ad affrontare diverse sfide che rendono utile il ricorso a fornitori di servizi di personale esterni:

• Cambiamento demografico : la forza lavoro sta invecchiando e ci sono meno giovani reclute.
• Nuovi profili professionali : negli ultimi tre decenni, il mercato del lavoro culturale è cambiato radicalmente a causa di nuovi campi di attività come il marketing e la raccolta fondi.
• Budget limitati : molte istituzioni culturali non dispongono di fondi sufficienti per un dipartimento delle risorse umane indipendente e ben attrezzato.

Attraverso le agenzie di reclutamento e di lavoro interinale, le istituzioni culturali possono beneficiare di diversi vantaggi: i costi del personale possono essere ottimizzati se il fornitore di servizi può offrire determinati servizi a prezzi più bassi grazie a economie di scala o specializzazione. Inoltre, i costi fissi vengono convertiti in costi variabili, aumentando la flessibilità in periodi di fluttuazioni finanziarie.

Vreespol  un'agenzia  di reclutamento  e  lavoro interinale  con oltre 30 anni di storia. Dalla sua fondazione nel 1994, l'azienda si è trasformata da fornitore di servizi agricoli in un'agenzia di lavoro interinale versatile.

Oggi, Vreespol impiega oltre 500 dipendenti a tempo pieno e collabora con oltre 300 rinomate aziende partner. Nel 2023, la gamma di settori serviti è stata notevolmente ampliata.

Inoltre, il personale temporaneo consente una risposta flessibile a fiere o eventi speciali. Al contrario, una selezione del personale non professionale può comportare processi lunghi, comunicazioni inadeguate e, in ultima analisi, costi elevati dovuti a incarichi non riusciti e a nuove inserzioni.

Nel settore culturale, il ricorso al personale temporaneo è particolarmente diffuso per il personale di supervisione e sicurezza, nonché per i servizi di pulizia e per gli eventi. Una corretta strategia del personale contribuisce quindi in modo significativo al successo delle istituzioni culturali.

Come funziona il personale temporaneo nelle grandi istituzioni culturali

L'implementazione pratica del lavoro temporaneo nelle istituzioni culturali segue un processo in quattro fasi che definisce procedure chiare sia per l'agenzia di lavoro temporaneo che per l'azienda cliente. A differenza delle aziende commerciali, è necessario tenere conto delle esigenze specifiche delle istituzioni culturali.

Fase 1: Valutazione dei bisogni e profilo dei requisiti

In primo luogo, l'istituzione culturale determina il proprio fabbisogno specifico di personale. Idealmente, ciò avviene attraverso un'analisi sistematica delle attività in corso e una previsione delle esigenze future. Per le istituzioni culturali, è fondamentale non solo creare un profilo professionale generale, ma anche adattarlo alle specifiche esigenze del personale. Dopotutto, i requisiti per un addetto al museo differiscono sostanzialmente da quelli per un curatore o un tecnico. Il profilo professionale dovrebbe quindi includere i seguenti elementi:

• Caratteristiche di competenza operazionalizzate con esempi concreti
• Ponderazione delle singole caratteristiche in base alla loro importanza
• Distinguere tra qualifiche necessarie e utili

Fase 2: Ricerca e preselezione dei candidati

Il secondo passaggio consiste nel reperire candidati idonei. Sebbene tradizionalmente questo compito fosse di competenza dell'ufficio risorse umane, le istituzioni culturali si affidano sempre più ad agenzie di reclutamento esterne a causa delle risorse limitate. Queste agenzie dispongono di reti specializzate e possono utilizzare sia metodi di reclutamento tradizionali che online.

Per posizioni altamente qualificate, come ruoli curatoriali o accademici, si consiglia la collaborazione con consulenti del reclutamento specializzati nel settore culturale. Questi conoscono le caratteristiche specifiche del mercato del lavoro e possono effettuare una preselezione che soddisfi i requisiti specifici.

Fase 3: Progettazione del contratto e quadro giuridico

Il passo successivo è la strutturazione contrattuale del rapporto di lavoro temporaneo. In questo caso, è necessario rispettare diversi requisiti di legge. Da aprile 2017, il contratto tra l'agenzia di lavoro temporaneo e l'azienda committente deve designare esplicitamente il rapporto come lavoro temporaneo. Inoltre, i lavoratori temporanei devono essere specificamente nominati prima dell'inizio dell'incarico. La durata massima dell'incarico è di 18 mesi per lo stesso lavoratore temporaneo presso la stessa azienda committente.

Dopo un massimo di nove mesi, si applica il principio della parità di retribuzione : la retribuzione deve quindi corrispondere a quella di dipendenti a tempo indeterminato comparabili. Particolarmente importante: le violazioni di queste norme possono comportare multe fino a 30.000 euro e possono creare involontariamente un rapporto di lavoro con l'azienda datrice di lavoro.

Fase 4: Supporto durante il periodo di distacco

Infine, inizia il periodo di incarico vero e proprio, durante il quale il lavoratore temporaneo viene assunto presso l'istituzione culturale. In questa fase, l'istituzione committente si assume il diritto di impartire istruzioni, analogamente a un datore di lavoro, mentre l'agenzia di lavoro temporaneo continua a fungere da datore di lavoro effettivo e rimane responsabile del pagamento degli stipendi e dei contributi previdenziali. Per le istituzioni culturali, l'integrazione dei lavoratori temporanei nei team esistenti è particolarmente impegnativa.

In questo caso, il supporto professionale dell'agenzia per il lavoro interinale può fornire un prezioso aiuto. Inoltre, il comitato aziendale dell'azienda che assume deve essere pienamente informato sulla durata dell'incarico, sul luogo di lavoro e sulle mansioni da svolgere, un obbligo esplicitamente sancito dalla legge sullo statuto aziendale fin dalla sua modifica.

Vantaggi del lavoro temporaneo per musei e istituzioni culturali

Il personale temporaneo offre numerosi vantaggi strategici per le istituzioni culturali. L' Associazione dei Musei della Turingia, ad esempio, segnala situazioni critiche di personale in molte istituzioni a causa delle misure di austerità comunali, un problema che può essere mitigato da modelli di personale flessibili.

Risposta flessibile a mostre ed eventi speciali

Musei e teatri operano in cicli di mostre ed eventi speciali, che comportano un aumento a breve termine del fabbisogno di personale. Ciò diventa particolarmente impegnativo quando la pianificazione del personale deve essere effettuata in tempi stretti. In tali situazioni, il personale temporaneo offre vantaggi cruciali.

Se, ad esempio, un membro del team non è disponibile con breve preavviso o un evento richiede più personale del previsto, il personale temporaneo consente sostituzioni rapide, evitando lunghi processi di assunzione. La collaborazione basata su progetti offre ai musei la flessibilità di acquisire competenze specifiche per singoli progetti senza incorrere in costi di personale a lungo termine.

Riduzione dell'onere amministrativo nel reparto risorse umane

Il lavoro interinale alleggerisce significativamente il carico di lavoro dei dipartimenti HR interni. Sebbene in assenza di fornitori di servizi esterni, siano spesso necessarie ore di telefonate e numerose e-mail, le agenzie di lavoro interinale si occupano di queste attività amministrative. Inoltre, il lavoro interinale si sta rivelando una soluzione chiave alla crescente carenza di lavoratori qualificati.

I moderni strumenti di gestione delle risorse umane consentono inoltre una pianificazione trasparente, in cui tutte le parti coinvolte hanno accesso in qualsiasi momento ai programmi di impiego aggiornati. Ciò riduce al minimo i problemi di comunicazione, che possono verificarsi soprattutto nelle istituzioni culturali con team internazionali.

Accesso a professionisti specializzati nel settore culturale

Un altro vantaggio significativo è l'accesso a specialisti. Freelance e personale temporaneo arricchiscono il team con nuove prospettive e conoscenze aggiornate provenienti da diverse istituzioni. Questo è particolarmente prezioso per mostre speciali o progetti che richiedono competenze specialistiche non disponibili all'interno del team.

L' Associazione dei Musei della Turingia sottolinea che il lavoro museale richiede personale qualificato in grado di prendersi cura adeguatamente delle collezioni. Il personale temporaneo consente alle istituzioni culturali di acquisire proprio questa competenza per un periodo di tempo limitato.

Prove pre-assunzione utilizzando modelli Temp2Perm

Temp2Perm (da temporaneo a permanente) offre una transizione graduale dal lavoro temporaneo a quello permanente. In questo modello, i dipendenti lavorano inizialmente a tempo determinato prima di essere assunti a tempo indeterminato. Ciò consente alle istituzioni culturali di valutare le competenze e l'idoneità di un dipendente nella pratica prima di assumerlo a lungo termine.

Questo modello non solo riduce i rischi di un'assunzione inadeguata per il datore di lavoro, ma offre anche al potenziale dipendente una visione completa dell'azienda. Il successo della transizione dipende dalle prestazioni del dipendente, dalle esigenze dell'azienda e dalle posizioni permanenti disponibili.

Inoltre, l'approccio basato su progetti consente un migliore adattamento ai cicli di lavoro irregolari di molti musei. Durante la fase di preparazione intensiva di una mostra, un team numeroso può lavorare, mentre nei periodi più tranquilli il personale viene ridotto di conseguenza: una flessibilità difficilmente raggiungibile con dipendenti fissi.

Tipici ambiti di applicazione nelle istituzioni culturali

Le istituzioni culturali offrono una notevole varietà di posizioni che possono essere ricoperte tramite agenzie di lavoro interinale. Questa eterogeneità riflette le complesse esigenze che musei, teatri e altre istituzioni culturali devono soddisfare.

Posizioni curatoriali e accademiche

Nei dipartimenti di programmazione delle istituzioni culturali, vengono sviluppati i concetti di contenuto e presentate le opere culturali. Queste posizioni richiedono spesso persone con formazione accademica e conoscenze specialistiche. Lavorano all'ideazione di mostre, all'allestimento di opere culturali e alla creazione di programmi educativi. Il personale in questo campo proviene da diversi background formativi e professionali, da accademici a mediatori culturali esperti. Questi dipendenti sono a diretto contatto con opere artistiche e culturali e pertanto richiedono una conoscenza approfondita del loro ambito di competenza, nonché la capacità di comunicare contenuti complessi in modo chiaro ed efficace.

Educazione museale e servizi per i visitatori

Il campo della didattica museale e dei servizi ai visitatori comprende numerosi compiti che implicano l'interazione diretta con il pubblico. Tra questi, la conduzione di programmi di didattica museale per diversi gruppi target, come classi scolastiche, gruppi di asili nido o nell'ambito di feste di compleanno per bambini. Un tipico annuncio di lavoro in questo settore richiede:

• Comunicare i contenuti del museo e delle mostre attraverso visite guidate personalizzate per specifici gruppi target
• Sviluppo di nuovi concetti di eventi e materiali didattici
• Ottime capacità comunicative e ottime competenze linguistiche

Il personale addetto al servizio visitatori è inoltre responsabile della fornitura di informazioni generali su biglietti, prezzi ed eventi, nonché del coordinamento delle registrazioni e della compilazione delle statistiche sui visitatori. Entrambe le attività richiedono non solo conoscenze specialistiche, ma soprattutto eccellenti capacità comunicative e un atteggiamento cordiale.

Gestione eventi e coordinamento progetti

La gestione degli eventi nelle istituzioni culturali comprende la pianificazione, l'organizzazione e la realizzazione di mostre, conferenze ed eventi culturali. I dipendenti che operano in questo settore devono possedere spiccate capacità organizzative e una spiccata passione per l'implementazione di concept artistici. Le loro responsabilità includono:

• Selezione e coordinamento di tutte le parti partecipanti (relatori, sponsor, fornitori di servizi esterni)
• Assunzione di compiti logistici e supporto all'evento in loco
• Pianificazione e fatturazione degli eventi

I coordinatori di progetto lavorano a stretto contatto con i diversi reparti e garantiscono un processo fluido dall'ideazione all'esecuzione. Devono essere in grado di gestire sia i contenuti artistici che le sfide organizzative, il che li rende candidati ideali per le agenzie di lavoro interinale.

Supporto amministrativo e commerciale

Il dipartimento amministrativo costituisce la spina dorsale di ogni istituzione culturale e comprende sotto-dipartimenti come finanza, controllo di gestione, gestione, contabilità, risorse umane, legale e IT. Queste posizioni gestiscono le attività culturali e garantiscono il corretto funzionamento di tutte le strutture. Le mansioni tipiche includono:

• Redazione di contratti e amministrazione del personale
• Contabilità e gestione finanziaria
• Gestione dei finanziamenti di terze parti e prova delle spese

Sono particolarmente richiesti dipendenti con formazione commerciale o qualifiche comparabili, nonché esperienza nella contabilità di fondi di terzi e programmi di sovvenzione. Conoscenze ed esperienze specifiche stanno diventando sempre più importanti per l'amministrazione delle istituzioni culturali, motivo per cui l'impiego di lavoratori temporanei può rivelarsi vantaggioso anche in questo settore.

La varietà di questi ambiti di applicazione dimostra che il personale temporaneo può essere impiegato in quasi tutti i settori delle istituzioni culturali, dalle posizioni specialistiche altamente specializzate alle attività di supporto.

Sfide e soluzioni nel reclutamento del personale

Nonostante i suoi numerosi vantaggi, il reclutamento nel settore culturale si trova ad affrontare sfide uniche. Il mercato del lavoro nel settore culturale è cambiato radicalmente negli ultimi tre decenni, ponendo nuovi requisiti in termini di qualifiche e competenze dei dipendenti.

Comunicare in modo efficace i requisiti specifici della cultura

Comunicare le esigenze specifiche di una cultura richiede una particolare sensibilità. Le istituzioni culturali sono spesso alla ricerca di "individui versatili e poliedrici" che, oltre a un'esperienza professionale pertinente, possiedano anche qualifiche, specializzazioni e conoscenze interdisciplinari. Questi "tuttofare" sono naturalmente difficili da trovare in un mercato del lavoro in contrazione e altamente competitivo.

La mancanza di precisione negli annunci di lavoro spesso crea problemi: non è raro che le posizioni vacanti non prevedano criteri di selezione o siano formulate in modo vago. Una soluzione è quella di sviluppare profili professionali dettagliati, distinguendo tra qualifiche essenziali e semplicemente utili. Inoltre, le istituzioni culturali dovrebbero evitare di includere troppe informazioni in un annuncio di lavoro, poiché ciò può scoraggiare i candidati più giovani.

Integrazione dei lavoratori temporanei nei team esistenti

L'integrazione dei dipendenti temporanei presenta un'ulteriore sfida. I lavoratori temporanei spesso si trovano a lavorare in un ambiente non familiare, con nuovi processi e colleghi. Una comunicazione chiara e rispettosa è fondamentale per un'integrazione di successo.

Consiglio pratico : presenta la persona al team, spiegale le procedure e fornisci i recapiti, idealmente fin dal primo giorno. Inoltre, è consigliabile programmare sessioni di feedback regolari, anche per incarichi di breve durata. Questo chiarisce tempestivamente eventuali malintesi e rafforza il legame del team con il luogo di lavoro.

Misure come riunioni di team regolari e l'inclusione nei canali di comunicazione sono particolarmente efficaci. Una cultura aziendale inclusiva accoglie ogni dipendente, indipendentemente dal fatto che si tratti di personale a tempo indeterminato o temporaneo.

Garanzia di qualità e competenza del settore dell'intermediario

Date le esigenze specifiche del settore culturale, la scelta dell'agenzia di reclutamento giusta è fondamentale. Tuttavia, le istituzioni culturali sono spesso ancora lontane dall'implementare pratiche di reclutamento professionali. I budget limitati e la mancanza di un ufficio risorse umane indipendente e adeguatamente dotato di personale complicano ulteriormente la situazione.

Nella scelta di un'agenzia di reclutamento, la sua competenza nel settore dovrebbe quindi essere un fattore chiave. Idealmente, l'agenzia dovrebbe possedere una conoscenza approfondita del settore culturale e comprendere i requisiti specifici delle diverse posizioni. Le agenzie di successo, infatti, si basano su anni di esperienza sul mercato, discrezione assoluta e un approccio di networking ben ponderato.

Inoltre, l'intermediario deve possedere competenze interculturali per supportare l'integrazione dei professionisti stranieri, un aspetto sempre più rilevante alla luce del cambiamento demografico.

Conclusioni

Il collocamento del personale nel settore culturale si è indubbiamente evoluto da un servizio di nicchia a uno strumento indispensabile per le istituzioni culturali di successo. Il personale temporaneo, in particolare, offre a musei e teatri vantaggi strategici cruciali. Modelli di personale flessibili consentono alle istituzioni di rispondere rapidamente alle mostre speciali, ridurre gli oneri amministrativi e accedere a professionisti specializzati.

Tuttavia, è vero che il lavoro temporaneo nel settore culturale funziona in modo ottimale solo se i requisiti specifici della cultura vengono comunicati con precisione. I generalisti con qualifiche diverse sono rari, pertanto vale la pena sviluppare con attenzione profili professionali realistici. Inoltre, l'integrazione di successo dei lavoratori temporanei richiede una comunicazione rispettosa fin dal primo giorno.

In sintesi, il settore culturale si dimostra un ambito lavorativo dinamico che può trarre notevoli benefici da strategie di gestione delle risorse umane professionali. Mentre le grandi istituzioni si affidano da tempo a una forza lavoro diversificata, le organizzazioni culturali stanno solo ora scoprendo il potenziale dei modelli di impiego flessibili. Chi si affida ad agenzie di reclutamento specializzate con esperienza nel settore ottiene un doppio vantaggio: personale qualificato e un prezioso risparmio di tempo nel processo di selezione.

Il futuro del lavoro culturale sarà senza dubbio plasmato da strutture ibride del personale. I modelli Temp2Perm offrono un elegante ponte tra lavoro temporaneo e impiego a tempo indeterminato, consentendo praticamente a entrambe le parti di conoscersi. In definitiva, il settore culturale rimane un settore ad alta intensità di manodopera che può raggiungere i suoi obiettivi artistici ed economici solo con una strategia intelligente del personale.