Gestione agile dei progetti nei musei d’arte: come può aiutare un agile coach

In un'epoca in cui praticamente ogni settore sta affrontando rapidi cambiamenti, il mondo dell'arte non fa eccezione. L'evoluzione di questo panorama multiforme non è solo necessaria, ma anche inevitabile. Stiamo assistendo a una richiesta sempre più chiara di trasformazione sociale e culturale, in particolare all'interno di gallerie e musei.

Queste istituzioni, tradizionalmente considerate custodi dell'arte e della cultura, si trovano ora ad affrontare la sfida di ripensare le proprie strutture. Gerarchie rigide e mentalità obsolete spesso soffocano la creatività e lo scambio di idee. È sempre più evidente che è giunto il momento di rompere con i vecchi schemi e avviare un cambiamento culturale che coinvolga sia gli artisti che i visitatori.

Crediamo fermamente di avere a disposizione una moltitudine di soluzioni per promuovere attivamente questo necessario cambiamento. Analizziamo più da vicino alcuni approcci che possono già apportare cambiamenti significativi nel mondo dell'arte. Le gerarchie orizzontali, ad esempio, garantiscono che tutte le voci vengano ascoltate, dal curatore allo stagista. Questa uguaglianza non solo favorisce il dialogo aperto, ma permette anche al talento creativo di contribuire appieno e sviluppare idee innovative.

Inoltre, una mentalità agile un ruolo cruciale in questo processo di trasformazione. Rispondendo con flessibilità ai cambiamenti ed essendo disposti a sperimentare nuovi approcci, gallerie e musei possono creare spazi vivaci e accessibili a tutti. Questo approccio agile può essere ulteriormente rafforzato attraverso una comunicazione rispettosa. 

Gli effetti combinati di questi approcci possono trasformare gli spazi artistici in ambienti più inclusivi e dinamici, luoghi in cui la creatività fiorisce e la collaborazione è un principio fondamentale. Immaginate come sarebbe se ogni visita a una galleria fosse vissuta non solo come una visione passiva delle opere d'arte, ma come una partecipazione attiva a un dialogo sull'arte e sul suo significato nella nostra società.

Le sfide che musei e gallerie devono affrontare in un periodo di rapidi cambiamenti

In un'epoca che si può riassumere come "l'arte nell'era di Instagram" – un'espressione coniata nel 2016 dalla stratega museale digitale Jia Jia Fei – i musei d'arte contemporanea si trovano ad affrontare un'intensa concorrenza da parte di installazioni pop-up e musei social come il Museum of Ice Cream , il sesto museo più popolare su Instagram negli Stati Uniti.

Siamo convinti che i musei tradizionali, se non si adattano alle attuali condizioni di mercato e ai relativi modelli di business tecnologici, rischino di perdere visitatori a favore di attrazioni alternative come i già citati pop-up. Una tesi di laurea magistrale* di Vincent Sulit presso l' Università di San Francisco, pubblicata nel 2017, ha analizzato i cambiamenti organizzativi nei musei e nelle imprese attraverso studi di caso e, sulla base dei risultati ottenuti, ha proposto una possibile strategia per l'adattamento dei musei al mercato attuale, concentrandosi sullo sviluppo di mostre e programmi incentrati sul visitatore e sull'impiego di una gestione agile dei progetti.

Tali raccomandazioni non hanno perso nulla della loro validità fino ad oggi.

La struttura organizzativa gerarchica che i musei hanno a lungo mantenuto non è più adeguata al mondo degli affari odierno, conclude Vincent Sulit. A sostegno di questa affermazione, cita una dichiarazione del noto teorico economico e autore Henry Mintzberg (1996):

"L'unica cosa su cui siede un CEO è un organigramma... Il più straordinario di tutti i manufatti aziendali non si limita mai a prodotti e servizi reali, per non parlare delle persone che creano valore con essi ogni giorno. Sembra che l'organizzazione sia stata creata per il management."*

L'articolo di Mintzberg, in cui mette in discussione la struttura della governance aziendale, è stato scritto quasi trent'anni fa. Ciononostante, riflette adeguatamente la situazione attuale del settore museale. Mentre il settore aziendale oggi si adatta in modo flessibile al mercato, il settore museale fatica a tenere il passo con le sfide del contesto imprenditoriale attuale e futuro, nonostante negli ultimi anni siano stati compiuti maggiori sforzi in tal senso.

Gestione agile dei progetti nei musei

Negli ultimi anni, la gestione agile dei progetti ha trovato applicazione anche nel settore museale, ad esempio, quando il Museum of Modern Art (MoMA) di New York ha riprogettato il proprio sito web durante i lavori di ristrutturazione. Il MoMA ha regolarmente richiesto il contributo di un gruppo di persone provenienti da diversi dipartimenti, che fungevano da "rappresentanti del pubblico "

Questo team si riuniva ogni due settimane per garantire che gli interessi di tutte le parti interessate fossero presi in considerazione. L'approccio ricorda le strategie di progettazione storiche impiegate al Boston Children's Museum negli anni '70, che miravano a garantire una rappresentanza equilibrata di tutti i soggetti coinvolti.

L'uso di concetti agili e del design thinking come metodo di valutazione è fondamentale, poiché consente un ciclo di feedback iterativo e sottolinea l'adattabilità del team del MoMA.

Lavoro agile per musei, istituzioni culturali, team artistici e organizzazioni

Abbattere le barriere gerarchiche

Storicamente, le istituzioni artistiche sono state caratterizzate da rigide gerarchie in cui le decisioni venivano prese dall'alto verso il basso. Tuttavia, il panorama artistico contemporaneo richiede un allontanamento da questo modello tradizionale. L' instaurazione di gerarchie più orizzontali favorisce un approccio più egualitario, in cui idee e contributi sono valorizzati a prescindere dalla posizione individuale.

Questa trasformazione rafforza il senso di autonomia tra i membri del team, consentendo loro di esprimere la propria creatività e contribuire alla visione complessiva dell'istituzione. I collettivi artistici e le collaborazioni tra gallerie rompono con le tradizionali strutture gerarchiche e incarnano i principi delle gerarchie orizzontali. In tali organizzazioni, il processo decisionale è decentralizzato e tutti i membri hanno pari voce in capitolo.

Ad esempio, una galleria cooperativa potrebbe essere gestita congiuntamente da un gruppo di artisti che condividono la responsabilità dell'organizzazione delle mostre, del marketing e delle attività amministrative. Questa gerarchia orizzontale favorisce un senso di responsabilità condivisa e di autonomia creativa.

Tre esempi di un approccio particolarmente rivoluzionario e forse persino radicale sono i seguenti collettivi di artisti:

ruangrupa

Il collettivo di artisti Ruangrupa, che ha assunto la direzione artistica di Documenta Fifty a Kassel, ha portato da Giacarta un approccio artistico unico, diverso dalle tradizioni occidentali. Invece di concentrarsi sui capolavori, il loro obiettivo è la vita comunitaria. La loro filosofia si basa sul concetto indonesiano di Lumbung, che si riferisce a un granaio di riso utilizzato in comunità e pone l'accento su valori come la collettività e l'equa distribuzione delle risorse.

Questi principi hanno plasmato sia la loro collaborazione sia l'allestimento della mostra Documenta.

Ragazze guerrigliere

Le Guerrilla Girls sono un collettivo di artiste femministe di New York che da oltre 35 anni critica il mondo dell'arte e le sue strutture di potere. Con domande provocatorie come "Le donne devono essere nude per entrare in un museo?" , mettono in luce lo squilibrio presente nel mondo dell'arte, dove l'attenzione si concentra solitamente su artisti uomini e donne nude.

Le loro performance, in cui i membri indossano maschere da gorilla, creano un'atmosfera ironica e gioiosa, permettendo al loro messaggio di uguaglianza di essere recepito al meglio. Il gruppo si impegna attivamente per la visibilità delle donne, delle persone di colore, delle persone con disabilità e delle persone LGBTQ+ nel mondo dell'arte.

I loro contenuti sono supportati da slogan concisi e statistiche che dimostrano la sottorappresentazione di questi gruppi. Dalla sua fondazione, oltre 50 artiste hanno contribuito ai loro progetti e le loro opere sono ora esposte in rinomati musei.

raumlaborberlin

Il collettivo di architetti raumlaborberlin ha vinto a sorpresa il Leone d'Oro alla Biennale di Architettura di Venezia. Fin dalla sua fondazione nel 1999, il collettivo si è impegnato nella riqualificazione di luoghi degradati, con particolare attenzione alla sostenibilità sociale.

I due progetti presentati a Venezia – Floating University e House of Statistics – sono stati lanciati a Berlino nel 2018 e illustrano l'impegno a riprogettare gli spazi per la popolazione.

Coltivare una mentalità agile

Una mentalità dinamica consente alle gallerie d'arte di rispondere rapidamente all'evoluzione delle tendenze, alle preferenze del pubblico e ai cambiamenti sociali. Questo approccio favorisce la sperimentazione, l'assunzione di rischi e i processi iterativi. Abbandonando una pianificazione rigida e adottando una strategia più agile, le istituzioni possono rimanere rilevanti e comunicare in modo significativo con il proprio pubblico.

Come si può raggiungere questo obiettivo?

È di fondamentale importanza convincere la dirigenza della propria istituzione ad adottare un cambiamento culturale. I leader devono riconoscere i vantaggi dell'agilità nel rispondere ai cambiamenti del mercato e nel promuovere la creatività. È necessario abbattere i compartimenti stagni tra i dipartimenti e favorire la collaborazione tra le diverse aree e i team. Bisogna abbandonare la pianificazione rigida a lungo termine a favore di un approccio flessibile e iterativo.

Integrare metodi di gestione agile dei progetti

Integra metodi di gestione dei progetti agili come Scrum o Kanbanper garantire adattabilità e miglioramento continuo. Stabilisci canali di comunicazione aperti e regolari. Incontri periodici, riunioni quotidiane e sessioni di feedback possono contribuire a mantenere informati tutti gli stakeholder e allineati con gli obiettivi dell'organizzazione.

Promuovere una cultura di autodeterminazione e autonomia

Incoraggiate i membri del team ad assumersi la responsabilità dei propri compiti e dei processi decisionali. Adottate una mentalità incentrata sul cliente. Nel mondo dell'arte, il "cliente" essere il pubblico, gli artisti o lo staff. Individuate le loro esigenze, raccogliete feedback e adattate le vostre strategie di conseguenza.

Sviluppa un atteggiamento aperto al cambiamento

Nel mercato dell'arte, l'adattabilità è fondamentale, poiché le tendenze possono cambiare rapidamente. Fornisci al tuo team le competenze necessarie per gestire l'incertezza e rispondere in modo proattivo ai cambiamenti del settore.

Riconoscere e apprezzare sia i grandi che i piccoli successi.

Promuovere una comunicazione rispettosa

La comunicazione è l'elemento essenziale di qualsiasi organizzazione e svolge un ruolo centrale nel mondo dell'arte, plasmando le narrazioni e promuovendo le relazioni interpersonali. Il passaggio a una comunicazione rispettosa richiede il riconoscimento e l'apprezzamento di prospettive, opinioni e contributi diversi.

Creare un ambiente che incoraggi il feedback costruttivo contribuisce a creare una cultura del miglioramento continuo. Questo non solo migliora la qualità del lavoro svolto, ma rafforza anche la coesione del team.

Annika Wittrock , consulente di marketing per artisti e creativi, offre 10 consigli per promuovere una cultura di critica costruttiva in un team in crescita

In che modo un Agile Coach può aiutare in questo?

Un Agile Coach può aiutare un museo in vari modi a integrare metodi agili nei suoi processi di gestione.

Ecco alcuni passaggi e approcci concreti su come farlo:

Analisi introduttiva e consulenza

1. Analisi dei bisogni: l'Agile Coach inizia con un'analisi completa dei metodi di lavoro attuali per identificare le esigenze e le sfide specifiche del museo. Ciò include colloqui con i dipendenti a vari livelli gerarchici e l'osservazione dei processi esistenti.

2. Workshop e corsi di formazione: Introduzione dei principi base della gestione agile dei progetti attraverso workshop e corsi di formazione per tutti i dipendenti interessati. Vengono illustrati concetti fondamentali come Scrum, Kanban e Lean Management.

Implementazione di metodi agili

1. Framework Scrum: Introduzione al framework Scrum per i team di progetto. L'Agile Coach assiste nella definizione dei ruoli Scrum (Product Owner, Scrum Master, Team di sviluppo), nella creazione dei Product Backlog e nella conduzione di sprint regolari.

2. Lavagne Kanban: Implementare lavagne Kanban per visualizzare i flussi di lavoro e promuovere il miglioramento continuo. Ciò è particolarmente utile per i team che lavorano su progetti e attività in corso, come l'organizzazione di mostre o la gestione di collezioni.

Promuovere gerarchie piatte

1. Team auto-organizzati: Supporto nella formazione di team interdisciplinari auto-organizzati, in grado di lavorare in modo indipendente sui progetti. Ciò riduce gli ostacoli amministrativi e promuove la comunicazione diretta e la collaborazione tra i membri del team.

2. Coaching per la leadership: un percorso di coaching per dirigenti volto a promuovere una nuova cultura di fiducia e delega. I leader imparano a concentrarsi sul ruolo di mentori e coach piuttosto che sul mero controllo.

Stabilire cicli di feedback iterativi

1. Retrospettive periodiche: Introducete retrospettive periodiche al termine di ogni fase o sprint del progetto. Questi incontri servono a rivedere ciò che è andato bene e ciò che può essere migliorato. Il team riflette insieme e pianifica misure concrete per l'ottimizzazione.

2. Instaurare una cultura del feedback: Creare una cultura del feedback aperta in cui i dipendenti possano fornire e ricevere feedback regolarmente. Ad esempio, si possono utilizzare sondaggi, riunioni periodiche o strumenti digitali per raccogliere feedback.

Adattamento e ridimensionamento

1. Progetti pilota: Iniziamo con progetti pilota di dimensioni ridotte per testare l'approccio agile e ottenere i primi successi. Le informazioni ricavate da questi progetti pilota vengono utilizzate per estendere i metodi a progetti più ampi e ad altri dipartimenti.

2. Miglioramento continuo: l'Agile Coach supporta il museo nella valutazione e nell'adattamento continui delle pratiche agili. Ciò garantisce che i metodi e i processi soddisfino sempre le esigenze e le sfide attuali del museo.

Misure di accompagnamento

1. Gestione del cambiamento: Implementazione di un piano completo di gestione del cambiamento per facilitare la transizione ai metodi agili. Ciò include la comunicazione regolare dei benefici e dei progressi a tutti i dipendenti.

2. Strumenti e tecnologie Agile: Introduzione e formazione su strumenti e tecnologie Agile a supporto dei nuovi processi, come Jira, Trello o altri strumenti di gestione e collaborazione di progetto.

Risultati di esempio

Una gestione agile dei progetti integrata con successo può aiutare il museo a pianificare e realizzare le mostre in modo più rapido e flessibile, a rispondere in modo più efficiente al feedback dei visitatori e a creare un ambiente di lavoro innovativo e collaborativo che aumenta l'attrattiva del museo sia per il personale che per i visitatori.

Grazie alla stretta collaborazione con un Agile Coach, il museo può imparare e migliorare costantemente, diventando così un'organizzazione più sostenibile e competitiva.

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