Werving in de culturele sector: hoe grote instellingen gebruikmaken van tijdelijk personeel

Personeelsbemiddeling in de culturele sector heeft zich ontwikkeld tot een belangrijke dienstverlening die veel verder reikt dan een nichemarkt. Tijdelijk personeel wordt steeds belangrijker voor musea en culturele instellingen. Net als grote bedrijven, waar bijvoorbeeld bij Airbus ongeveer 15% van het totale personeelsbestand bestaat uit tijdelijke of projectmatige werknemers, maken ook culturele instellingen steeds vaker gebruik van flexibele personeelsmodellen.

Vooral bij speciale tentoonstellingen of omvangrijke evenementen hebben factoren zoals de beschikbaarheid op korte termijn en de branchekennis van uitzendbureaus een directe invloed op de productietijd, de kostenplanning en de creatieve flexibiliteit. Dit artikel onderzoekt hoe grote culturele instellingen profiteren van tijdelijk personeel en welke specifieke aspecten daarbij in overweging moeten worden genomen.

Personeelswerving in de culturele sector: basisprincipes en betekenis

De culturele sector is een van de meest arbeidsintensieve sectoren en omvat een bijzonder breed scala aan beroepsgroepen. De vaardigheden en prestaties van de medewerkers spelen een centrale rol in het artistieke en economische succes van culturele instellingen. Het wordt echter steeds moeilijker voor culturele instellingen om gekwalificeerd personeel aan te trekken op de arbeidsmarkt – een fenomeen dat vaak wordt aangeduid de "strijd om talent".

Wat houdt werving in voor culturele instellingen?

Personeelsbemiddeling in de culturele sector omvat het gericht zoeken en plaatsen van specialisten voor specifieke functies in musea, theaters en andere culturele instellingen. Er wordt een fundamenteel onderscheid gemaakt tussen het uitbesteden van personeel en het uitbesteden van personeelsfuncties. Bij het eerste wordt personeel in dienst genomen bij een andere organisatie, terwijl bij de tweede aanpak de medewerkers binnen dezelfde organisatie blijven, maar bepaalde personeelsmanagementtaken worden uitbesteed aan externe dienstverleners.

In de culturele sector kunnen veel taken alleen worden uitgevoerd met behulp van extra personeel. Professionele wervingsbureaus helpen bij het invullen van tekorten en het vinden van gekwalificeerd personeel, zoals beveiligingsmedewerkers, servicepersoneel, gidsen, kunsteducatoren of technische experts. Deze diensten stellen culturele instellingen in staat om op een legale, snelle en kostenefficiënte manier personeel aan te werven.

Het verschil tussen traditionele plaatsing en tijdelijke tewerkstelling

Het fundamentele verschil tussen traditionele werving en selectie en uitzendwerk ligt in de verantwoordelijkheidsomvang. Bij werving en selectie zoekt een dienstverlener een geschikte werknemer voor een bedrijf, dat deze vervolgens rechtstreeks in dienst neemt. De recruiter ontvangt hiervoor een commissie en zijn of haar rol eindigt zodra de functie is vervuld.

Bij uitzendwerk (ook wel bekend als detachering of tijdelijk werk) wordt een werknemer daarentegen voor een bepaalde periode aan een bedrijf toegewezen, maar blijft in dienst van het uitzendbureau. De culturele instelling betaalt het bureau een vast dagtarief. Deze vorm van tewerkstelling is onderworpen aan strenge wettelijke regels, zoals de Duitse Wet op de Tijdelijke Werkgelegenheid (AÜG), die onder andere een maximale tewerkstellingsduur van 18 maanden voorschrijft.

Bijzonder belangrijk: na maximaal negen maanden hebben uitzendkrachten recht op dezelfde essentiële arbeidsvoorwaarden als vast personeel (gelijk loon). Bovendien is voor uitzendkrachten een vergunning vereist, hoewel er in bepaalde situaties uitzonderingen zijn.

Waarom musea en theaters afhankelijk zijn van externe personeelsbureaus

Culturele instellingen staan ​​voor diverse uitdagingen waardoor het inschakelen van externe personeelsdienstverleners de moeite waard is:

• Demografische veranderingen : Het personeelsbestand vergrijst, terwijl er minder jonge mensen bijkomen.
• Nieuwe functieprofielen : De afgelopen dertig jaar is de culturele arbeidsmarkt drastisch veranderd door nieuwe werkterreinen zoals marketing en fondsenwerving.
• Beperkte budgetten : Veel culturele instellingen beschikken niet over voldoende middelen voor een onafhankelijke, goed uitgeruste personeelsafdeling.

Culturele instellingen kunnen via wervings- en uitzendbureaus diverse voordelen benutten: personeelskosten kunnen worden geoptimaliseerd als de dienstverlener bepaalde diensten goedkoper kan aanbieden dankzij schaalvoordelen of specialisatie. Bovendien worden vaste kosten omgezet in variabele kosten, wat de flexibiliteit vergroot in tijden van financiële schommelingen.

Vreespol   wervings-  en  uitzendbureau  met meer dan 30 jaar ervaring. Sinds de oprichting in 1994 heeft het bedrijf zich ontwikkeld van een dienstverlener in de agrarische sector tot een veelzijdig uitzendbureau .

Vandaag de dag heeft Vreespol meer dan 500 toegewijde fulltime medewerkers in dienst en werkt het samen met meer dan 300 bekende partnerbedrijven. In 2023 werd het aantal sectoren dat wordt bediend aanzienlijk uitgebreid.

Bovendien maakt tijdelijke personeelsinzet een flexibele reactie op speciale tentoonstellingen of evenementen mogelijk. Daarentegen kan een onprofessionele personeelsselectie leiden tot langdurige processen, gebrekkige communicatie en uiteindelijk hoge kosten als gevolg van mislukte plaatsingen en hernieuwde advertenties.

In de culturele sector komt het inhuren van tijdelijk personeel met name voor bij toezichthoudend en beveiligingspersoneel, maar ook voor schoonmaak- en evenementendiensten. De juiste personeelsstrategie draagt ​​daarom aanzienlijk bij aan het succes van culturele instellingen.

Hoe werkt het inzetten van tijdelijk personeel in grote culturele instellingen?

De praktische implementatie van tijdelijk personeel in culturele instellingen verloopt via een vierstappenproces dat duidelijke procedures vastlegt voor zowel het uitzendbureau als de opdrachtgever. In tegenstelling tot commerciële bedrijven moet hierbij rekening worden gehouden met de specifieke eisen van culturele instellingen.

Stap 1: Behoeftenanalyse en eisenprofiel

Allereerst bepaalt de culturele instelling haar specifieke personeelsbehoeften. Idealiter gebeurt dit door een systematische analyse van de huidige activiteiten en een prognose van de toekomstige behoeften. Voor culturele instellingen is het cruciaal om niet alleen een algemeen functieprofiel op te stellen, maar dit ook af te stemmen op de specifieke medewerkersgroep. De eisen aan een museummedewerker verschillen immers fundamenteel van die aan een conservator of een technicus. Het functieprofiel moet daarom de volgende elementen bevatten:

• Geoperationaliseerde competentiekenmerken met concrete voorbeelden
• Weging van de individuele kenmerken op basis van hun belang
• Het onderscheid maken tussen noodzakelijke en nuttige kwalificaties

Stap 2: Kandidaten zoeken en voorselectie

De tweede stap is het vinden van geschikte kandidaten. Hoewel dit traditioneel de verantwoordelijkheid was van de personeelsafdeling, doen culturele instellingen vanwege beperkte middelen steeds vaker een beroep op externe wervingsbureaus. Deze bureaus beschikken over gespecialiseerde netwerken en kunnen zowel traditionele als online wervingsmethoden gebruiken.

Voor hooggekwalificeerde functies zoals conservator- of academische rollen is samenwerking met recruitmentbureaus die gespecialiseerd zijn in de culturele sector aan te raden. Zij zijn bekend met de specifieke kenmerken van de arbeidsmarkt en kunnen een voorselectie maken die aan de specifieke eisen voldoet.

Stap 3: Contractontwerp en juridisch kader

De volgende stap is het contractueel vastleggen van de tijdelijke tewerkstelling. Hierbij moet aan diverse wettelijke vereisten worden voldaan. Sinds april 2017 moet in het contract tussen het uitzendbureau en de opdrachtgever expliciet worden vermeld dat het om een ​​tijdelijke tewerkstelling gaat. Bovendien moeten de namen van de uitzendkrachten vóór aanvang van de tewerkstelling worden vermeld. De maximale tewerkstellingsduur voor dezelfde uitzendkracht bij dezelfde opdrachtgever bedraagt ​​18 maanden.

Na maximaal negen maanden geldt het principe van gelijke beloning – de beloning moet dan overeenkomen met die van vergelijkbare vaste medewerkers. Bijzonder belangrijk: overtredingen van deze regels kunnen leiden tot boetes van maximaal € 30.000 en kunnen onbedoeld een arbeidsrelatie met het inhurende bedrijf creëren.

Stap 4: Ondersteuning tijdens de detacheringsperiode

Ten slotte begint de eigenlijke detacheringsperiode, waarin de uitzendkracht werkzaam is bij de culturele instelling. In deze fase neemt de opdrachtgevende instelling het recht op om instructies te geven, vergelijkbaar met een werkgever, terwijl het uitzendbureau de feitelijke werkgever blijft en verantwoordelijk is voor de loonbetalingen en sociale premies. Voor culturele instellingen is de integratie van uitzendkrachten in bestaande teams een bijzonder grote uitdaging.

Professionele ondersteuning van het uitzendbureau kan hierbij waardevolle hulp bieden. Bovendien moet de ondernemingsraad van het inhurende bedrijf volledig op de hoogte worden gesteld van de duur van de opdracht, de werkplek en de taken – een verplichting die sinds de wijziging van de Ondernemingswet expliciet is vastgelegd.

Voordelen van tijdelijk werk voor musea en culturele instellingen

Tijdelijk personeel biedt culturele instellingen talrijke strategische voordelen. De Thüringse Museavereniging meldt bijvoorbeeld dat veel instellingen kampen met een kritieke personeelssituatie als gevolg van gemeentelijke bezuinigingsmaatregelen – een probleem dat kan worden verlicht door flexibele personeelsmodellen.

Flexibele respons op speciale tentoonstellingen en evenementen

Musea en theaters werken met cycli van speciale tentoonstellingen en evenementen, die op korte termijn een toename van de personeelsbehoefte met zich meebrengen. Dit is met name lastig wanneer personeelsplanning onder tijdsdruk moet plaatsvinden. In dergelijke situaties biedt tijdelijke personeelsinzet cruciale voordelen.

Als bijvoorbeeld een teamlid op korte termijn niet beschikbaar is of een evenement meer personeel vergt dan verwacht, maakt tijdelijke personeelsinzet snelle vervanging mogelijk zonder langdurige wervingsprocedures. Projectmatige samenwerking geeft musea de flexibiliteit om specifieke expertise in te huren voor individuele projecten zonder langdurige personeelskosten te hoeven maken.

Verminderde administratieve lasten op de HR-afdeling

Het inhuren van tijdelijk personeel ontlast de interne HR-afdelingen aanzienlijk. Zonder externe dienstverleners zijn vaak urenlange telefoongesprekken en talloze e-mails nodig, terwijl uitzendbureaus deze administratieve taken uit handen nemen. Bovendien blijkt het inhuren van tijdelijk personeel een belangrijke oplossing te zijn voor het groeiende tekort aan geschoolde arbeidskrachten.

Moderne tools voor personeelsmanagement maken ook transparante planning mogelijk, waarbij alle betrokken partijen te allen tijde toegang hebben tot de actuele inzetplanning. Dit minimaliseert communicatieproblemen, die met name kunnen voorkomen in culturele instellingen met internationale teams.

Toegang tot gespecialiseerde professionals in de culturele sector

Een ander belangrijk voordeel is de toegang tot specialisten. Freelancers en uitzendkrachten verrijken het team met frisse perspectieven en actuele kennis vanuit diverse instellingen. Dit is met name waardevol voor speciale tentoonstellingen of projecten die specialistische expertise vereisen die niet binnen het team aanwezig is.

De Thüringse Museavereniging benadrukt dat museumwerk gekwalificeerd personeel vereist dat de collecties adequaat kan beheren. Tijdelijk personeel stelt culturele instellingen in staat om juist deze expertise voor een beperkte periode in te huren.

Proefperiodes voorafgaand aan de indiensttreding met behulp van Temp2Perm-modellen

Temp2Perm (tijdelijk naar vast) biedt een soepele overgang van tijdelijk werk naar een vaste aanstelling. In dit model werken medewerkers eerst op tijdelijke basis, waarna ze in vaste dienst worden genomen. Dit stelt culturele instellingen in staat om de vaardigheden en geschiktheid van een medewerker in de praktijk te beoordelen voordat een langdurige verbintenis wordt aangegaan.

Dit model verkleint niet alleen de risico's van een mislukte aanwerving voor de werkgever, maar geeft de potentiële werknemer ook een uitgebreid inzicht in het bedrijf. Een succesvolle overgang hangt af van de prestaties van de werknemer, de behoeften van het bedrijf en de beschikbare vaste functies.

Bovendien maakt de projectmatige aanpak een betere aanpassing aan de onregelmatige werkcycli van veel musea mogelijk. Tijdens de intensieve voorbereidingsfase van een tentoonstelling kan een groot team aan het werk zijn, terwijl in rustigere perioden het personeelsbestand dienovereenkomstig wordt gereduceerd – een flexibiliteit die met vaste medewerkers nauwelijks haalbaar is.

Typische toepassingsgebieden in culturele instellingen

Culturele instellingen bieden een opmerkelijke verscheidenheid aan functies die via uitzendbureaus kunnen worden ingevuld. Deze diversiteit weerspiegelt de complexe eisen waaraan musea, theaters en andere culturele instellingen moeten voldoen.

Curatoriële en academische functies

Op de programma-afdelingen van culturele instellingen worden inhoudelijke concepten ontwikkeld en culturele werken gepresenteerd. Voor deze functies zijn vaak mensen met een academische achtergrond en specialistische kennis nodig. Ze werken aan de conceptie van tentoonstellingen, de enscenering van culturele werken en het creëren van educatieve programma's. De medewerkers in dit vakgebied hebben uiteenlopende opleidings- en professionele achtergronden – van academici tot ervaren cultuurbemiddelaars. Deze medewerkers staan ​​in direct contact met artistieke en culturele werken en vereisen daarom diepgaande kennis van hun vakgebied, evenals het vermogen om complexe inhoud helder en effectief over te brengen.

Educatie en bezoekersservice van het museum

Het vakgebied museumeducatie en bezoekersservice omvat tal van taken die directe interactie met het publiek vereisen. Denk hierbij aan het verzorgen van educatieve programma's voor diverse doelgroepen, zoals schoolklassen, kleuterklassen of als onderdeel van kinderfeestjes. Een typische vacature in dit vakgebied vereist:

• Het overbrengen van museum- en tentoonstellingsinhoud via rondleidingen die zijn afgestemd op specifieke doelgroepen
• Ontwikkeling van nieuwe evenementconcepten en lesmaterialen
• Sterke communicatieve vaardigheden en zeer goede taalvaardigheid

Medewerkers van de bezoekersservice zijn ook verantwoordelijk voor het verstrekken van algemene informatie over tickets, prijzen en evenementen, evenals het coördineren van registraties en het samenstellen van bezoekersstatistieken. Beide taken vereisen niet alleen specialistische kennis, maar vooral uitstekende communicatieve vaardigheden en een vriendelijke houding.

Evenementenmanagement en projectcoördinatie

Evenementenmanagement in culturele instellingen omvat de planning, organisatie en uitvoering van tentoonstellingen, conferenties en culturele evenementen. Medewerkers in dit vakgebied hebben sterke organisatorische vaardigheden en een passie voor het realiseren van artistieke concepten nodig. Hun verantwoordelijkheden omvatten onder meer:

• Selectie en coördinatie van alle deelnemende partijen (sprekers, sponsors, externe dienstverleners)
• Het overnemen van logistieke taken en ondersteuning op locatie tijdens evenementen
• Planning en facturering van evenementen

Projectcoördinatoren werken nauw samen met diverse afdelingen en zorgen voor een soepel verloop van concept tot uitvoering. Ze moeten zowel artistieke als organisatorische uitdagingen aankunnen, waardoor ze ideale kandidaten zijn voor uitzendbureaus.

Administratieve en commerciële ondersteuning

De administratieve afdeling vormt de ruggengraat van elke culturele instelling en omvat subafdelingen zoals financiën, controlling, management, boekhouding, personeelszaken, juridische zaken en IT. Deze afdelingen beheren de culturele activiteiten en zorgen ervoor dat alle structuren soepel functioneren. Typische taken zijn onder andere:

• Contractopstelling en personeelsadministratie
• Boekhouding en financieel management
• Beheer van externe financiering en bewijs van uitgaven

Er is met name vraag naar medewerkers met een commerciële opleiding of vergelijkbare kwalificaties, evenals ervaring met de boekhouding van externe fondsen en subsidieprogramma's. Specifieke kennis en ervaring worden steeds belangrijker voor het beheer van culturele instellingen, waardoor de inzet van uitzendkrachten ook in deze sector voordelen kan bieden.

De diversiteit van deze toepassingsgebieden laat zien dat tijdelijk personeel in bijna alle onderdelen van culturele instellingen kan worden ingezet – van hooggespecialiseerde functies tot ondersteunende activiteiten.

Uitdagingen en oplossingen bij personeelswerving

Ondanks de vele voordelen kent de culturele sector unieke uitdagingen op het gebied van werving. De arbeidsmarkt in de culturele sector is de afgelopen dertig jaar ingrijpend veranderd, waardoor er nieuwe eisen worden gesteld aan de kwalificaties en vaardigheden van werknemers.

Communiceer cultuurspecifieke vereisten effectief

Het communiceren van cultuurspecifieke eisen vereist bijzondere gevoeligheid. Culturele instellingen zoeken vaak naar "alleskunners en multitalentvolle individuen" die, naast relevante professionele ervaring, ook beschikken over diverse kwalificaties, specialisaties en interdisciplinaire kennis. Deze "duizendpootjes" zijn vanzelfsprekend moeilijk te vinden op een krimpende en zeer competitieve arbeidsmarkt.

Een gebrek aan precisie in vacatureteksten leidt vaak tot problemen: het is niet ongebruikelijk dat openstaande vacatures geen selectiecriteria bevatten of criteria die vaag geformuleerd zijn. Een oplossing is het ontwikkelen van gedetailleerde functieprofielen, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen essentiële en slechts wenselijke kwalificaties. Daarnaast zouden culturele instellingen moeten voorkomen dat ze te veel informatie in een vacaturetekst opnemen, omdat dit jongere sollicitanten kan afschrikken.

Integratie van tijdelijke werknemers in bestaande teams

Het inwerken van tijdelijke medewerkers brengt een andere uitdaging met zich mee. Tijdelijke werknemers komen vaak terecht in een onbekende omgeving met nieuwe processen en collega's. Duidelijke en respectvolle communicatie is cruciaal voor een succesvolle integratie.

Praktische tip : Stel de persoon voor aan het team, leg de procedures uit en geef de contactgegevens door – idealiter al op de eerste dag. Daarnaast is het raadzaam om regelmatig feedbacksessies in te plannen, zelfs voor korte opdrachten. Dit verduidelijkt misverstanden in een vroeg stadium en versterkt de band van het team met de werkplek.

Maatregelen zoals regelmatige teamvergaderingen en inclusie in communicatiekanalen zijn bijzonder effectief. Een inclusieve bedrijfscultuur verwelkomt elke medewerker, ongeacht of het om een ​​vast dienstverband of een tijdelijk contract gaat.

Kwaliteitsborging en branche-expertise van de tussenpersoon

Gezien de specifieke eisen van de culturele sector is de keuze voor het juiste wervingsbureau cruciaal. Desondanks zijn culturele instellingen vaak nog ver verwijderd van het implementeren van professionele wervingspraktijken. Beperkte budgetten en het ontbreken van een onafhankelijke en adequaat bemande HR-afdeling compliceren de situatie verder.

Bij de keuze voor een recruitmentbureau is hun expertise in de branche dan ook een belangrijke factor. Idealiter beschikt het bureau over diepgaande kennis van de culturele sector en begrijpt het de specifieke eisen van de verschillende functies. Succesvolle bureaus bouwen voort op jarenlange marktervaring, onwrikbare discretie en een doordachte netwerkstrategie.

Daarnaast dient de intermediair over interculturele vaardigheden te beschikken om de integratie van buitenlandse professionals te ondersteunen – een steeds belangrijker aspect gezien de demografische veranderingen.

Conclusies

Personeelsbemiddeling in de culturele sector is ongetwijfeld geëvolueerd van een niche-dienst tot een onmisbaar instrument voor succesvolle culturele instellingen. Met name tijdelijke personeelsinzet biedt musea en theaters cruciale strategische voordelen. Flexibele personeelsmodellen stellen instellingen in staat snel te reageren op speciale tentoonstellingen, de administratieve lasten te verminderen en toegang te krijgen tot gespecialiseerde professionals.

Niettemin is het zo dat tijdelijk werk in de culturele sector alleen optimaal functioneert als cultuurspecifieke eisen nauwkeurig worden gecommuniceerd. Generalisten met uiteenlopende kwalificaties zijn zeldzaam – daarom is het zorgvuldig opstellen van realistische functieprofielen van groot belang. Bovendien vereist een respectvolle communicatie vanaf dag één een succesvolle integratie van tijdelijke medewerkers.

Samenvattend blijkt de culturele sector een dynamisch werkveld te zijn dat aanzienlijk kan profiteren van professionele HR-strategieën. Hoewel grote instellingen al lange tijd vertrouwen op een divers personeelsbestand, ontdekken culturele organisaties nu pas de mogelijkheden van flexibele arbeidsmodellen. Wie gebruikmaakt van gespecialiseerde wervingsbureaus met branchekennis, profiteert dubbel: van gekwalificeerd personeel én van waardevolle tijdsbesparing in het wervingsproces.

De toekomst van cultureel werk zal ongetwijfeld worden gevormd door hybride personeelsstructuren. Temp2Perm-modellen bieden een elegante brug tussen tijdelijk werk en vaste aanstellingen – waardoor beide partijen elkaar praktisch kunnen leren kennen. Uiteindelijk blijft de culturele sector een arbeidsintensief vakgebied dat zijn artistieke en economische doelen alleen kan bereiken met een slimme personeelsstrategie.