Effectief budgetteren en een basisstartstrategie voor freelancers in moeilijke periodes

Werken als freelancer heeft zowel voor- als nadelen. Een belangrijk aspect in het leven van een freelancer of zelfstandige is budgetteren .

Dit tijdschriftartikel dient als handleiding voor budgettering en kostenbesparing voor freelancers die met uitdagende tijden te maken hebben. Het biedt belangrijke tips waar freelancers rekening mee moeten houden, samen met een afsluitende samenvatting.

Het onregelmatige inkomen van freelancewerk maakt budgetteren lastig, maar wel essentieel. Bekijk onze budgetteringsgids voor freelancers om een ​​budget op maat te maken. Budgetteren als freelancer kan een uitdaging zijn, vooral als je gewend bent aan een vast maandelijks inkomen.

Door de onstabiele financiële situatie is een slimme budgettering cruciaal. Zijn er best practices die je kunt volgen? Absoluut! Onze korte handleiding biedt essentiële budgetteringstips voor freelancers.

Laten we beginnen met wat basisinformatie over budgetplanning en bootstrapping . De term komt uit het Engels en wordt daar vooral gebruikt voor startups en solopreneurs die de kosten zo laag mogelijk moeten houden vanwege een gebrek aan of onregelmatig inkomen. In Duitsland zouden we in een zakelijke context zeggen:

"Staand op de smalst mogelijke basis."

Waarom een ​​goede budgettering essentieel is voor freelancers

Werken aan freelanceprojecten is vaak net als wachten op de beroemde Londense toeristenbussen: je wacht geduldig, maar tevergeefs, en dan komen er ineens meerdere tegelijk aan. Betalingen van klanten variëren ook, van directe betaling tot betalingen verspreid over het jaar – als je geluk hebt

Het opstellen van een gedetailleerd budget is cruciaal voor effectief inkomsten- en financieel beheer. Gestructureerd budgetteren is essentieel voor de financiële stabiliteit van zowel freelancers als bedrijven.

Het dient als leidraad voor het plannen en uitvoeren van financiële beslissingen en doelstellingen , en maakt het mogelijk om financiële knelpunten te voorkomen. Bovendien biedt een budget duidelijke richtlijnen voor de toewijzing van middelen en draagt ​​het bij aan het optimaliseren van de financiële prestaties .

Budgetteren is daarom een ​​fundamentele bouwsteen voor professioneel succes en financiële zekerheid op lange termijn voor freelancers.

Ik kan me mijn beginjaren als eigenaar van een klein bedrijf, van 2004 tot 2008, nog goed herinneren. Zonder een gedisciplineerde planning was ik binnen de kortste keren failliet gegaan.

Welke deelgebieden moeten in overweging worden genomen?

Variabel inkomen

Zelfstandigen hebben geen vast inkomen zoals werknemers. Daarom is het cruciaal om de financiën nauwlettend in de gaten te houden om moeilijke tijden en financiële knelpunten in hun bedrijf te kunnen overleven.

Het opstellen van een budget specifiek voor zelfstandigen stelt u in staat uw fluctuerende inkomen te beheren door middel van nauwkeurige financiële planning en zo de uitdagingen succesvol te overwinnen.

Kostenbeheer

Of het nu om zakelijke of persoonlijke uitgaven gaat, beide spelen een essentiële rol in het leven van een zelfstandige. Budgetteren is cruciaal voor zelfstandigen om zowel persoonlijke als zakelijke uitgaven effectief te beheren.

Ervaren freelancers kiezen er daarom voor om te investeren in boekhoudsoftware waarmee ze hun persoonlijke en zakelijke uitgaven gemakkelijk kunnen registreren, bijhouden en controleren.

Belastingplanning en -beheer

Een cruciaal onderdeel van de budgettering voor zelfstandigen is de fiscale planning en het beheer ervan. In tegenstelling tot werknemers, van wie de werkgever de fiscale planning verzorgt, zijn zelfstandigen volledig zelf verantwoordelijk voor hun fiscale planning en het beheer ervan.

Effectieve budgetplanning helpt uw ​​bedrijf om nauwkeurig te voldoen aan de belastingwetgeving.

Uit eigen ervaring kan ik zeggen dat het meestal onschuldig begint met een paar bonnetjes en een simpele winst- en verliesrekening. De stap naar een volledig btw-geregistreerde onderneming was echter erg moeilijk voor mij en stelde mijn planning zwaar op de proef. De omzetting van een eenmanszaak naar een GmbH (besloten vennootschap) zal waarschijnlijk binnenkort plaatsvinden, wat de planning nog complexer zal maken.

Om problemen te voorkomen, is proactieve planning essentieel. Veel freelancers en zelfstandigen hebben al een onaangename verrassing gehad toen ze na het eerste jaar btw-teruggave moesten betalen.

Reserves en voorzieningen

Dit is ook een punt dat ik zelf veel te lang heb verwaarloosd en voor me uit heb geschoven. Achteraf gezien lijkt dat een duidelijke fout. Tot de coronapandemie was ik gewend aan gestaag stijgende verkopen en inkomsten. Door de lockdowns, de oorlog in Oekraïne en de inflatieschok werd ik gedwongen om op mijn reserves te vertrouwen.

Een gedegen financiële planning is essentieel voor zelfstandigen zoals wij, om een ​​vangnet op te bouwen of noodreserves aan te leggen, zodat we voorbereid zijn op moeilijke tijden. Vanwege het fluctuerende inkomen van zelfstandigen is het cruciaal om een ​​noodfonds of zekerheidsfonds aan te leggen voor onvoorziene gebeurtenissen.

Effectieve financiële planning helpt zelfstandigen hun noodreserves te beheren en zich zo zo goed mogelijk voor te bereiden op de toekomst.

Pensioenplanning / Particuliere pensioenvoorziening

Zelfstandigen ontvangen geen bedrijfspensioen van hun werkgever. Evenmin zijn zij verplicht bij te dragen aan de wettelijke pensioenregeling. Daarom zijn zij zelf verantwoordelijk voor hun financiële toekomst.

Zorgvuldig budgetteren helpt je je te concentreren op noodspaarrekeningen en beleggingen, waardoor je een solide pensioenplan opbouwt. Begin er niet te laat mee! Ik weet uit eigen ervaring hoe verleidelijk het kan zijn om deze uitgaven uit te stellen om zogenaamd "dringendere zaken" af te handelen.

Nu we de omvang van onze planning kennen, richten we ons op een concrete begroting voor freelancers en het identificeren van belangrijke potentiële besparingen op de kosten.

Hoe maak je een budget als freelancer? Gids, advies en tips

Budgetteren is gemakkelijker voor werknemers met een vast maandelijks salaris, omdat zij hun maandelijkse inkomen precies kennen. Voor freelancers is het echter lastiger om de uitgaven te voorspellen, omdat hun inkomen kan variëren (soms aanzienlijk).

Laat u hierdoor echter niet ontmoedigen om uw uitgavenpatroon in de gaten te houden en uw financiën onder controle te houden!

Hier volgen enkele effectieve budgetteringstips waar freelancers baat bij kunnen hebben. Budgetteren is absoluut noodzakelijk voor freelancers. Om effectief te kunnen concurreren in een zeer competitieve markt, moet een freelancer een budgetplanning op maat en kostenbeheersing implementeren.

Budgetteren voor freelancers houdt in principe in dat je je maandelijkse inkomen berekent en daar je uitgaven, toekomstige besparingen, reserves, pensioenvoorzieningen en belastingplanning van aftrekt. We bieden hier een gedetailleerde handleiding voor budgetteren voor freelancers.

Laten we beginnen!

01 Bereken het gemiddelde maandinkomen

Je inkomen als freelancer is afhankelijk van je projecten en klanten, wat kan leiden tot maandelijkse schommelingen. Daarom is het belangrijk om je gemiddelde maandinkomen te berekenen om een ​​nauwkeurige begroting op te stellen.

In tegenstelling tot werknemers met een vast salaris, vereist budgetteren als freelancer een nauwkeurige analyse van je inkomsten.

Zoals ik al zei, is het mogelijk dat je in de ene maand 7.000 euro verdient, terwijl je in de volgende maand nauwelijks 1.000 euro bruto overhoudt.

Om mijn financiën regelmatig te beheren, bereken ik een gemiddeld bedrag over een periode van bijvoorbeeld 12 maanden. Als ik alle bedragen bij elkaar optel, kom ik bijvoorbeeld uit op € 54.000 per jaar. Als ik dit deel door 12, krijg ik een gemiddeld maandelijks inkomen van € 4.500.

Bij het budgetteren ben ik liever voorzichtig, omdat het leven vaak onvoorspelbaar is. Op basis van deze cijfers zou ik voor het komende jaar waarschijnlijk uitgaan van een gemiddeld maandelijks inkomen van € 3.750. Natuurlijk streven we er allemaal naar om ons inkomen te verhogen, maar we moeten ons ervan bewust zijn dat sommige dingen buiten onze controle liggen.

Daarom voel ik me prettiger bij een budgettering met een iets lager bedrag. Mijn salaris zal echter geen € 3.750 bedragen, omdat er bij werknemers automatisch belasting wordt ingehouden en de helft van hun sociale premies door hun werkgever wordt betaald, wat niet het geval is voor zelfstandigen.

Als freelancer betaal je doorgaans later belasting (tenzij je ervoor kiest om gedurende het jaar hoge vooruitbetalingen te doen), maar aangezien we je in dienst willen nemen, moeten we de zaken in evenwicht brengen. Het in te houden bedrag hangt af van je inkomen, je woonplaats en diverse andere factoren, waaronder je zakelijke kosten. Er zijn online calculators die je hierbij kunnen helpen.

Omdat ronde getallen makkelijker zijn om mee te werken, zetten we €1.000 per maand opzij voor belastingen en €500 voor ziektekosten- en zorgverzekering. Dit betekent dat we een maandelijks salaris van €2.250 overhouden voor het komende jaar. Idealiter zou er echter ook nog zo'n 20% moeten worden ingehouden en belegd voor pensioen.

Dat zou ons 1.800 euro per maand overlaten voor lopende uitgaven en onze levensonderhoudskosten.

02 Aparte rekeningen en een systeem voor salarisbetalingen

Er zijn verschillende manieren om jezelf uit te betalen, vooral in verband met inkomsten uit freelancewerk.

Een optie is aparte bankrekeningen voor het beheren van inkomsten en uitgaven. Een andere mogelijkheid is om alles op één rekening bij te houden. Sommige mensen geven de voorkeur aan contant geld om hun budget in de gaten te houden en hun uitgaven te controleren.

Een effectief en stabiel betalingssysteem helpt om een ​​regelmatig inkomen te genereren en de financiële schommelingen in de maand op te vangen.

Het is ook aan te raden om geld opzij te zetten voor belastingen. Desondanks kan het voorkomen dat uw salaris niet voldoende is om alle uitgaven te dekken. We bespreken mogelijke oplossingen in de volgende stap.

03 Bereken de uitgaven en maandelijkse kosten

We hebben de inkomsten al geanalyseerd, en nu is het tijd uitgaven in kaart te brengen

Het vereist dat je al je uitgaven op een rijtje zet – zowel de terugkerende ( vaste kosten ) als de eenmalige ( variabele kosten ). Veel mensen slaan deze stap over of voeren hem niet grondig uit, omdat ze denken dat het slordig is. Het is echter cruciaal om een ​​nauwkeurig overzicht te hebben van al je maandelijkse uitgaven. Zelfs kleine bedragen kunnen oplopen, dus je moet alles in overweging nemen.

Nadat je je uitgaven op een rijtje hebt gezet, is het tijd om te bepalen welke noodzakelijk . De overige uitgaven kun je in het ergste geval vermijden of, indien nodig, betalen uit je spaargeld.

Vaste kosten zijn onvermijdelijke uitgaven zoals huur, hypotheekbetalingen, verzekeringspremies, autoleningen en aflossingen van leningen. Variabele kosten daarentegen kunnen worden verlaagd of vermeden door effectief te budgetteren; dit zijn bijvoorbeeld uitgaven voor boodschappen, nutsvoorzieningen, reizen, reparaties, marketing en meer.

Het is raadzaam om een ​​gemiddelde maandelijkse uitgave vast te stellen om te bepalen hoeveel er overblijft voor belastingplanning, noodfondsen of spaargeld na aftrek van de uitgaven van het inkomen.

Om je financiën onder controle te houden, is het essentieel om je werkelijke uitgaven nauwlettend in de gaten te houden. Vertrouwen op vage schattingen kan leiden tot onaangename verrassingen. Door je uitgaven nauwkeurig bij te houden, behoud je controle over je budget en voorkom je potentiële financiële problemen.

Let op: De meeste mensen hebben de neiging hun uitgaven te overschatten. Blijf daarom realistisch en houd altijd uw financiële situatie in de gaten om stabiliteit op lange termijn te garanderen.

Daarnaast is het essentieel om niet alleen de lopende uitgaven te dekken, maar ook, indien nodig, schulden af ​​te lossen, leningtermijnen te betalen en te voorzien in toekomstige behoeften. Dit omvat strategische voorbereiding op pensionering, onvoorziene gebeurtenissen en belangrijke gelegenheden zoals vakanties en bruiloften van kennissen.

4 mogelijkheden voor bootstrapping

Stel een maandelijks bestedingslimiet in

Het komt soms voor dat het maandinkomen in bepaalde maanden aanzienlijk hoger is dan in andere. Op zulke momenten is de verleiding groot om het extra geld meteen uit te geven of dure aankopen te doen.

Het is echter raadzaam om een ​​limiet te stellen aan de maandelijkse uitgaven om de financiële zekerheid te waarborgen, ook tijdens perioden met een lager inkomen.

Plan uw reizen zorgvuldig

Omdat je momenteel geen extra geld beschikbaar hebt voor vrijetijdsactiviteiten, is het cruciaal om je reizen te plannen op basis van je inkomen.

Heb je net een contract van 6 maanden getekend? Dan is dit het perfecte moment om een ​​pauze of een korte vakantie te plannen, aangezien je inkomen nu vaststaat.

Zit u de komende maanden zonder inkomen? Misschien is het verstandig om uw volgende vakantie uit te stellen tot de situatie verbetert.

Bepaal uw financiële prioriteiten

De 50/30/20-budgetteringsmethode is een effectief hulpmiddel voor zelfstandigen om hun financiën te beheren. Deze strategie houdt in dat 50% van het inkomen wordt besteed aan vaste uitgaven, 30% aan flexibele behoeften zoals sportschoolabonnementen, bioscoopkaartjes en kleding, en de resterende 20% aan langetermijnspaarplannen, pensioenplanning of het aflossen van schulden.

Gebruik handige online rekenmachines om te ontdekken hoe je je budget het beste kunt verdelen.

Huren in plaats van kopen

Als zelfstandige ondernemer kunt u doorgaans een deel van de kosten die u maakt voor uw bedrijfsactiviteiten fiscaal aftrekken.

Typische kosten voor freelancers zijn onder andere breedbandinternet, vaste telefoonaansluitingen, smartphones, mobiele telefoonabonnementen en -kosten, en computerhardware zoals pc's , beeldschermen en accessoires. De hoogte van de belastingaftrek hangt af van hoe intensief u deze middelen voor zakelijke doeleinden gebruikt. Deze kosten moeten zorgvuldig worden gedocumenteerd om de belastingvoordelen te maximaliseren.

Afhankelijk van je vakgebied kun je te maken krijgen met kostbare aankopen van apparatuur. Dit geldt met name voor professionele fotografen en videoproducenten.

Maar over het algemeen moet je eerst een basisset aan apparatuur aanschaffen, zoals een pc, laptop, monitor(en), tablet, enzovoort.

Vooral in het begin kunnen dergelijke kosten snel oplopen tot tienduizenden euro's. Met een beperkt budget is het huren van apparatuur echter een eenvoudige en handige optie. Of, in het geval van fotografen, het gebruik van tweedehands apparatuur of oudere modellen.

Aanbieders zoals LiveRental bieden IT-producten zoals desktop-pc's, iMacs, laptops, iPads en tablets te huur aan . Smartphones, printers en andere accessoires zijn ook beschikbaar voor freelancers en bedrijven.

Bij aanbieders zoals LiveRental is de apparatuur state-of-the-art, waardoor je toegang hebt tot de nieuwste hardware en software. Diverse flexibele huurmodellen sluiten goed aan op de behoeften van freelancers en zelfstandigen – of het nu gaat om kortlopende projecten of langlopende programma's.

Bovendien is er deskundige technische ondersteuning beschikbaar voor technische assistentie, hulp bij de installatie en onderhoudsdiensten. Dit is erg handig als u zich wilt concentreren op uw kernactiviteiten in plaats van u bezig te houden met de aanschaf, installatie en het onderhoud van hardware.

Door hardware te huren of te leasen, kunnen de hoge aanschafkosten over meerdere maanden worden gespreid, waardoor de financiële last aanzienlijk wordt verlicht.

Begin elke maand met een nieuw budget

Als je eenmaal weet hoe je je orderportefeuille als freelancer beheert, kun je je maandelijkse inkomen nauwkeurig voorspellen.

Begin de maand met een goed doordacht plan en budget om alle kosten te dekken, spaargeld op te bouwen en een helder overzicht te behouden van je persoonlijke uitgaven.

Maak klantbijeenkomsten budgetvriendelijk

Het is raadzaam om dure diners of cocktails te vermijden bij het aantrekken van potentiële nieuwe klanten en in plaats daarvan koffieafspraken of informelere bijeenkomsten voor te stellen.

Hierdoor kunt u efficiënter en kosteneffectiever nieuwe contacten leggen.

Onderhandel over de mogelijkheden om vanuit huis te werken

Sommige klanten geven er wellicht de voorkeur aan dat u gedurende de contractperiode op hun kantoor aanwezig bent.

Desondanks is het raadzaam om gebruik te maken van de mogelijkheid om thuis te werken om de kosten voor reizen en maaltijden te minimaliseren.

Ontdek welke uitgaven fiscaal aftrekbaar zijn

Dit is een fundamentele regel voor zelfstandigen. Door te weten welke aankopen en uitgaven fiscaal aftrekbaar zijn, kunt u uw financiën beter plannen en budgetteren. Pas echter op dat u geen aankopen doet onder het mom van "zakelijke uitgaven" wanneer u krap bij kas zit.

Uiteindelijk zul je de kosten toch zelf moeten dragen!

Hieronder vindt u een (niet-uitputtende) lijst van de meest voorkomende zakelijke uitgaven die fiscaal aftrekbaar :

• Kantoorruimte huren / kamer huren / thuiskantoor
• Internet-/breedbandkosten
• Mobiele telefoonabonnement(en)
• Websitehosting
• Technische apparatuur zoals een nieuwe laptop, een laptopmuis, schrijfwaren, printercartridges, enz.
• Reiskosten, voor zover deze verband houden met zakenreizen
• Alle professionele trainingen of online cursussen
• Zakelijke boeken
• Alle professionele abonnementen (bijv. Software-as-a-Service, online tools, software , …)
• Reclamekosten
• Branchespecifieke apparatuur, zoals een camera voor een fotograaf of een PlayStation voor een gameontwikkelaar

Haal het maximale uit budgetteringsapps

Welke online budgetteringstool je ook kiest, je spaardoelen zullen zeker een boost krijgen als je deze financiële taak automatiseert. Precies zien hoeveel geld je elke maand uitgeeft aan verschillende activiteiten en meerdere spaardoelen bijhouden kan een groot verschil maken!

Het gebruik van een effectieve online budgetteringstool is cruciaal voor het succesvol behalen van uw financiële doelen. Het automatiseren van uw financiën zal ongetwijfeld uw spaarplan versterken. Door uw maandelijkse uitgaven voor verschillende activiteiten gedetailleerd te specificeren en meerdere spaardoelen in de gaten te houden, zult u zeker positieve veranderingen in uw financiële gewoonten opmerken.

Van het nauwkeurig bijhouden van uw uitgaven tot het strategisch plannen van uw spaargeld: het gebruik van zo'n tool kan een aanzienlijke impact hebben op uw financiële toekomst.

05 Scheid de financiële reserves voor de korte en lange termijn

Door zorgvuldige en slimme budgetplanning bouw je een financiële buffer , zodat je bent voorbereid op onvoorziene uitgaven zoals reparaties aan de verwarming of tandartsbezoeken.

Tegelijkertijd kunt u sparen voor de lange termijn , bijvoorbeeld voor de opleiding van uw kinderen of de aankoop van een huis. Vooral voor zelfstandigen is het opbouwen van een financiële buffer net zo belangrijk als het afsluiten van een passende verzekering.

Het leven als freelancer brengt al genoeg stress met zich mee – extra financiële zorgen zouden geen extra last moeten zijn.

06 Houd privé- en zakelijke rekeningen gescheiden

Stel je voor dat je twee verschillende klantengroepen hebt – net zoals je projectresultaten voor verschillende klanten in aparte mappen bewaart, moeten zakelijke en persoonlijke financiën ook gescheiden worden gehouden.

Door zaken snel door elkaar te halen, ontstaat er onduidelijkheid en verwarring, waardoor het lastiger wordt om je slimme budgetteringsstrategieën te volgen. Veel online bankaanbieders voor zakelijke rekeningen en persoonlijke bankrekeningen stellen je in staat om je geld moeiteloos te beheren.

Het scheiden van zakelijke en privéfinanciën wordt niet alleen eenvoudiger, maar stelt u ook in staat om kosteloos betalingen in elke valuta te ontvangen en geld op te nemen bij geldautomaten.

07 Hoeveel belasting moet je in je budget opnemen?

Zorgvuldige belastingplanning als freelancer vereist een zekere mate van discipline, want het negeren van gangbare adviezen kan snel tot hoge kosten leiden – niet alleen in de vorm van enorme stress, maar ook in het risico op een boete.

Het is raadzaam om te leren van de ervaringen van anderen en daarom minstens 25 tot 30% van uw inkomen opzij te zetten. Zo zorgt u ervoor dat u aan het einde van het jaar goed voorbereid bent op uw belastingverplichtingen.

08 Bereid je voor op het ergste: Stel worstcasescenario's op

We hebben al uitgebreid stilgestaan ​​bij onze inkomsten en uitgaven uit het verleden. Maar een budget is veel meer dan alleen een overzicht van cijfers uit het verleden – het is een toekomstgericht document dat je helpt je financiële toekomst te plannen.

Door prognoses en schattingen voor uw inkomen in de komende maanden en jaren, kunt u zich beter voorbereiden op het bereiken van uw financiële doelen.

In de volgende stap gebruiken we de tot nu toe verzamelde gegevens en informatie om een ​​voorspelling te doen over de toekomst. Dit stelt ons in staat realistische aannames te doen over hoe onze financiële situatie zich de komende weken of maanden zou kunnen ontwikkelen.

Er zijn diverse apps en softwareoplossingen op de markt die u kunnen helpen bij het plannen van uw toekomstige financiën. Hieronder vindt u een kleine selectie van mogelijke opties (er zijn er natuurlijk veel meer):

• QuickBooks
• FreshBooks
• Puls
• Xero
• Munt

9 Diversificatie: Zet niet al je eieren in één mandje

Tot slot wil ik nog ingaan op het belang van inkomensdiversificatie voor freelancers. In dit verband wil ik erop wijzen dat afhankelijkheid van één enkele opdrachtgever een aanzienlijk risico vormt, aangezien freelanceprojecten onvoorspelbaar zijn en bedrijven freelancers vaak als eerste ontslaan wanneer er bezuinigingsmaatregelen worden genomen.

Daarnaast moet u er rekening mee houden dat u mogelijk onder de noemer "schijnzelfstandigheid" en dat de Duitse federale pensioenverzekering (BfA) dan sociale premies kan eisen. Dit kan zeer onaangename gevolgen hebben.

Een gedetailleerde handleiding over dit onderwerp vindt u hier: Het vermijden van schijnzelfstandigheid – de huidige juridische situatie in 2024 .

Het is aan te raden de inkomsten te spreiden over meerdere vaste klanten om de financiële zekerheid te waarborgen. Een dergelijke diversificatie kan plotselinge inkomstenverliezen voorkomen en het verlies van geannuleerde contracten compenseren.

Het is een realiteit van het werken als freelancer dat er geen baanzekerheid is. Daarom is het extra belangrijk om goed voorbereid te zijn.