Contratación en el sector cultural: cómo las grandes instituciones utilizan personal temporal

La colocación de personal en el sector cultural se ha convertido en un servicio importante que trasciende con creces un nicho de mercado. La contratación temporal de personal cobra cada vez más importancia para museos e instituciones culturales. Al igual que en las grandes corporaciones, donde, por ejemplo, alrededor del 15 % de la plantilla total de Airbus está compuesta por trabajadores temporales o por proyecto, las instituciones culturales también utilizan cada vez más modelos de contratación flexible.

Especialmente en exposiciones especiales o eventos complejos, factores como la disponibilidad a corto plazo y el conocimiento del sector por parte de las agencias de empleo inciden directamente en el tiempo de producción, la planificación de costos y la flexibilidad creativa. Este artículo analiza cómo las grandes instituciones culturales se benefician de la contratación temporal de personal y qué aspectos específicos deben considerarse.

La contratación de personal en el sector cultural: fundamentos y trascendencia

El sector cultural es uno de los que requiere mayor mano de obra y abarca una amplia gama de grupos profesionales. Las habilidades y el rendimiento de sus empleados son fundamentales para el éxito artístico y económico de las instituciones culturales. Sin embargo, cada vez les resulta más difícil atraer personal cualificado al mercado laboral, un fenómeno conocido la «guerra por el talento».

¿Qué es el reclutamiento para instituciones culturales?

La colocación de personal en el sector cultural abarca la búsqueda y colocación de especialistas para puestos específicos en museos, teatros y otras instituciones culturales. Se distingue fundamentalmente entre la externalización de personal y la externalización de funciones de personal. Mientras que la primera implica la contratación de personal en otra organización, la segunda implica que los empleados permanezcan en la misma organización, pero externalicen ciertas tareas de gestión de personal a proveedores de servicios externos.

En el sector cultural, muchas tareas solo pueden llevarse a cabo con personal adicional. Las agencias de contratación profesionales ayudan a cubrir vacantes y a encontrar personal cualificado, como guardias de seguridad, personal de servicio, guías turísticos, educadores artísticos o técnicos. Estos servicios permiten a las instituciones culturales contratar personal de forma legal, rápida y rentable.

La diferencia entre la colocación tradicional y la contratación temporal

La diferencia fundamental entre la contratación tradicional y la contratación temporal reside en el alcance de la responsabilidad. En la contratación, un proveedor de servicios encuentra al empleado idóneo para una empresa, que lo contrata directamente. El reclutador recibe una comisión por este servicio y su función finaliza una vez cubierto el puesto.

En cambio, en el trabajo temporal (también conocido como leasing o empleo temporal), un empleado es asignado a una empresa por un periodo determinado, pero permanece contratado por la agencia de empleo. La institución cultural paga a la agencia una tarifa diaria fija. Esta modalidad de empleo está sujeta a estrictas regulaciones legales, como la Ley Alemana de Trabajo Temporal (AÜG), que, entre otras cosas, estipula un periodo máximo de asignación de 18 meses.

Particularmente importante: Tras un máximo de nueve meses, los trabajadores temporales tienen derecho a las mismas condiciones laborales esenciales que el personal fijo (igualdad salarial). Además, la contratación temporal requiere un permiso, aunque existen excepciones para ciertas situaciones.

Por qué los museos y teatros dependen de agencias de personal externas

Las instituciones culturales se enfrentan a varios desafíos que hacen que valga la pena recurrir a proveedores de servicios de personal externos:

• Cambio demográfico : la fuerza laboral está envejeciendo y hay menos reclutas jóvenes.
• Nuevos perfiles profesionales : En las últimas tres décadas, el mercado laboral cultural ha cambiado drásticamente debido a nuevos campos de actividad como el marketing y la recaudación de fondos.
• Presupuestos limitados : Muchas instituciones culturales no disponen de fondos suficientes para un departamento de recursos humanos independiente y bien equipado.

A través de las agencias de contratación y de trabajo temporal, las instituciones culturales pueden aprovechar diversas ventajas: los costes de personal se pueden optimizar si el proveedor de servicios puede ofrecer ciertos servicios a un precio más bajo gracias a las economías de escala o la especialización. Además, los costes fijos se convierten en costes variables, lo que aumenta la flexibilidad en tiempos de fluctuación financiera.

Vreespol  agencia  en contratación  y  empleo temporal  con más de 30 años de trayectoria. Desde su fundación en 1994, la empresa se ha transformado de un proveedor de servicios agrícolas a una agencia de empleo versátil.

En la actualidad, Vreespol cuenta con más de 500 empleados a tiempo completo y colabora con más de 300 empresas asociadas de renombre. En 2023, la gama de sectores a los que presta servicios se amplió significativamente.

Además, la contratación temporal de personal permite una respuesta flexible ante exposiciones o eventos especiales. Por el contrario, una selección de personal poco profesional puede conllevar procesos largos, comunicación deficiente y, en última instancia, altos costos debido a colocaciones fallidas y republicaciones.

En el sector cultural, la contratación temporal es especialmente frecuente para el personal de supervisión y seguridad, así como para los servicios de limpieza y eventos. Por lo tanto, una estrategia de personal adecuada contribuye significativamente al éxito de las instituciones culturales.

Cómo funciona la contratación temporal de personal en las grandes instituciones culturales

La implementación práctica de la contratación temporal en instituciones culturales sigue un proceso de cuatro etapas que define procedimientos claros tanto para la agencia de contratación como para la empresa cliente. A diferencia de las empresas comerciales, deben tenerse en cuenta las necesidades específicas de las instituciones culturales.

Paso 1: Evaluación de necesidades y perfil de requisitos

En primer lugar, la institución cultural determina sus necesidades específicas de personal. Idealmente, esto se realiza mediante un análisis sistemático de las actividades actuales y una previsión de las necesidades futuras. Para las instituciones culturales, es crucial no solo crear un perfil general del puesto, sino también adaptarlo al grupo específico de empleados. Al fin y al cabo, los requisitos para un asistente de museo difieren fundamentalmente de los de un conservador o un técnico. Por lo tanto, el perfil del puesto debe incluir los siguientes elementos:

• Características de competencia operacionalizadas con ejemplos concretos
• Ponderación de las características individuales según su importancia
• Distinguir entre cualificaciones necesarias y beneficiosas

Paso 2: Búsqueda y preselección de candidatos

El segundo paso consiste en encontrar candidatos idóneos. Si bien esta tarea solía ser responsabilidad del departamento de recursos humanos, las instituciones culturales recurren cada vez más a agencias de contratación externas debido a la escasez de recursos. Estas agencias cuentan con redes especializadas y pueden utilizar métodos de contratación tanto tradicionales como online.

Para puestos altamente cualificados, como curadurías o académicos, se recomienda colaborar con consultores de selección especializados en el sector cultural. Estos conocen las características específicas del mercado laboral y pueden realizar una preselección que cumpla con los requisitos específicos.

Paso 3: Diseño del contrato y marco legal

El siguiente paso es la estructuración contractual del contrato de trabajo temporal. Para ello, se deben cumplir varios requisitos legales. Desde abril de 2017, el contrato entre la empresa de trabajo temporal y la empresa cliente debe especificar explícitamente el contrato como trabajo temporal. Además, los trabajadores temporales deben ser nombrados específicamente antes del inicio de la asignación. El período máximo de asignación es de 18 meses para el mismo trabajador temporal en la misma empresa cliente.

Tras un máximo de nueve meses, se aplica el principio de igualdad salarial : la remuneración debe corresponder a la de empleados fijos comparables. Es especialmente importante que el incumplimiento de estas normas pueda conllevar multas de hasta 30.000 € y crear involuntariamente una relación laboral con la empresa contratante.

Paso 4: Apoyo durante el período de comisión de servicio

Finalmente, comienza el período de asignación propiamente dicho, durante el cual el trabajador temporal trabaja en la institución cultural. En esta fase, la institución cliente asume el derecho a dar instrucciones, de forma similar a un empleador, mientras que la empresa de trabajo temporal continúa actuando como empleadora y se hace responsable del pago de los salarios y las cotizaciones a la seguridad social. Para las instituciones culturales, la integración de los trabajadores temporales en los equipos existentes supone un reto especial.

El apoyo profesional de la agencia de empleo puede ser de gran ayuda en este caso. Además, el comité de empresa de la empresa contratante debe estar plenamente informado sobre la duración del contrato, el lugar de trabajo y las funciones del puesto, obligación explícitamente consagrada en la Ley de Constitución de la Empresa desde su modificación.

Ventajas del trabajo temporal para museos e instituciones culturales

La contratación temporal ofrece numerosas ventajas estratégicas para las instituciones culturales. La Asociación de Museos de Turingia, por ejemplo, informa de situaciones críticas de personal en muchas instituciones debido a las medidas de austeridad municipales, un problema que puede mitigarse mediante modelos de dotación de personal flexibles.

Respuesta flexible a exposiciones y eventos especiales

Los museos y teatros operan en ciclos de exposiciones y eventos especiales, lo que genera aumentos a corto plazo en las necesidades de personal. Esto se vuelve especialmente difícil cuando la planificación del personal se realiza con prisas. En tales situaciones, la contratación temporal ofrece ventajas cruciales.

Si, por ejemplo, un miembro del equipo no está disponible con poca antelación o un evento requiere más personal de lo previsto, la contratación temporal permite reemplazos rápidos sin largos procesos de contratación. La colaboración basada en proyectos ofrece a los museos la flexibilidad de contratar expertos específicos para proyectos individuales sin incurrir en gastos de personal a largo plazo.

Reducción de la carga administrativa en el departamento de RRHH

La contratación de personal temporal alivia significativamente la carga de trabajo de los departamentos internos de RR. HH. Si bien sin proveedores de servicios externos, a menudo se requieren horas de llamadas telefónicas y numerosos correos electrónicos, las agencias de trabajo temporal se encargan de estas tareas administrativas. Además, la contratación de personal temporal está demostrando ser una solución clave a la creciente escasez de trabajadores cualificados.

Las herramientas modernas de gestión de recursos humanos también permiten una planificación transparente, donde todas las partes involucradas tienen acceso a los calendarios de despliegue actuales en cualquier momento. Esto minimiza los problemas de comunicación, que pueden surgir especialmente en instituciones culturales con equipos internacionales.

Acceso a profesionales especializados en el sector cultural

Otra ventaja significativa es el acceso a especialistas. Los freelancers y el personal temporal enriquecen al equipo con nuevas perspectivas y conocimientos actualizados de diversas instituciones. Esto es especialmente valioso para exposiciones especiales o proyectos que requieren conocimientos especializados de los que no dispone el equipo.

La Asociación de Museos de Turingia enfatiza que el trabajo museístico requiere personal cualificado capaz de cuidar adecuadamente las colecciones. La contratación temporal de personal permite a las instituciones culturales adquirir precisamente esta experiencia por un período limitado.

Ensayos previos al empleo utilizando modelos Temp2Perm

Temp2Perm (de temporal a permanente) ofrece una transición fluida del trabajo temporal al empleo permanente. En este modelo, los empleados trabajan inicialmente de forma temporal antes de ser contratados para un puesto permanente. Esto permite a las instituciones culturales evaluar las competencias e idoneidad del empleado en la práctica antes de comprometerse a largo plazo.

Este modelo no solo reduce el riesgo de una mala contratación para el empleador, sino que también ofrece al posible empleado una visión integral de la empresa. Una transición exitosa depende del desempeño del empleado, las necesidades de la empresa y la disponibilidad de puestos fijos.

Además, el enfoque basado en proyectos permite una mejor adaptación a los ciclos de trabajo irregulares de muchos museos. Durante la fase intensiva de preparación de una exposición, puede trabajar un equipo numeroso, mientras que en periodos de menor actividad, el personal se reduce en consecuencia, una flexibilidad difícilmente alcanzable con empleados fijos.

Áreas de aplicación típicas en instituciones culturales

Las instituciones culturales ofrecen una notable variedad de puestos que pueden cubrirse mediante agencias de empleo temporal. Esta heterogeneidad refleja las complejas demandas que deben satisfacer los museos, teatros y otras instituciones culturales.

Cargos curatoriales y académicos

En los departamentos de programación de las instituciones culturales, se desarrollan conceptos de contenido y se presentan obras culturales. Estos puestos suelen requerir profesionales con formación académica y conocimientos especializados. Trabajan en la concepción de exposiciones, la puesta en escena de obras culturales y la creación de programas educativos. El personal de este campo proviene de diversos ámbitos educativos y profesionales, desde académicos hasta mediadores culturales con amplia experiencia. Estos empleados están en contacto directo con obras artísticas y culturales, por lo que requieren un profundo conocimiento de su área temática, así como la capacidad de comunicar contenido complejo con claridad y eficacia.

Educación y servicios para visitantes del museo

El campo de la educación museística y los servicios al visitante abarca numerosas tareas que implican la interacción directa con el público. Estas incluyen la realización de programas educativos museísticos para diversos grupos objetivo, como clases escolares, grupos de jardín de infancia o en el marco de fiestas de cumpleaños infantiles. Una oferta de trabajo típica en este área requiere:

• Comunicar el contenido de los museos y exposiciones mediante visitas guiadas adaptadas a grupos destinatarios específicos
• Desarrollo de nuevos conceptos de eventos y materiales didácticos
• Fuertes habilidades de comunicación y muy buenos conocimientos de idiomas

El personal de atención al visitante también se encarga de proporcionar información general sobre entradas, precios y eventos, así como de coordinar las inscripciones y recopilar estadísticas de visitantes. Ambas áreas requieren no solo conocimientos especializados, sino también, sobre todo, excelentes habilidades de comunicación y un trato amable.

Gestión de eventos y coordinación de proyectos

La gestión de eventos en instituciones culturales abarca la planificación, organización y ejecución de exposiciones, conferencias y eventos culturales. Los empleados de este sector requieren sólidas habilidades organizativas y pasión por implementar conceptos artísticos. Sus responsabilidades incluyen:

• Selección y coordinación de todas las partes participantes (ponentes, patrocinadores, proveedores de servicios externos)
• Asumir tareas logísticas y de apoyo en eventos in situ
• Planificación y facturación de eventos

Los coordinadores de proyecto trabajan en estrecha colaboración con diversos departamentos y garantizan un proceso fluido desde la concepción hasta la ejecución. Deben ser capaces de gestionar tanto el contenido artístico como los retos organizativos, lo que los convierte en candidatos ideales para las agencias de trabajo temporal.

Soporte administrativo y comercial

El departamento administrativo constituye la columna vertebral de toda institución cultural e incluye subdepartamentos como finanzas, control, gestión, contabilidad, recursos humanos, jurídico y TI. Estos puestos gestionan las operaciones culturales y garantizan el correcto funcionamiento de todas las estructuras. Sus tareas típicas incluyen:

• Redacción de contratos y administración de personal
• Contabilidad y gestión financiera
• Gestión de financiación de terceros y comprobantes de gastos

Se demandan especialmente empleados con formación comercial o cualificaciones comparables, así como experiencia en la contabilidad de fondos de terceros y programas de subvenciones. Los conocimientos y la experiencia específicos son cada vez más importantes para la administración de instituciones culturales, por lo que la contratación de trabajadores temporales también puede ser beneficiosa en este sector.

La diversidad de estos campos de aplicación demuestra que el personal temporal se puede utilizar en casi todos los ámbitos de las instituciones culturales, desde puestos especializados altamente especializados hasta actividades de apoyo.

Retos y soluciones en la selección de personal

A pesar de sus numerosas ventajas, la contratación en el sector cultural se enfrenta a retos únicos. El mercado laboral en este sector ha cambiado drásticamente en las últimas tres décadas, lo que ha generado nuevas exigencias en cuanto a cualificaciones y habilidades de los empleados.

Comunicar eficazmente los requisitos específicos de la cultura

Comunicar las necesidades específicas de cada cultura exige una sensibilidad especial. Las instituciones culturales suelen buscar profesionales polifacéticos que, además de experiencia profesional relevante, posean diversas cualificaciones, especializaciones y conocimientos interdisciplinarios. Naturalmente, es difícil encontrar profesionales polifacéticos en un mercado laboral cada vez

La falta de precisión en las ofertas de empleo suele generar problemas: no es raro que las vacantes actuales no incluyan criterios de selección o que estos estén formulados de forma imprecisa. Una solución es elaborar perfiles de puesto detallados, distinguiendo entre cualificaciones esenciales y meramente beneficiosas. Además, las instituciones culturales deberían evitar incluir demasiada información en una oferta de empleo, ya que esto puede disuadir a los solicitantes más jóvenes.

Integración de trabajadores temporales en equipos existentes

Integrar a los empleados temporales presenta otro desafío. Los trabajadores temporales a menudo se incorporan a un entorno desconocido con nuevos procesos y compañeros. Una comunicación clara y respetuosa es crucial para una integración exitosa.

Consejo práctico : Presente a la persona al equipo, explique los procedimientos y proporcione su información de contacto, idealmente desde el primer día. Además, es recomendable programar sesiones de retroalimentación periódicas, incluso para tareas cortas. Esto aclara malentendidos desde el principio y fortalece la conexión del equipo con el lugar de trabajo.

Medidas como las reuniones periódicas de equipo y la inclusión en los canales de comunicación son especialmente eficaces. Una cultura corporativa inclusiva acoge a todos los empleados, independientemente de si son fijos o temporales.

Garantía de calidad y experiencia en la industria del intermediario

Dadas las necesidades específicas del sector cultural, elegir la agencia de contratación adecuada es crucial. Sin embargo, las instituciones culturales a menudo aún están lejos de implementar prácticas de contratación profesionales. Los presupuestos limitados y la falta de un departamento de recursos humanos independiente y con el personal adecuado complican aún más la situación.

Al seleccionar una agencia de contratación, su experiencia en el sector debe ser un factor clave. Idealmente, la agencia debe poseer un profundo conocimiento del sector cultural y comprender los requisitos específicos de los distintos puestos. De hecho, las agencias exitosas se basan en años de experiencia en el mercado, discreción absoluta y un enfoque bien planificado de networking.

Además, el intermediario debe poseer habilidades interculturales para apoyar la integración de profesionales extranjeros, un aspecto cada vez más relevante a la luz del cambio demográfico.

Conclusiones

La colocación de personal en el sector cultural ha evolucionado sin duda, pasando de ser un servicio especializado a una herramienta indispensable para el éxito de las instituciones culturales. La contratación temporal, en particular, ofrece a museos y teatros ventajas estratégicas cruciales. Los modelos flexibles de contratación permiten a las instituciones responder con rapidez a exposiciones especiales, reducir la carga administrativa y acceder a profesionales especializados.

Sin embargo, es cierto que el trabajo temporal en el sector cultural solo funciona de forma óptima si se comunican con precisión los requisitos específicos de cada cultura. Es raro encontrar profesionales generalistas con cualificaciones diversas; por lo tanto, es fundamental desarrollar cuidadosamente perfiles de trabajo realistas. Además, la integración exitosa de los empleados temporales requiere una comunicación respetuosa desde el primer día.

En resumen, el sector cultural demuestra ser un campo laboral dinámico que puede beneficiarse significativamente de estrategias profesionales de RR. HH. Si bien las grandes instituciones han dependido durante mucho tiempo de plantillas diversas, las organizaciones culturales apenas ahora están descubriendo el potencial de los modelos de empleo flexibles. Quienes recurren a agencias de contratación especializadas con experiencia en el sector obtienen un doble beneficio: personal cualificado y un valioso ahorro de tiempo en el proceso de contratación.

El futuro del trabajo cultural estará indudablemente determinado por estructuras de personal híbridas. Los modelos Temp2Perm ofrecen una elegante conexión entre el trabajo temporal y el empleo indefinido, permitiendo que ambas partes se conozcan. En definitiva, el sector cultural sigue siendo un campo con una alta demanda de mano de obra que solo puede alcanzar sus objetivos artísticos y económicos con una estrategia de personal inteligente.