Presupuestación y autofinanciación eficaces para autónomos en fases difíciles

Trabajar como autónomo tiene ventajas y desventajas. Un aspecto fundamental en la vida de un autónomo es la gestión del presupuesto .

Este artículo de revista sirve de guía para la elaboración de presupuestos y el ahorro de costes para autónomos que atraviesan tiempos difíciles. Ofrece consejos importantes que los autónomos deberían tener en cuenta, junto con un resumen final.

Los ingresos irregulares del trabajo freelance dificultan la elaboración de un presupuesto, pero son esenciales. Consulta nuestra guía de presupuesto para freelancers y crea uno adaptado a tus necesidades. Gestionar un presupuesto como freelance puede ser todo un reto, sobre todo si estás acostumbrado a recibir un pago mensual fijo.

Debido a la inestabilidad financiera actual, es fundamental elaborar un presupuesto inteligente. ¿Existen buenas prácticas que debas seguir? ¡Por supuesto! Nuestra guía rápida ofrece consejos esenciales para la elaboración de presupuestos para autónomos.

Comencemos con información básica sobre planificación presupuestaria y autofinanciamiento . El término proviene del inglés y se usa principalmente allí para referirse a startups y emprendedores individuales que necesitan mantener los costos lo más bajos posible debido a la falta de ingresos o a ingresos irregulares. En Alemania, en un contexto empresarial, diríamos:

"Situado sobre la base más estrecha posible."

Por qué una buena gestión presupuestaria es esencial para los autónomos

Trabajar como freelance a menudo se parece a esperar los famosos autobuses turísticos de Londres: esperas pacientemente, pero en vano, y de repente llegan varios a la vez. El pago de los clientes también varía, desde el pago inmediato hasta pagos a lo largo del año, si tienes suerte.

Elaborar un presupuesto detallado es fundamental para una gestión eficaz de los ingresos y las finanzas. Un presupuesto estructurado es esencial para garantizar la estabilidad financiera tanto de los autónomos como de las empresas.

Sirve de guía para la planificación y ejecución de decisiones y objetivos financieros , y permite evitar cuellos de botella financieros. Además, un presupuesto proporciona directrices claras para la asignación de recursos y contribuye a optimizar el rendimiento financiero .

Por lo tanto, la elaboración de presupuestos es un pilar fundamental para el éxito profesional y la seguridad financiera a largo plazo de los trabajadores autónomos.

Recuerdo muy bien mis primeros años como propietario de una pequeña empresa, desde 2004 hasta 2008. Sin una planificación disciplinada, habría fracasado enseguida.

¿Qué subáreas deben tenerse en cuenta?

Ingresos variables

Los trabajadores autónomos no tienen ingresos regulares como los empleados. Por lo tanto, es fundamental que controlen de cerca sus finanzas para superar los momentos difíciles y los problemas financieros que puedan surgir en su negocio.

Elaborar un presupuesto específico para trabajadores autónomos permite gestionar los ingresos fluctuantes mediante una planificación financiera precisa y, por lo tanto, superar con éxito los desafíos.

gestión de gastos

Tanto los gastos personales como los empresariales desempeñan un papel fundamental en la vida de un autónomo. Elaborar un presupuesto es crucial para que los autónomos gestionen eficazmente tanto sus gastos personales como los de su negocio.

Por lo tanto, los profesionales independientes con experiencia optan por invertir en software de contabilidad que les ayude a registrar, controlar y gestionar fácilmente sus gastos personales y empresariales.

planificación y gestión fiscal

Un elemento crucial en la elaboración del presupuesto para los trabajadores autónomos es la planificación y gestión fiscal. A diferencia de los empleados, cuyos empleadores se encargan de la planificación fiscal, los trabajadores autónomos son los únicos responsables de su propia planificación y gestión fiscal.

Una planificación presupuestaria eficaz ayuda a su empresa a cumplir con precisión las normativas fiscales.

Por mi propia experiencia, puedo decir que suele empezar de forma bastante sencilla, con unos pocos recibos y un estado de resultados simple. Sin embargo, el paso para convertirme en empresario registrado a efectos del IVA fue muy difícil para mí y puso a prueba mi planificación. La conversión de autónomo a GmbH (sociedad de responsabilidad limitada) probablemente se produzca pronto, lo que complicará aún más la planificación.

Para evitar problemas, es fundamental planificar con antelación. Muchos autónomos y trabajadores por cuenta propia ya se han llevado una desagradable sorpresa al tener que pagar el IVA atrasado después del primer año.

Reservas y provisiones

Este es un punto que yo mismo descuidé durante demasiado tiempo y que fui postergando. En retrospectiva, parece un claro error. Hasta la pandemia del coronavirus, estaba acostumbrado a un crecimiento constante de las ventas y los ingresos. Con los confinamientos, la guerra en Ucrania y la crisis inflacionaria, me vi obligado a recurrir a las reservas.

Una buena planificación financiera es esencial para los autónomos como nosotros, ya que nos permite crear un fondo de emergencia y estar preparados incluso en épocas difíciles. Debido a la fluctuación de los ingresos de los autónomos, es fundamental contar con un fondo de reserva para imprevistos.

Una planificación financiera eficaz ayuda a los trabajadores autónomos a gestionar sus reservas para emergencias y, por lo tanto, les prepara de la mejor manera posible para el futuro.

Planificación de la jubilación / Previsión de pensiones privadas

Los trabajadores autónomos no reciben una pensión de empresa de sus empleadores. Tampoco están obligados a cotizar al sistema de pensiones obligatorio. Por lo tanto, son responsables de asegurar su propio futuro financiero.

Un presupuesto bien planificado te ayuda a centrarte en el ahorro para emergencias y las inversiones, garantizando así un plan de jubilación sólido. ¡No empieces demasiado tarde! Sé por experiencia propia lo tentador que puede ser posponer estos gastos para atender asuntos supuestamente "más urgentes".

Ahora que conocemos el alcance de nuestra planificación, nos estamos centrando en la elaboración de presupuestos concretos para trabajadores autónomos y en la identificación de importantes ahorros potenciales en gastos.

Cómo presupuestar como autónomo: guía, consejos y trucos

Elaborar un presupuesto es más fácil para los empleados con un salario mensual fijo, ya que conocen sus ingresos mensuales con precisión. Para los trabajadores autónomos, en cambio, predecir los gastos es más difícil, puesto que sus ingresos pueden variar (a veces considerablemente).

Sin embargo, ¡no debes desanimarte a la hora de controlar tus gastos y mantener tus finanzas bajo control!

Aquí tienes algunos consejos prácticos para elaborar un presupuesto que pueden ser útiles para los freelancers. Elaborar un presupuesto es fundamental para los freelancers. Para competir eficazmente en un mercado tan competitivo, un freelancer necesita implementar una planificación presupuestaria personalizada y un control de gastos eficaz.

Básicamente, elaborar un presupuesto para autónomos implica calcular los ingresos mensuales y deducir los gastos, los ahorros futuros, las reservas, las provisiones para la jubilación y la planificación fiscal. Aquí encontrará una guía detallada para elaborar un presupuesto para autónomos.

¡Comencemos!

01 Calcular el ingreso mensual promedio

Tus ingresos como freelance dependen de tus proyectos y clientes, lo que puede generar fluctuaciones mensuales. Por lo tanto, es importante calcular tu ingreso mensual promedio para crear un presupuesto preciso.

A diferencia de los empleados con un salario fijo, la elaboración de un presupuesto como autónomo requiere un análisis preciso de tus ingresos.

Como ya he dicho, es posible que ganes 7.000 euros en un mes y apenas alcances los 1.000 euros brutos al mes siguiente.

Para gestionar mis finanzas con regularidad, calculo un promedio de ingresos durante un periodo de, por ejemplo, 12 meses. Sumando todas las cifras, obtengo, por ejemplo, 54.000 € al año. Dividiendo esta cantidad entre 12, obtengo un ingreso mensual promedio de 4.500 €.

Al hacer el presupuesto, prefiero ser prudente, ya que la vida suele ser impredecible. Basándome en estas cifras, probablemente planificaría un ingreso mensual promedio de 3750 € para el próximo año. Por supuesto, todos aspiramos a aumentar nuestros ingresos, pero debemos ser conscientes de que hay cosas que escapan a nuestro control.

Por lo tanto, me siento más cómodo presupuestando con una cantidad ligeramente inferior. Sin embargo, mi sueldo no será de 3750 €, ya que a los empleados se les retienen automáticamente los impuestos y la mitad de sus cotizaciones a la seguridad social las paga su empleador, lo cual no ocurre con los autónomos.

Como autónomo, normalmente pagas impuestos más adelante (a menos que hagas pagos anticipados elevados durante el año), pero como queremos convertirte en empleado, necesitamos equilibrar las cosas. La cantidad a deducir depende de tus ingresos, tu lugar de residencia y diversas variables, incluidos los gastos de tu negocio. Hay calculadoras online que pueden ayudarte con esto.

Dado que es más fácil trabajar con números redondos, destinaremos 1000 € mensuales a impuestos y 500 € a seguro médico y de dependencia, lo que significa que nos quedarán 2250 € de salario mensual para el próximo año. Idealmente, sin embargo, también deberíamos deducir alrededor del 20 % e invertirlo para la jubilación.

Eso nos dejaría con 1.800 euros al mes para gastos corrientes y nuestros costos de manutención.

02 Cuentas separadas y un sistema para el pago de salarios

Existen diversos métodos para pagarse a uno mismo, especialmente en relación con los ingresos por trabajo independiente.

Una opción es cuentas bancarias separadas para gestionar los ingresos y los gastos. Otra alternativa es llevar un registro de todo en una sola cuenta. Algunas personas prefieren el efectivo para controlar su presupuesto y sus gastos.

Un sistema de pagos eficaz y estable ayuda a lograr ingresos regulares y a equilibrar financieramente los meses con fluctuaciones.

También se recomienda reservar dinero para los impuestos. Sin embargo, puede suceder que su salario no sea suficiente para cubrir todos los gastos. Abordaremos posibles soluciones en el siguiente paso.

03 Calcular gastos y costos mensuales

Ya hemos analizado los ingresos, y ahora es el momento de controlar los gastos . Aunque este paso pueda parecer sencillo a primera vista, en realidad es algo más complicado de lo que parece.

Esto requiere que hagas una lista de todos tus gastos, tanto los regulares ( costos fijos ) como los extraordinarios ( costos variables ). Debido a la percepción de descuido, muchas personas tienden a omitir este paso o no lo realizan con la debida atención. Sin embargo, es fundamental tener un control preciso de todos tus gastos mensuales. Incluso las pequeñas cantidades pueden sumar, así que debes tenerlo todo en cuenta.

Una vez que hayas enumerado tus gastos, es hora de determinar cuáles obligatorios . Los gastos restantes pueden, en el peor de los casos, evitarse o, si es necesario, pagarse con ahorros.

Los costos fijos son gastos inevitables como el alquiler, la hipoteca, las primas de seguros, los préstamos para automóviles y las cuotas de otros préstamos. Los costos variables, en cambio, se pueden reducir o evitar mediante una buena planificación presupuestaria; estos incluyen gastos de alimentación, servicios públicos, transporte, reparaciones, marketing, etc.

Es recomendable establecer un gasto mensual promedio para determinar la cantidad que se puede destinar a la planificación fiscal, fondos de emergencia o ahorros después de deducir los gastos de los ingresos.

Para mantener tus finanzas bajo control, es fundamental supervisar de cerca tus gastos reales. Confiar en estimaciones vagas puede acarrear sorpresas desagradables. Al llevar un registro preciso de tus gastos, mantienes el control de tu presupuesto y evitas posibles problemas financieros.

Precaución: La mayoría de las personas tienden a sobreestimar sus gastos. Por lo tanto, sea realista y mantenga siempre un control estricto de sus finanzas para garantizar la estabilidad a largo plazo.

Además, es fundamental no solo cubrir los gastos corrientes, sino también, si fuera necesario, saldar deudas, pagar las cuotas de los préstamos y prever las necesidades futuras. Esto incluye una planificación estratégica para la jubilación, imprevistos y ocasiones especiales como las vacaciones y las bodas de conocidos.

4 Oportunidades de autofinanciamiento

Establece un límite de gasto mensual.

A veces ocurre que los ingresos mensuales son significativamente mayores en algunos meses que en otros. En esos momentos, la tentación de malgastar inmediatamente el dinero extra o hacer compras costosas es enorme.

Sin embargo, es recomendable fijar un límite a los gastos mensuales para garantizar la seguridad financiera incluso durante períodos de menores ingresos.

Planifica tus viajes con cuidado.

Dado que actualmente no dispone de dinero adicional para actividades de ocio, es fundamental planificar sus viajes de acuerdo con sus ingresos.

¿Acabas de firmar un contrato de 6 meses? Entonces ahora sería el momento perfecto para planificar un descanso o unas cortas vacaciones, ya que tus ingresos están asegurados.

¿Te enfrentas a varios meses sin ingresos? Quizás deberías esperar a reservar tus próximas vacaciones hasta que la situación mejore.

Elige tus prioridades financieras

El método de presupuesto 50/30/20 es una herramienta eficaz para que los trabajadores autónomos gestionen sus finanzas. Esta estrategia propone destinar el 50% de los ingresos a gastos fijos, el 30% a necesidades flexibles como gimnasios, entradas de cine y ropa, y el 20% restante a ahorros a largo plazo, planificación de la jubilación o pago de deudas.

Utiliza prácticas calculadoras online para averiguar la mejor manera de distribuir tu presupuesto.

Alquilar en lugar de comprar

Como empresario autónomo, normalmente puedes deducir algunos de los gastos incurridos por tus actividades empresariales a efectos fiscales.

Los gastos típicos de los autónomos incluyen acceso a internet de banda ancha, líneas telefónicas fijas, teléfonos inteligentes, alquiler y llamadas de móviles, así como equipos informáticos como ordenadores , monitores y accesorios. La deducción fiscal depende de la frecuencia con la que se utilicen estos recursos para fines profesionales. Es importante documentar cuidadosamente estos gastos para maximizar las deducciones.

Dependiendo de tu sector, es posible que tengas que realizar costosas compras de equipos. Esto se aplica especialmente a fotógrafos y productores de vídeo profesionales.

Pero, en términos generales, primero se debe adquirir un conjunto básico de equipos, como un ordenador de sobremesa, un portátil, monitores, una tableta, etc.

Sobre todo al principio, estos gastos pueden alcanzar rápidamente cifras de cinco dígitos. Sin embargo, con un presupuesto ajustado, alquilar el equipo es una opción sencilla y práctica. O, en el caso de los fotógrafos, utilizar equipo de segunda mano o modelos antiguos.

Proveedores como LiveRental ofrecen productos informáticos como ordenadores de sobremesa, iMacs, portátiles, iPads y tabletas en alquiler . También disponen de smartphones, impresoras y otros accesorios para autónomos y empresas.

Con proveedores como LiveRental, el equipo es de última generación, lo que garantiza el acceso al hardware y software más recientes. Sus diversos modelos de alquiler flexibles se adaptan perfectamente a las necesidades de profesionales independientes y autónomos, tanto para proyectos a corto plazo como para programas a largo plazo.

Además, ofrecemos soporte técnico especializado para brindar asistencia técnica, ayuda con la configuración y servicios de mantenimiento. Esto resulta muy conveniente si desea concentrarse en sus competencias clave en lugar de ocuparse de la adquisición, instalación y mantenimiento del hardware.

El alquiler o el leasing de equipos permite repartir los elevados costes de compra a lo largo de muchos meses, reduciendo significativamente la carga financiera.

Empieza cada mes con un nuevo presupuesto.

Una vez que hayas aprendido a gestionar tu flujo de pedidos como profesional independiente, podrás predecir con precisión tus ingresos mensuales.

Comience el mes con un plan y un presupuesto bien elaborados para cubrir todos los gastos, aumentar sus ahorros y mantener una visión clara de sus gastos personales.

Haga que las reuniones con clientes sean económicas

Es aconsejable evitar cenas o cócteles costosos al captar nuevos clientes potenciales y, en su lugar, sugerir reuniones para tomar un café o encuentros más informales.

Esto te permite establecer nuevos contactos de forma más eficiente y rentable.

Negociar el teletrabajo

Algunos clientes pueden preferir que usted esté presente en su oficina durante el período del contrato.

No obstante, es recomendable utilizar la opción de trabajar desde casa para minimizar los gastos de transporte y alimentación.

Averigua qué gastos son deducibles de impuestos.

Esta es una regla fundamental para los trabajadores autónomos. Saber qué compras y gastos son deducibles de impuestos te permite planificar mejor tus finanzas y elaborar un presupuesto acorde. Sin embargo, ten cuidado de no realizar compras bajo el pretexto de "gastos de empresa" cuando tengas dificultades económicas.

¡Al final, tendrás que pagar de tu propio bolsillo!

Aquí tienes una lista (no exhaustiva) de los gastos empresariales que deducibles de impuestos :

• Alquiler de oficina / Alquiler de habitación / Oficina en casa
• Costos de Internet/Banda ancha
• plan(es) de telefonía móvil
• alojamiento web
• Equipos técnicos como un ordenador portátil nuevo, un ratón para ordenador portátil, material de oficina, cartuchos de impresora, etc.
• Gastos de viaje, en la medida en que estén relacionados con viajes de negocios
• Todos los cursos de formación profesional o cursos en línea
• Libros de negocios
• Todas las suscripciones profesionales (por ejemplo, software como servicio, herramientas en línea, software , …)
• Costos de publicidad
• Equipos específicos del sector, como una cámara para un fotógrafo o una PlayStation para un desarrollador de videojuegos.

Sácale el máximo partido a las aplicaciones de presupuesto.

Sea cual sea la herramienta de presupuesto online que elijas, tus objetivos de ahorro mejorarán notablemente al automatizar esta tarea financiera. ¡Ver con exactitud cuánto dinero gastas cada mes en diferentes actividades y llevar un control de tus objetivos de ahorro puede marcar una gran diferencia!

Utilizar una herramienta eficaz de presupuesto en línea es fundamental para alcanzar tus metas financieras. Automatizar tus finanzas sin duda fortalecerá tu plan de ahorro. Al desglosar detalladamente tus gastos mensuales en diversas actividades y monitorear múltiples objetivos de ahorro, notarás cambios positivos en tus hábitos financieros.

Desde controlar claramente tus gastos hasta planificar estratégicamente tus ahorros, utilizar una herramienta de este tipo puede tener un impacto significativo en tu futuro financiero.

05 Reservas financieras separadas a corto y largo plazo

Una planificación presupuestaria cuidadosa e inteligente le permite crear un colchón financiero para estar preparado ante gastos imprevistos como reparaciones de la calefacción o visitas al dentista.

Al mismo tiempo, puedes objetivos de ahorro a largo plazo , ya sea para la educación de tus hijos o para la compra de una vivienda. Para los trabajadores autónomos en particular, crear un colchón financiero es tan importante como contratar un seguro adecuado.

La vida de autónomo ya conlleva suficiente estrés; las preocupaciones financieras adicionales no deberían ser una carga.

6. Mantén separadas tus cuentas personales y comerciales.

Imagínalo como si tuvieras dos grupos de clientes diferentes: al igual que guardas los resultados de los proyectos para diferentes clientes en carpetas separadas, las finanzas personales y empresariales también deben mantenerse separadas.

Los cambios repentinos generan ambigüedad y confusión, lo que dificulta seguir tus estrategias de presupuesto. Muchos proveedores de banca en línea para cuentas empresariales y cuentas bancarias personales te permiten administrar tu dinero sin esfuerzo.

Separar las finanzas personales de las empresariales no solo simplifica el proceso, sino que también permite recibir pagos gratuitos en cualquier divisa y retirar dinero de los cajeros automáticos sin comisiones.

07 ¿Cuánto impuesto debería presupuestar?

Una planificación fiscal cuidadosa como autónomo requiere cierta disciplina, ya que ignorar los consejos habituales puede acarrear rápidamente altos costes, no solo en forma de enorme estrés, sino también en riesgo de multa.

Es recomendable aprender de la experiencia de otros y, por lo tanto, reservar al menos entre el 25% y el 30% de tus ingresos. De esta manera, podrás asegurarte de estar bien preparado para tus obligaciones tributarias a fin de año.

08 Prepárate para lo peor: Crea escenarios para el peor de los casos.

Ya nos hemos centrado bastante en nuestros ingresos y gastos pasados. Pero un presupuesto es mucho más que un simple repaso de cifras anteriores: es un documento con visión de futuro que te ayuda a planificar tu futuro financiero.

Al crear pronósticos y estimaciones de tus ingresos para los próximos meses y años, podrás estar mejor preparado para alcanzar tus metas financieras.

En el siguiente paso, utilizaremos los datos y la información recopilados hasta el momento para hacer proyecciones futuras. Esto nos permitirá realizar suposiciones realistas sobre cómo podría evolucionar nuestra situación financiera en las próximas semanas o meses.

Existen diversas aplicaciones y soluciones de software en el mercado que pueden ayudarte a planificar tus finanzas futuras. Aquí tienes una pequeña selección de opciones posibles (por supuesto, hay muchas más):

• QuickBooks
• FreshBooks
• Legumbres
• Xero
• Menta

9 Diversificación: No pongas todos los huevos en la misma cesta.

Finalmente, quisiera abordar la importancia de la diversificación de ingresos para los trabajadores independientes. En este sentido, me gustaría señalar que la dependencia de un solo cliente supone un riesgo significativo, ya que los proyectos freelance son volátiles y las empresas suelen considerar a los freelancers como los primeros en ser despedidos cuando se implementan medidas de reducción de costos.

Además, debe tener en cuenta que podría entrar en la categoría de "falso autónomo" y que, posteriormente, la Seguridad Social alemana (BfA) podría exigirle cotizaciones. Esto puede resultar muy desagradable.

Puedes encontrar una guía detallada sobre este tema aquí: Cómo evitar el falso autoempleo: la situación legal actual en 2024 .

Se recomienda diversificar los ingresos entre varios clientes habituales para garantizar la seguridad financiera. Esta diversificación puede prevenir pérdidas repentinas de ingresos y compensar la cancelación de contratos.

Una realidad del trabajo freelance es la falta de estabilidad laboral. Por lo tanto, es fundamental estar preparado.