Gestión ágil de proyectos en museos de arte: cómo puede ayudar un coach ágil

En una época en la que prácticamente todos los sectores se enfrentan a cambios vertiginosos, el mundo del arte no es una excepción. La evolución de este panorama multifacético no solo es necesaria, sino también inevitable. Estamos presenciando un clamor cada vez más claro por la transformación social y cultural, especialmente en galerías y museos.

Estas instituciones, tradicionalmente consideradas guardianas del arte y la cultura, se enfrentan ahora al reto de replantear sus estructuras. Las jerarquías rígidas y las formas de pensar obsoletas suelen sofocar la creatividad y el intercambio de ideas. Resulta cada vez más evidente que ha llegado el momento de romper con los viejos patrones e impulsar un cambio cultural que incluya tanto a artistas como a visitantes.

Creemos firmemente que contamos con una amplia gama de soluciones para impulsar activamente este cambio necesario. Analicemos con más detalle algunos enfoques que ya pueden generar cambios notables en el mundo del arte. Las jerarquías horizontales, por ejemplo, garantizan que todas las voces sean escuchadas, desde el curador hasta el pasante. Esta igualdad no solo fomenta el diálogo abierto, sino que también permite que el talento creativo contribuya plenamente y desarrolle ideas innovadoras.

Además, una mentalidad ágil un papel crucial en este proceso de transformación. Al responder con flexibilidad a los cambios y estar dispuestas a probar nuevos enfoques, las galerías y los museos pueden crear espacios dinámicos y accesibles para todos. Este enfoque ágil se puede potenciar aún más mediante una comunicación respetuosa. 

Los efectos combinados de estos enfoques pueden transformar los espacios artísticos en entornos más inclusivos y dinámicos, lugares donde la creatividad florece y la colaboración es un principio fundamental. Imagine cómo sería si cada visita a una galería se experimentara no solo como una simple observación pasiva de obras de arte, sino como una participación activa en un diálogo sobre el arte y su importancia en nuestra sociedad.

Los desafíos que enfrentan los museos y galerías en una época de cambios rápidos

En una época que "el arte en la era de Instagram" puede resumirse Jia Jia Fei en 2016— los museos de arte contemporáneo se enfrentan a una intensa competencia por parte de instalaciones efímeras y museos de redes sociales como el Museo del Helado , el sexto museo más popular de Instagram en Estados Unidos.

Estamos convencidos de que los museos tradicionales, si no se adaptan a las condiciones actuales del mercado y a los modelos de negocio tecnológicos que los respaldan, corren el riesgo de perder visitantes frente a atracciones alternativas como las mencionadas exposiciones temporales. Una tesis de maestría* de Vincent Sulit en la Universidad de San Francisco, publicada en 2017, analizó los cambios organizativos en museos y empresas mediante estudios de caso y, basándose en sus hallazgos, propuso una posible estrategia para que los museos se adapten al mercado actual centrándose en el desarrollo de exposiciones y programas orientados al visitante y empleando una gestión de proyectos ágil.

Estas recomendaciones no han perdido nada de su validez hasta el día de hoy.

citó una declaración del renombrado teórico económico y autor Henry Mintzberg Para respaldar esta afirmación,

Lo único que un CEO puede soportar es un organigrama... El más destacado de todos los artefactos corporativos nunca se limita a productos y servicios reales, y mucho menos a las personas que crean valor con ellos a diario. Parece como si la organización hubiera sido creada para la gestión*

El artículo de Mintzberg, en el que cuestiona la estructura del gobierno corporativo, fue escrito hace casi treinta años. Sin embargo, refleja acertadamente la situación actual del sector museístico. Mientras que el sector corporativo actual se adapta con flexibilidad al mercado, el sector museístico lucha por mantenerse al día con los desafíos del entorno empresarial actual y futuro, a pesar de que se han intensificado los esfuerzos en este sentido en los últimos años.

Gestión ágil de proyectos en museos

La gestión ágil de proyectos también se ha introducido en el sector museístico en los últimos años; por ejemplo, cuando el Museo de Arte Moderno (MoMA) de Nueva York rediseñó su sitio web durante su renovación. El MoMA solicitó regularmente la opinión de un grupo de personas de diversos departamentos que " actuaban como "defensores del público

Este equipo se reunía cada dos semanas para garantizar que se tuvieran en cuenta los intereses de todas las partes interesadas. Este enfoque recuerda a las estrategias de diseño históricas empleadas en el Museo Infantil de Boston en la década de 1970, cuyo objetivo era garantizar una representación equilibrada de todos los interesados.

El uso de conceptos ágiles y Design Thinking como método de evaluación es crucial, ya que permite un ciclo de retroalimentación iterativo y subraya la adaptabilidad del equipo del MoMA.

Trabajo ágil para museos, instituciones culturales, equipos de arte y organizaciones

Rompiendo barreras jerárquicas

Históricamente, las instituciones artísticas se han caracterizado por jerarquías rígidas donde las decisiones se tomaban de arriba hacia abajo. Sin embargo, el panorama artístico contemporáneo exige un cambio respecto a este modelo tradicional. El establecimiento de jerarquías más horizontales fomenta un enfoque más igualitario, donde las ideas y las contribuciones se valoran independientemente de la posición individual.

Esta transformación fortalece el sentido de autonomía entre los miembros del equipo, permitiéndoles expresar su creatividad y contribuir a la visión general de la institución. Los colectivos artísticos y las colaboraciones entre galerías rompen con las estructuras jerárquicas tradicionales y adoptan los principios de las jerarquías horizontales. En estas organizaciones, la toma de decisiones está descentralizada y todos los miembros tienen la misma voz.

Por ejemplo, una galería cooperativa podría ser gestionada conjuntamente por un grupo de artistas que comparten la responsabilidad de organizar exposiciones, marketing y tareas administrativas. Esta jerarquía horizontal fomenta un sentido de responsabilidad compartida y autonomía creativa.

Tres ejemplos de un enfoque particularmente revolucionario y quizás incluso radical son los siguientes colectivos de artistas:

grupo ruan

El colectivo artístico ruangrupa, que asumió la dirección artística de documenta fifteen en Kassel, aportó desde Yakarta un enfoque artístico singular que se diferenciaba de las tradiciones occidentales. En lugar de centrarse en obras maestras, su enfoque se centra en la vida comunitaria. Su filosofía se basa en el concepto indonesio de lumbung, que se refiere a un granero de arroz de uso comunitario y enfatiza valores como la colectividad y la distribución equitativa de los recursos.

Estos principios dieron forma tanto a su colaboración como al diseño de la exposición de la documenta.

Chicas guerrilleras

Las Guerrilla Girls son un colectivo de artistas feministas de Nueva York que lleva más de 35 años criticando el mundo del arte y sus estructuras de poder. Con preguntas provocadoras como "¿Acaso las mujeres tienen que estar desnudas para entrar en un museo?" , ponen de manifiesto el desequilibrio en el mundo del arte, donde los artistas masculinos y las mujeres desnudas suelen ser el centro de atención.

Sus actuaciones, en las que los miembros llevan máscaras de gorila, crean una atmósfera irónica y alegre, lo que permite una mejor recepción de su mensaje de igualdad. El grupo aboga activamente por la visibilidad de las mujeres, las personas de color, las personas con discapacidad y las personas LGBTQ+ en las artes.

Su contenido se sustenta en eslóganes concisos y estadísticas que demuestran la escasa representación de estos grupos. Desde su fundación, más de 50 artistas mujeres han contribuido a sus proyectos, y su obra se exhibe actualmente en museos de renombre.

sala de trabajo de Berlín

El colectivo de arquitectura raumlaborberlin ganó inesperadamente el León de Oro en la Bienal de Arquitectura de Venecia. Desde su fundación en 1999, el colectivo se ha comprometido a revitalizar lugares abandonados, con especial atención a la sostenibilidad social.

Los dos proyectos presentados en Venecia –la Universidad Flotante y la Casa de la Estadística– se pusieron en marcha en Berlín en 2018 e ilustran el esfuerzo por rediseñar los espacios para la población.

Cultivar una mentalidad ágil

Una mentalidad dinámica permite a las galerías de arte responder con rapidez a las tendencias, las preferencias del público y las transformaciones sociales. Este enfoque fomenta la experimentación, la asunción de riesgos y los procesos iterativos. Al abandonar la planificación rígida y adoptar una estrategia más ágil, las instituciones pueden mantenerse relevantes y comunicarse eficazmente con su público.

¿Cómo se puede lograr esto?

Es fundamental convencer a la dirección de su institución de la necesidad de un cambio cultural. Los líderes deben reconocer los beneficios de la agilidad para responder a los cambios del mercado y fomentar la creatividad. Elimine las barreras departamentales y promueva la colaboración entre las distintas áreas y equipos. Deje atrás la planificación rígida a largo plazo y adopte un enfoque flexible e iterativo.

Integrar métodos ágiles de gestión de proyectos

Integre metodologías ágiles de gestión de proyectos, como Scrum o Kanban,para garantizar la adaptabilidad y la mejora continua. Establezca canales de comunicación abiertos y regulares. Las reuniones periódicas de seguimiento, las reuniones diarias y las sesiones de retroalimentación pueden ayudar a mantener informados a todos los interesados ​​y alineados con los objetivos de la organización.

Promover una cultura de autodeterminación y autonomía

Fomente la autonomía de los miembros del equipo para que se responsabilicen de sus tareas y procesos de toma de decisiones. Concéntrese en una mentalidad centrada en el cliente. En el mundo del arte, el "cliente" ser el público, los artistas o el personal. Identifique sus necesidades, recopile comentarios y adapte sus estrategias en consecuencia.

Desarrollar una actitud abierta al cambio

es La adaptabilidad fundamental en el mercado del arte, ya que las tendencias pueden cambiar rápidamente. Capacite a su equipo para que pueda afrontar la incertidumbre y responder de forma proactiva a los cambios del sector.

Reconocer y valorar tanto los grandes como los pequeños éxitos.

Promover la comunicación respetuosa

La comunicación es un elemento esencial de cualquier organización y desempeña un papel fundamental en el mundo del arte, ya que contribuye a la construcción de narrativas y al fomento de las conexiones interpersonales. La transición hacia una comunicación respetuosa exige reconocer y valorar la diversidad de perspectivas, opiniones y contribuciones.

Establecer un entorno que fomente la retroalimentación constructiva contribuye a crear una cultura de mejora continua. Esto no solo mejora la calidad del arte realizado, sino que también fortalece la cohesión del equipo.

10 consejos para promover una cultura de crítica constructiva en un equipo en crecimiento ofrece Annika Wittrock, coach de marketing para artistas y creativos,

¿Cómo puede un Agile Coach ayudar con esto?

Un Agile Coach puede ayudar a un museo de diversas maneras a integrar métodos ágiles en sus procesos de gestión.

A continuación se presentan pasos y enfoques concretos sobre cómo se puede lograr esto:

Análisis introductorio y consulta

1. Análisis de necesidades: El coach ágil comienza con un análisis exhaustivo de los métodos de trabajo actuales para identificar las necesidades y los desafíos específicos del museo. Esto incluye conversaciones con empleados de distintos niveles jerárquicos y la observación de los procesos existentes.

2. Talleres y cursos de formación: Introducción a los principios básicos de la gestión ágil de proyectos mediante talleres y cursos de formación para todos los empleados pertinentes. Se explican conceptos fundamentales como Scrum, Kanban y Lean Management.

Implementación de métodos ágiles

1. Marco de trabajo Scrum: Introducción al marco de trabajo Scrum para equipos de proyecto. El coach ágil ayuda a definir los roles de Scrum (Propietario del Producto, Scrum Master, Equipo de Desarrollo), establecer los Product Backlogs y realizar sprints regulares.

2. Tableros Kanban: Implementar tableros Kanban permite visualizar los flujos de trabajo y fomentar la mejora continua. Esto resulta especialmente útil para equipos que trabajan en proyectos y tareas en curso, como la organización de exposiciones o el mantenimiento de colecciones.

Promover jerarquías planas

1. Equipos autoorganizados: Brindamos apoyo para la formación de equipos interdisciplinarios y autoorganizados que puedan trabajar de forma independiente en los proyectos. Esto reduce los obstáculos administrativos y fomenta la comunicación directa y la colaboración entre los miembros del equipo.

2. Coaching de liderazgo: Coaching para ejecutivos que fomenta una nueva cultura de confianza y delegación. Los líderes aprenden a centrarse en el rol de mentores y coaches en lugar del control absoluto.

Establecer bucles de retroalimentación iterativos

1. Retrospectivas periódicas: Implementa retrospectivas periódicas al final de cada fase o sprint del proyecto. Estas reuniones sirven para revisar qué salió bien y qué se puede mejorar. El equipo reflexiona en conjunto y planifica medidas concretas para la optimización.

2. Fomentar una cultura de retroalimentación: Cree una cultura de retroalimentación abierta en la que los empleados puedan dar y recibir comentarios con regularidad. Por ejemplo, se pueden utilizar encuestas, reuniones periódicas o herramientas digitales para recopilar comentarios.

Adaptación y escalamiento

1. Proyectos piloto: Comenzamos con proyectos piloto más pequeños para probar el enfoque ágil y lograr éxitos iniciales. Los conocimientos adquiridos en estos proyectos piloto se utilizan para extender los métodos a proyectos de mayor envergadura y a otros departamentos.

2. Mejora continua: El coach ágil apoya al museo en la evaluación y adaptación continua de las prácticas ágiles. Esto garantiza que los métodos y procesos siempre satisfagan las necesidades y los desafíos actuales del museo.

Medidas de acompañamiento

1. Gestión del cambio: Implementación de un plan integral de gestión del cambio para facilitar la transición a metodologías ágiles. Esto incluye la comunicación periódica de los beneficios y el progreso a todos los empleados.

2. Herramientas y tecnologías ágiles: Introducción y formación sobre herramientas y tecnologías ágiles que dan soporte a los nuevos procesos, como Jira, Trello u otras herramientas de gestión de proyectos y colaboración.

Resultados de ejemplo

Una gestión de proyectos ágil integrada con éxito puede ayudar al museo a planificar e implementar exposiciones con mayor rapidez y flexibilidad, a responder de manera más eficiente a los comentarios de los visitantes y a crear un entorno de trabajo innovador y colaborativo que aumente el atractivo del museo tanto para el personal como para los visitantes.

A través de una estrecha colaboración con un Agile Coach, el museo puede aprender y mejorar continuamente, lo que en última instancia conduce a una organización más sostenible y competitiva.