Presupuesto eficaz y bootstrapping para autónomos en fases difíciles

Trabajar como freelance tiene ventajas y desventajas. Un aspecto fundamental en la vida de un freelance o autónomo es la elaboración de presupuestos .

Este artículo de revista sirve como guía para la elaboración de presupuestos y el ahorro de costes para freelancers que enfrentan tiempos difíciles. Ofrece consejos importantes que los freelancers deberían tener en cuenta, junto con un resumen final.

Los ingresos irregulares del trabajo freelance dificultan la elaboración de presupuestos, pero son esenciales. Consulta nuestra guía de presupuestos para freelancers para crear un presupuesto a tu medida. Elaborar un presupuesto como freelancer puede ser complicado, sobre todo si estás acostumbrado a recibir un pago mensual regular.

Debido a la inestabilidad financiera, es crucial elaborar un presupuesto inteligente. ¿Hay alguna práctica recomendada que debas seguir? ¡Por supuesto! Nuestra guía rápida ofrece consejos esenciales para presupuestos para freelancers.

Comencemos con información básica sobre planificación presupuestaria y autofinanciamiento . El término proviene del inglés y se usa principalmente allí para startups y emprendedores individuales que necesitan mantener los costos lo más bajos posible debido a la falta de ingresos o a la irregularidad de estos. En Alemania, en un contexto empresarial, diríamos:

"De pie sobre la base más estrecha posible."

Por qué un buen presupuesto es esencial para los autónomos

Trabajar en proyectos freelance suele ser como esperar los famosos autobuses turísticos de Londres: esperas pacientemente, pero en vano, y de repente llegan varios a la vez. El pago de los clientes también varía, desde pagos inmediatos hasta pagos a lo largo del año, con suerte

Crear un presupuesto detallado es crucial para una gestión financiera y de ingresos eficaz. Un presupuesto estructurado es esencial para garantizar la estabilidad financiera tanto de los autónomos como de las empresas.

Sirve como guía para la planificación y ejecución de decisiones y objetivos financieros , y permite evitar cuellos de botella financieros. Además, un presupuesto proporciona directrices claras para la asignación de recursos y contribuye a optimizar el rendimiento financiero .

Por lo tanto, la elaboración de un presupuesto es un elemento fundamental para el éxito profesional y la seguridad financiera a largo plazo de los trabajadores autónomos.

Recuerdo muy bien mis primeros años como pequeño empresario, de 2004 a 2008. Sin una planificación disciplinada, habría fracasado enseguida.

¿Qué subáreas deben tenerse en cuenta?

Renta variable

Los autónomos no cuentan con ingresos regulares como los empleados. Por lo tanto, es fundamental controlar de cerca sus finanzas para superar tiempos difíciles y dificultades financieras en su negocio.

Crear un presupuesto específico para trabajadores autónomos le permitirá administrar sus ingresos fluctuantes a través de una planificación financiera precisa y así superar con éxito los desafíos.

Gestión de gastos

Ya sean gastos de empresa o personales, ambos desempeñan un papel esencial en la vida de un autónomo. Elaborar un presupuesto es crucial para que los autónomos gestionen eficazmente tanto sus gastos personales como los de empresa.

Por lo tanto, los autónomos experimentados optan por invertir en un software de contabilidad que les ayude a registrar, seguir y controlar fácilmente los gastos personales y comerciales.

Planificación y gestión fiscal

Un elemento crucial de la presupuestación para los autónomos es la planificación y gestión fiscal. A diferencia de los empleados, cuyos empleadores gestionan la planificación fiscal, los autónomos son los únicos responsables de toda su planificación y gestión fiscal.

Una planificación presupuestaria eficaz ayuda a su empresa a cumplir con precisión las regulaciones fiscales.

Por experiencia propia, puedo decir que normalmente todo empieza de forma bastante inocente, con solo unos pocos recibos y una simple declaración de la renta. Sin embargo, el paso a convertirme en empresario con pleno derecho al IVA me resultó muy difícil y puso a prueba mi planificación. Es probable que la conversión de empresa unipersonal a GmbH (sociedad de responsabilidad limitada) se produzca pronto, lo que complicará aún más la planificación.

Para evitar problemas, es fundamental planificar proactivamente. Muchos autónomos y trabajadores por cuenta propia ya se han llevado una desagradable sorpresa al tener que afrontar el pago atrasado del IVA tras el primer año.

Reservas y provisiones

Este es también un punto que yo mismo descuidé y pospuse durante demasiado tiempo. En retrospectiva, parece un claro error. Hasta la pandemia del coronavirus, estaba acostumbrado a un aumento constante de ventas e ingresos. Con los confinamientos, la guerra en Ucrania y la crisis inflacionaria, me vi obligado a depender de mis reservas.

Una planificación financiera sólida es esencial para que los autónomos como nosotros construyamos una red de seguridad o gestionemos reservas de emergencia para estar preparados incluso en tiempos difíciles. Debido a la fluctuación de los ingresos de los autónomos, es crucial establecer un fondo de emergencia o de seguridad para imprevistos.

Una planificación financiera eficaz ayuda a los trabajadores autónomos a gestionar sus reservas de emergencia y les prepara así de la mejor manera posible para el futuro.

Planificación de la jubilación / Previsión de pensiones privadas

Los autónomos no reciben una pensión de empresa de sus empleadores. Tampoco están obligados a cotizar al seguro de pensiones obligatorio. Por lo tanto, son responsables de asegurar su futuro financiero.

Un presupuesto cuidadoso te ayuda a concentrarte en ahorros e inversiones para emergencias, asegurando así un plan de jubilación sólido. ¡No empieces demasiado tarde! Sé por experiencia propia lo tentador que puede ser posponer estos gastos para atender asuntos supuestamente "más urgentes".

Ahora que conocemos el alcance de nuestra planificación, nos centraremos en la presupuestación concreta para autónomos y en identificar importantes ahorros potenciales en gastos.

Cómo elaborar un presupuesto como freelance: guía, consejos y sugerencias

Elaborar un presupuesto es más fácil para los empleados con un salario mensual fijo, ya que conocen sus ingresos mensuales con precisión. Sin embargo, para los autónomos, predecir los gastos es más difícil, ya que sus ingresos pueden variar (a veces significativamente).

¡Sin embargo, no debes desanimarte de monitorear tus hábitos de gasto y mantener tus finanzas bajo control!

Aquí tienes algunos consejos eficaces para elaborar presupuestos que pueden ser de utilidad para los freelancers. Elaborar un presupuesto es fundamental para ellos. Para competir eficazmente en un mercado altamente competitivo, un freelancer necesita implementar una planificación presupuestaria y un control de gastos personalizados.

En esencia, elaborar un presupuesto para freelancers implica calcular los ingresos mensuales y deducir gastos, ahorros futuros, reservas, previsión para la jubilación y planificación fiscal. Ofrecemos una guía detallada sobre presupuestos para freelancers aquí.

Entonces ¡comencemos!

01 Calcular el ingreso mensual promedio

Tus ingresos como freelance dependen de tus proyectos y clientes, lo que puede generar fluctuaciones mensuales. Por lo tanto, es importante calcular tu ingreso mensual promedio para crear un presupuesto preciso.

A diferencia de los empleados con un salario fijo, la elaboración de un presupuesto como autónomo requiere un análisis preciso de sus ingresos.

Como decía, es posible que ganes 7.000 euros en un mes y al siguiente apenas alcances los 1.000 euros brutos.

Para administrar mis finanzas regularmente, calculo una cantidad promedio durante un período de, por ejemplo, 12 meses. Sumando todas las cifras, obtengo, por ejemplo, 54.000 € al año. Dividiendo esto entre 12, obtengo un ingreso mensual promedio de 4.500 €.

Al presupuestar, prefiero ser cauteloso, ya que la vida suele ser impredecible. Basándome en estas cifras, probablemente planificaría unos ingresos mensuales promedio de 3750 € para el próximo año. Claro que todos nos esforzamos por aumentar nuestros ingresos, pero debemos ser conscientes de que algunas cosas escapan a nuestro control.

Por lo tanto, me siento más cómodo presupuestando con una cantidad ligeramente inferior. Sin embargo, mi nómina no será de 3750 €, ya que los impuestos se retienen automáticamente del salario de los empleados y la mitad de sus cotizaciones a la seguridad social las paga la empresa, lo que no ocurre con los autónomos.

Como trabajador autónomo, normalmente pagas impuestos más adelante (a menos que optes por realizar pagos anticipados elevados durante el año), pero como queremos convertirte en empleado, necesitamos equilibrar las cosas. La cantidad a deducir depende de tus ingresos, tu lugar de residencia y diversas variables, incluidos los gastos de tu negocio. Existen calculadoras en línea que pueden ayudarte con esto.

Como es más fácil trabajar con números redondos, reservaremos 1000 € al mes para impuestos y 500 € para el seguro médico y de dependencia, lo que significa que nos sobrará un salario mensual de 2250 € para el próximo año. Lo ideal sería, sin embargo, deducir también alrededor del 20 % para invertirlo en ahorros para la jubilación.

Esto nos dejaría con 1.800 euros al mes para gastos corrientes y costes de vida.

02 Cuentas separadas y sistema de pago de salarios

Existen varios métodos para pagarse a uno mismo, especialmente en relación con los ingresos como autónomo.

Una opción es cuentas bancarias separadas para administrar ingresos y gastos. Como alternativa, puedes llevar un registro de todo en una sola cuenta. Algunas personas prefieren el efectivo para controlar su presupuesto y gastos.

Un sistema de pagos eficaz y estable ayuda a conseguir ingresos regulares y a equilibrar financieramente los meses fluctuantes.

También se recomienda reservar dinero para impuestos. Sin embargo, puede ocurrir que su salario no sea suficiente para cubrir todos los gastos. Abordaremos posibles soluciones en el siguiente paso.

03 Calcular gastos y costos mensuales

Ya analizamos los ingresos, y ahora toca gestionar los gastos

Requiere enumerar todos tus gastos, tanto regulares ( costos fijos ) como puntuales ( costos variables ). Debido a la percepción de descuido, muchas personas tienden a omitir este paso o no lo realizan con minuciosidad. Sin embargo, es crucial tener una visión general precisa de todos tus gastos mensuales. Incluso las cantidades pequeñas pueden acumularse, así que debes considerarlo todo.

Una vez que hayas enumerado tus gastos, es hora de determinar cuáles obligatorios . Los gastos restantes pueden, en el peor de los casos, evitarse o, si es necesario, pagarse con ahorros.

Los costos fijos son gastos inevitables, como el alquiler, los pagos de hipotecas, las primas de seguros, los préstamos para automóviles y las amortizaciones de préstamos. Por otro lado, los costos variables pueden reducirse o evitarse mediante una presupuestación eficaz; estos incluyen gastos de comestibles, servicios públicos, viajes, reparaciones, marketing, etc.

Es recomendable establecer un gasto mensual promedio para determinar el monto que se puede destinar a planificación fiscal, fondos de emergencia o ahorros luego de deducir los gastos de los ingresos.

Para mantener tus finanzas bajo control, es fundamental monitorear de cerca tus gastos reales. Confiar en estimaciones imprecisas puede llevarte a sorpresas desagradables. Al llevar un registro preciso de tus gastos, mantienes el control de tu presupuesto y evitas posibles problemas financieros.

Precaución: La mayoría de las personas tiende a sobreestimar sus gastos. Por lo tanto, sea realista y esté siempre al tanto de su situación financiera para garantizar la estabilidad a largo plazo.

Además, es esencial no solo cubrir los gastos actuales, sino también, si es necesario, saldar deudas, pagar las cuotas de préstamos y prever necesidades futuras. Esto incluye la preparación estratégica para la jubilación, imprevistos y ocasiones importantes como vacaciones y bodas de conocidos.

4 oportunidades de bootstrapping

Establezca un límite de gasto mensual

A veces ocurre que los ingresos mensuales son significativamente mayores en ciertos meses que en otros. En esos momentos, la tentación de malgastar inmediatamente el dinero extra o hacer compras costosas es grande.

Sin embargo, es aconsejable establecer un límite de gastos mensuales para garantizar la seguridad financiera incluso durante períodos de menores ingresos.

Planifique sus viajes con cuidado

Como actualmente no dispones de dinero adicional para actividades de ocio, es fundamental planificar tus viajes en función de tus ingresos.

¿Acabas de firmar un contrato de 6 meses? Entonces ahora es el momento perfecto para planificar un descanso o unas vacaciones cortas, ya que tus ingresos están asegurados.

¿Llevas varios meses sin ingresos? Quizás deberías esperar a que la situación mejore para reservar tus próximas vacaciones.

Elige tus prioridades financieras

El método de presupuesto 50/30/20 es una herramienta eficaz para que los autónomos gestionen sus finanzas. Esta estrategia sugiere asignar el 50 % de los ingresos a gastos regulares, el 30 % a necesidades flexibles como membresías de gimnasio, entradas de cine y ropa, y el 20 % restante a objetivos de ahorro a largo plazo, planificación de la jubilación o pago de deudas.

Utilice útiles calculadoras en línea para descubrir cuál es la mejor manera de dividir su presupuesto.

Alquilar en lugar de comprar

Como empresario autónomo, normalmente podrá deducir algunos de los costes incurridos por sus actividades comerciales a efectos fiscales.

Los gastos típicos de los autónomos incluyen banda ancha e internet, conexiones de línea fija dedicada, smartphones, alquiler y llamadas de teléfonos móviles, así como hardware informático como ordenadores , monitores y accesorios. El importe de la deducción fiscal depende de la intensidad con la que se utilicen estos recursos para fines comerciales. Estos gastos deben documentarse cuidadosamente para maximizar los beneficios fiscales.

Dependiendo de tu campo, podrías tener que comprar equipos costosos. Esto aplica especialmente a fotógrafos y productores de video profesionales.

Pero, en general, primero se debe comprar un conjunto básico de equipos, como una PC, una computadora portátil, un monitor(es), una tableta, etc.

Especialmente al principio, estos gastos pueden ascender rápidamente a cinco cifras. Sin embargo, con un presupuesto ajustado, alquilar equipo es una opción sencilla y cómoda. O, en el caso de los fotógrafos, usar equipo de segunda mano o modelos antiguos.

Proveedores como LiveRental ofrecen productos informáticos como ordenadores de escritorio, iMacs, portátiles, iPads y tabletas en alquiler . También hay smartphones, impresoras y otros accesorios disponibles para autónomos y empresas.

Con proveedores como LiveRental, el equipo es de última generación, lo que garantiza el acceso al hardware y software más reciente. Diversos modelos de alquiler flexibles se adaptan a las necesidades de freelancers y autónomos, ya sea para proyectos a corto o largo plazo.

Además, dispone de soporte técnico experto para ofrecer asistencia técnica, ayuda con la configuración y servicios de mantenimiento. Esto resulta muy práctico si desea centrarse en sus competencias principales en lugar de ocuparse de la adquisición, instalación y mantenimiento del hardware.

El alquiler o leasing de hardware permite distribuir los elevados costes de compra en muchos meses, reduciendo significativamente la carga financiera.

Comience cada mes con un nuevo presupuesto

Una vez que haya aprendido a administrar su flujo de pedidos como autónomo, podrá predecir con precisión sus ingresos mensuales.

Comience el mes con un plan y un presupuesto bien pensados ​​para cubrir todos los costos, aumentar sus ahorros y mantener una visión clara de sus gastos personales.

Haga que las reuniones con clientes sean económicas

Es aconsejable evitar cenas o cócteles costosos a la hora de adquirir nuevos clientes potenciales y en su lugar sugerir reuniones de café o encuentros más informales.

Esto le permitirá realizar nuevos contactos de forma más eficiente y rentable.

Negociar el trabajo desde casa

Algunos clientes pueden preferir que usted esté presente en su oficina durante el período del contrato.

Sin embargo, es recomendable utilizar la opción de trabajar desde casa para minimizar los gastos de viaje y comida.

Descubra qué gastos son deducibles de impuestos

Esta es una regla fundamental para los autónomos. Al saber qué compras y gastos son deducibles de impuestos, podrá planificar mejor sus finanzas y presupuesto. Sin embargo, tenga cuidado de no hacer compras disfrazadas de "gastos de empresa" cuando el dinero escasea.

¡Al final, tendrás que pagarlo de tu propio bolsillo!

A continuación se muestra una lista (no exhaustiva) de los gastos comerciales que deducibles de impuestos :

• Alquiler de oficina / alquiler de sala / oficina en casa
• Costos de Internet/banda ancha
• plan(es) de telefonía móvil
• Alojamiento de sitios web
• Equipo técnico como un ordenador portátil nuevo, un ratón para portátil, material de oficina, cartuchos de impresora, etc.
• Gastos de viaje, en la medida en que estén relacionados con viajes de negocios
• Todos los cursos de formación profesional o cursos en línea
• Libros de negocios
• Todas las suscripciones profesionales (por ejemplo, software como servicio, herramientas en línea, software , etc.)
• Costos de publicidad
• Equipos específicos de la industria, como una cámara para un fotógrafo o una PlayStation para un desarrollador de juegos

Aproveche al máximo las aplicaciones de presupuesto

Sea cual sea la herramienta de presupuesto en línea que elija, sus objetivos de ahorro sin duda mejorarán al automatizar esta tarea financiera. Ver cuánto dinero gasta cada mes en diferentes actividades y llevar un registro de múltiples objetivos de ahorro puede marcar una gran diferencia.

Usar una herramienta eficaz de presupuesto en línea es crucial para alcanzar tus objetivos financieros. Automatizar tus finanzas sin duda te ayudará a fortalecer tu plan de ahorro. Al desglosar detalladamente tus gastos mensuales para diversas actividades y monitorear múltiples objetivos de ahorro, sin duda notarás cambios positivos en tus hábitos financieros.

Desde monitorear claramente sus gastos hasta planificar estratégicamente sus ahorros, el uso de esta herramienta puede tener un impacto significativo en su futuro financiero.

05 Reservas financieras separadas a corto y largo plazo

Una planificación presupuestaria cuidadosa e inteligente le permitirá crear un colchón financiero para estar preparado ante gastos imprevistos, como reparaciones de calefacción o visitas al dentista.

Al mismo tiempo, puede objetivos de ahorro a largo plazo , ya sea para la educación de sus hijos o para la compra de una vivienda. Para los autónomos, en particular, crear un colchón financiero es tan importante como contratar un seguro adecuado.

La vida como freelance ya conlleva suficiente estrés: las preocupaciones financieras adicionales no deberían ser una carga.

06 Mantenga las cuentas personales y comerciales separadas

Imagínese que es similar a tener dos grupos de clientes diferentes: así como mantendría los resultados de proyectos para diferentes clientes en carpetas separadas, las finanzas comerciales y personales también deben mantenerse separadas.

Mezclar las cosas rápidamente genera ambigüedad y confusión, lo que dificulta seguir tus estrategias de presupuesto inteligente. Muchos proveedores de banca en línea para cuentas comerciales y cuentas bancarias personalizadas te permiten administrar tu dinero sin esfuerzo.

Separar las finanzas empresariales y personales no sólo se vuelve más sencillo, sino que también permite recibir pagos gratuitos en cualquier moneda y retirar dinero de los cajeros automáticos sin coste.

07 ¿Cuánto impuesto debería presupuestar?

Una planificación fiscal cuidadosa como autónomo requiere una cierta disciplina, ya que ignorar los consejos habituales puede acarrear rápidamente costes elevados, no solo en forma de enorme estrés, sino también en riesgo de multa.

Es recomendable aprender de la experiencia de otros y, por lo tanto, reservar al menos entre el 25 % y el 30 % de sus ingresos. De esta manera, podrá estar bien preparado para sus obligaciones fiscales al final del año.

08 Prepárese para lo peor: cree escenarios de peor caso

Ya nos hemos centrado extensamente en nuestros ingresos y gastos pasados. Pero un presupuesto es mucho más que una simple revisión de cifras pasadas: es un documento con visión de futuro que te ayuda a planificar tu futuro financiero.

Al crear pronósticos y estimaciones de sus ingresos en los próximos meses y años, podrá estar mejor preparado para alcanzar sus objetivos financieros.

En el siguiente paso, utilizaremos los datos y la información recopilados hasta ahora para extrapolarlos al futuro. Esto nos permitirá hacer suposiciones realistas sobre cómo podría evolucionar nuestra situación financiera en las próximas semanas o meses.

Existen diversas aplicaciones y soluciones de software en el mercado que pueden ayudarte a planificar tus finanzas futuras. Aquí tienes una pequeña selección de posibles opciones (por supuesto, hay muchas más):

• QuickBooks
• FreshBooks
• Legumbres
• Xero
• Menta

09 Diversificación: No pongas todos los huevos en una sola canasta

Finalmente, quisiera abordar la importancia de la diversificación de ingresos para los freelancers. En este contexto, quisiera señalar que la dependencia de un solo cliente supone un riesgo significativo, ya que los proyectos freelance son volátiles y las empresas suelen considerar a los freelancers como los primeros en ser despedidos cuando se implementan medidas de reducción de costes.

Además, debe tener en cuenta que podría caer en la categoría de "falso autónomo" y que el Seguro Federal de Pensiones alemán (BfA) podría exigirle posteriormente cotizaciones a la seguridad social. Esto puede resultar muy desagradable.

Puede encontrar una guía detallada sobre este tema aquí: Evitar el falso trabajo autónomo: la situación legal actual 2024 .

Se recomienda distribuir los ingresos entre varios clientes habituales para garantizar la seguridad financiera. Esta diversificación puede evitar pérdidas repentinas de ingresos y compensar la cancelación de contratos.

Trabajar como freelance es una realidad: no hay estabilidad laboral. Por lo tanto, es fundamental estar preparado.