Budgeting e bootstrapping efficaci per i liberi professionisti in tempi difficili

Lavorare come freelance presenta vantaggi e svantaggi. Un aspetto centrale nella vita di un freelance o di un lavoratore autonomo è la gestione del budget .

Questo articolo di rivista intende offrire una guida alla gestione del budget e alla riduzione dei costi per i freelance in tempi difficili. Offre importanti suggerimenti da tenere a mente, oltre a una conclusione conclusiva.

I redditi irregolari derivanti dal lavoro freelance rendono la gestione del budget difficile, ma essenziale. Consulta la nostra guida alla gestione del budget per freelance per creare un budget su misura per le tue esigenze. Gestire il budget come freelance può essere impegnativo, soprattutto se sei abituato a ricevere pagamenti mensili regolari.

A causa dell'instabilità finanziaria, una gestione intelligente del budget è fondamentale. Ci sono delle buone pratiche da tenere a mente? Assolutamente sì! Consulta la nostra guida rapida con consigli essenziali per la gestione del budget per i freelance.

Iniziamo con alcune informazioni di base sulla pianificazione del budget e sul bootstrapping . Il termine deriva dall'inglese e viene utilizzato principalmente per startup e imprenditori individuali che hanno bisogno di mantenere i costi il ​​più bassi possibile a causa di entrate assenti o irregolari. In Germania, in un contesto aziendale, diremmo:

"Stai sul piede più stretto possibile."

Perché una buona pianificazione del budget è essenziale per i liberi professionisti

I progetti autonomi sono spesso come aspettare i famosi autobus turistici di Londra: si aspetta pazientemente ma invano, e poi all'improvviso ne arrivano diversi contemporaneamente. Anche i pagamenti ai clienti variano, da pagamenti immediati a pagamenti nel corso dell'anno, con un pizzico di fortuna.

La creazione di un budget dettagliato è fondamentale per una gestione efficace dei ricavi e delle finanze. Un budget strutturato è essenziale per garantire la stabilità finanziaria sia dei liberi professionisti che delle aziende.

Funge da guida per la pianificazione e l'attuazione di decisioni e obiettivi finanziari , contribuendo a evitare colli di bottiglia finanziari. Inoltre, un budget fornisce linee guida chiare per l'allocazione delle risorse e contribuisce a ottimizzare le performance finanziarie .

Per i liberi professionisti, la pianificazione del budget è quindi un elemento fondamentale per il successo professionale e la sicurezza finanziaria a lungo termine.

Ricordo vividamente i miei primi anni come piccolo imprenditore, dal 2004 al 2008. Senza una pianificazione disciplinata, avrei fallito in men che non si dica.

Quali sottoaree devono essere prese in considerazione:

Reddito variabile

I lavoratori autonomi non hanno un reddito fisso come i dipendenti. Pertanto, è fondamentale tenere sotto controllo le proprie finanze per sopravvivere anche in periodi difficili e in difficoltà finanziarie per la propria attività.

Creare un budget specifico per i lavoratori autonomi consente di gestire le proprie entrate discontinue attraverso una pianificazione finanziaria precisa e di superare così con successo le sfide.

Gestione delle spese

Che si tratti di spese aziendali o personali, entrambi gli ambiti svolgono un ruolo essenziale nella vita di un lavoratore autonomo. La gestione del budget è fondamentale per gestire efficacemente sia le spese personali che quelle aziendali.

Per questo motivo, i liberi professionisti esperti scelgono di investire in un software di contabilità che li aiuti a registrare, monitorare e controllare facilmente le spese personali e aziendali.

Pianificazione e gestione fiscale

Un elemento cruciale della pianificazione del budget per i lavoratori autonomi è la pianificazione e l'amministrazione fiscale. A differenza dei dipendenti, la cui pianificazione fiscale è gestita dal datore di lavoro, i lavoratori autonomi sono gli unici responsabili della propria pianificazione e amministrazione fiscale.

Una pianificazione efficace del budget aiuta la tua azienda a rispettare esattamente le normative fiscali.

Per esperienza personale, posso dire che di solito tutto inizia in modo innocuo, con qualche ricevuta e un semplice conto economico (EUR). Tuttavia, il passaggio a diventare un imprenditore con partita IVA completa è stato molto difficile per me e ha messo a dura prova la mia pianificazione. Probabilmente presto passerò da ditta individuale a società a responsabilità limitata (GmbH), il che renderà la pianificazione ancora più complessa.

Per evitare di finire nei guai, è essenziale pianificare con lungimiranza. Molti liberi professionisti e lavoratori autonomi si sono trovati di fronte a una sorpresa quando si è trattato di pagamenti arretrati dell'IVA dopo il primo anno.

Riserve e accantonamenti

Anche questo è un aspetto che ho trascurato e rimandato per troppo tempo. Ripensandoci, sembra un errore evidente. Fino alla pandemia di coronavirus, ero abituato a un aumento costante di vendite e ricavi. Con i lockdown e, in ultima analisi, la guerra in Ucraina e lo shock inflazionistico, ho fatto affidamento sulle riserve.

Una solida pianificazione finanziaria è essenziale per i lavoratori autonomi come noi, per creare una rete di sicurezza o gestire riserve di emergenza ed essere preparati anche in periodi di difficoltà economiche. A causa delle fluttuazioni del reddito dei lavoratori autonomi, è essenziale costituire un fondo di emergenza o di sicurezza per eventi imprevisti.

Una pianificazione finanziaria efficace aiuta i lavoratori autonomi a gestire le proprie riserve di emergenza, preparandoli così al meglio per il futuro.

Pianificazione pensionistica / previdenza privata

I lavoratori autonomi non ricevono piani pensionistici aziendali dai datori di lavoro, né sono tenuti a sottoscrivere un'assicurazione pensionistica obbligatoria. Pertanto, sono responsabili della salvaguardia del proprio futuro finanziario.

Un budget attento aiuta a concentrarsi sui fondi di emergenza e sugli investimenti, garantendo così un solido piano pensionistico. Non iniziare troppo tardi! So per esperienza personale quanto possa essere allettante rimandare queste spese a più tardi per dedicarsi a questioni presumibilmente "più urgenti".

Ora che conosciamo la portata della nostra pianificazione, ci concentreremo sulla definizione concreta del budget per i freelance e sull'individuazione di importanti potenziali risparmi sulle spese.

Come stilare un budget per un libero professionista: guida, consigli, suggerimenti

Per i dipendenti con uno stipendio mensile fisso, la gestione del budget è più semplice perché conoscono esattamente il proprio reddito mensile. Per i freelance, invece, prevedere le spese è più difficile perché il reddito può variare (a volte in modo significativo).

Tuttavia, questo non dovrebbe impedirti di monitorare le tue abitudini di spesa e di tenere sotto controllo le tue finanze!

Ecco alcuni consigli efficaci per la gestione del budget che possono essere utili ai freelance. La gestione del budget è una necessità essenziale per i freelance. Per competere efficacemente in un mercato altamente competitivo, i freelance devono implementare una pianificazione del budget e un controllo delle spese personalizzati.

In sostanza, la gestione del budget per i freelance implica il calcolo del reddito mensile e delle detrazioni per le spese, i risparmi futuri, le riserve, la pianificazione pensionistica e la pianificazione fiscale. Offriamo una guida dettagliata alla gestione del budget per i freelance qui.

Allora cominciamo!

01 Calcola il reddito medio mensile

Il tuo reddito da freelance dipende dai tuoi progetti e dai tuoi clienti, il che può comportare fluttuazioni mensili. Pertanto, è importante calcolare il tuo reddito medio mensile per una pianificazione accurata del budget.

A differenza dei dipendenti con uno stipendio fisso, la gestione del budget da parte di un libero professionista richiede un'analisi attenta del proprio reddito.

Come accennato, potresti guadagnare 7.000 € un mese e arrivare a malapena a 1.000 € il mese successivo.

Per gestire regolarmente le mie finanze, calcolo un importo medio su un periodo di, diciamo, 12 mesi. Sommando tutte le cifre, arrivo a, diciamo, 54.000 euro all'anno. Dividendo per 12, ottengo un reddito medio mensile di 4.500 euro.

Preferisco essere cauto nella gestione del budget, perché la vita è spesso imprevedibile. Sulla base di queste cifre, probabilmente pianificherei un reddito mensile medio di 3.750 euro per il prossimo anno. Certo, tutti noi ci sforziamo di aumentare il nostro reddito, ma dovremmo essere consapevoli che alcune cose sono al di fuori del nostro controllo.

Pertanto, mi sento più a mio agio a pianificare un budget leggermente inferiore. Tuttavia, il mio stipendio non sarà di 3.750 euro, perché le tasse vengono trattenute automaticamente per i dipendenti e metà dei contributi previdenziali sono a carico del datore di lavoro, mentre questo non vale per i lavoratori autonomi.

Come libero professionista, in genere paghi le tasse più tardi (a meno che tu non scelga di effettuare tu stesso consistenti acconti nell'anno in corso), ma poiché vogliamo trasformarti in un dipendente, dobbiamo bilanciare i conti. L'importo da dedurre dipende dal tuo reddito, dal luogo di residenza e da diverse variabili, tra cui le spese aziendali. Esistono calcolatori online che possono aiutarti in questo.

Poiché i numeri tondi sono più facili da calcolare, accantoneremo 1.000 euro al mese per le tasse e 500 euro per l'assicurazione sanitaria e per l'assistenza a lungo termine, il che significa che per l'anno a venire avremo uno stipendio mensile di 2.250 euro. Idealmente, tuttavia, dovremmo anche dedurre e investire un risparmio pensionistico pari a circa il 20% di questo importo.

A quel punto ci rimarrebbero 1.800 euro al mese per le spese correnti e per il sostentamento.

02 Conti separati e un sistema di pagamento degli stipendi

Esistono vari metodi per pagarsi, soprattutto nel contesto di un reddito da freelance.

Un'opzione è quella conti bancari separati per gestire entrate e uscite. In alternativa, è possibile tenere traccia di tutto in un unico conto. Alcune persone preferiscono il contante per tenere traccia del proprio budget e tenere le spese sotto controllo.

Un sistema di pagamento efficace e fisso aiuta a ottenere un reddito regolare e a bilanciare finanziariamente i mesi fluttuanti.

Si consiglia inoltre di accantonare del denaro per le tasse. Tuttavia, potrebbe accadere che lo stipendio personale non sia sufficiente a coprire tutte le spese. Discuteremo le possibili soluzioni nel passaggio successivo.

03 Calcola le spese e i costi mensili

Abbiamo già analizzato il lato delle entrate, ora è il momento di tenere sotto controllo le spese . Anche se a prima vista questo passaggio può sembrare semplice, in realtà è un po' più complicato di quanto si possa pensare.

Richiede di elencare tutti i costi, sia ricorrenti ( costi fissi ) che una tantum ( costi variabili ). A causa della percepita pigrizia, molte persone tendono a saltare questo passaggio o a non completarlo in modo approfondito. Tuttavia, è fondamentale avere una panoramica accurata di tutte le spese mensili. Anche piccole somme possono accumularsi, quindi è importante considerare tutto.

Una volta elencate le spese, è il momento di stabilire quali obbligatorie . Il resto può essere evitato nel peggiore dei casi, o coperto dai risparmi, se necessario.

I costi fissi si riferiscono a spese inevitabili come affitto, mutui, premi assicurativi, finanziamenti per l'acquisto di un'auto e rate di prestiti. I costi variabili, invece, possono essere ridotti o evitati attraverso una pianificazione efficace del budget, come le spese per cibo, elettricità, viaggi, riparazioni, marketing e altro ancora.

Si consiglia di stabilire una spesa media mensile per determinare l'importo che può essere utilizzato per la pianificazione fiscale, i fondi di emergenza o i risparmi dopo aver dedotto le spese dal reddito.

Per tenere sotto controllo la tua situazione finanziaria, è essenziale monitorare attentamente le tue spese effettive. Affidarsi a stime vaghe può portare a spiacevoli sorprese. Monitorando accuratamente le tue spese, manterrai il controllo del tuo budget ed eviterai potenziali problemi finanziari.

Attenzione: la maggior parte delle persone tende a sovrastimare le proprie spese. Pertanto, siate costantemente realisti e tenete sempre sotto controllo la vostra situazione finanziaria per garantire una stabilità a lungo termine.

È inoltre essenziale non solo coprire le spese correnti, ma anche, ove opportuno, saldare i debiti, coprire le rate dei prestiti e provvedere alle esigenze future. Tra queste rientrano la preparazione strategica per la pensione, eventi imprevisti e occasioni importanti come vacanze e matrimoni di amici.

04 Opzioni di bootstrapping

Imposta un massimo di spesa mensile

Capita che il reddito mensile sia significativamente più alto in certi mesi rispetto ad altri. In questi momenti, la tentazione di sperperare subito il denaro extra o di fare acquisti costosi è forte.

Tuttavia, è consigliabile stabilire un limite alle spese mensili per garantire la sicurezza finanziaria anche nei periodi di reddito più basso.

Pianifica attentamente i tuoi viaggi

Dal momento che al momento non hai a disposizione soldi extra per le attività ricreative, è fondamentale pianificare i tuoi viaggi in base al tuo reddito.

Se hai appena firmato un contratto di 6 mesi, questo sarebbe il momento ideale per pianificare una pausa o una breve vacanza, dato che il tuo reddito è sicuro.

Stai affrontando qualche mese senza entrate? Forse dovresti aspettare che la situazione migliori prima di prenotare la tua prossima vacanza.

Scegli le priorità finanziarie

Il metodo di budgeting 50/30/20 è uno strumento efficace per i lavoratori autonomi per gestire le proprie finanze. Con questa strategia, il 50% del reddito dovrebbe essere utilizzato per le spese ordinarie, il 30% per esigenze flessibili come abbonamenti in palestra, biglietti del cinema e abbigliamento, e il restante 20% dovrebbe essere utilizzato per obiettivi di risparmio a lungo termine, pianificazione pensionistica o rimborso dei debiti.

Utilizza i pratici calcolatori online per capire come allocare al meglio il tuo budget.

Affittare invece di acquistare

In qualità di imprenditore freelance, solitamente puoi dedurre dalle tasse alcuni dei costi sostenuti per le attività aziendali.

Le spese tipiche di un libero professionista includono banda larga e accesso a Internet, linee fisse dedicate, smartphone, noleggio di telefoni cellulari e chiamate, nonché hardware informatico come PC , monitor e accessori. L'importo della detrazione fiscale dipende dall'intensità di utilizzo di queste risorse per la propria attività. Queste spese devono essere attentamente documentate per massimizzare i benefici fiscali.

A seconda del settore, potresti dover effettuare acquisti costosi per l'attrezzatura. Questo vale soprattutto per i fotografi professionisti e le società di produzione video.

Ma in generale, per prima cosa è necessario acquistare un set di attrezzature di base, tra cui un PC, un laptop, uno o più monitor, un tablet, ecc.

Soprattutto all'inizio, tali spese possono rapidamente raggiungere cifre a cinque cifre. Tuttavia, se il budget è limitato, è possibile noleggiare l'attrezzatura in modo semplice e conveniente. Oppure, nel caso dei fotografi, utilizzare attrezzature usate o modelli più vecchi.

Fornitori come LiveRental offrono il noleggio di apparecchiature IT come PC desktop, iMac, laptop, iPad e tablet . Offrono anche smartphone, stampanti e altri accessori per liberi professionisti e aziende.

Fornitori come LiveRental utilizzano attrezzature all'avanguardia per fornirti hardware e software di ultima generazione. Diversi modelli di noleggio flessibili si adattano perfettamente alle esigenze dei lavoratori autonomi, sia per progetti a breve termine che per programmi a lungo termine.

Inoltre, è disponibile un supporto tecnico esperto per fornire assistenza tecnica, assistenza all'installazione e servizi di manutenzione. Questo è molto utile se si desidera concentrarsi sulle proprie competenze principali invece di occuparsi di approvvigionamento, installazione e manutenzione dell'hardware.

Noleggiando o prendendo in leasing l'hardware, gli elevati costi di acquisizione possono essere ripartiti su molti mesi, riducendo notevolmente l'onere finanziario.

Inizia ogni mese con un nuovo budget

Una volta che avrai imparato a gestire la tua pipeline di lavoro freelance, sarai in grado di prevedere con precisione il tuo reddito mensile.

Inizia il mese con un piano e un budget ben ponderati per coprire tutte le spese, aumentare i risparmi e mantenere una chiara panoramica delle tue spese personali.

Rendi gli incontri con i clienti convenienti

Quando si vogliono attrarre nuovi potenziali clienti, è consigliabile evitare cene o cocktail costosi e proporre invece incontri per un caffè o incontri più informali.

Ciò consente di creare nuovi contatti in modo più efficiente e conveniente.

Negoziare il lavoro da casa

Alcuni clienti potrebbero preferire la tua presenza nel loro ufficio durante il periodo contrattuale.

Tuttavia, si consiglia di utilizzare l'opzione di lavoro da casa per ridurre al minimo le spese di viaggio e di vitto.

Scopri quali spese sono deducibili dalle tasse

Questa è una regola fondamentale per i lavoratori autonomi. Sapere quali acquisti e spese sono deducibili dalle tasse vi aiuterà a pianificare e gestire meglio le vostre finanze. Tuttavia, fate attenzione a non effettuare acquisti spacciandoli per "spese aziendali" quando il denaro scarseggia.

Alla fine pagherai comunque di tasca tua!

Ecco un elenco (non esaustivo) delle spese aziendali deducibili dalle tasse :

• Affitto ufficio / affitto sala / spazio di lavoro a casa
• Costi di Internet/banda larga
• Piano(i) di telefonia mobile
• Hosting di siti web
• Attrezzatura tecnica come un nuovo computer portatile, un mouse per computer portatile, cancelleria, cartucce per stampanti, ecc.
• Spese di viaggio nella misura in cui siano connesse a viaggi di lavoro
• Tutti i corsi di formazione professionale o online
• Libri di economia
• Tutti gli abbonamenti professionali (ad esempio Software-as-a-Service, Strumenti online, Software , …)
• Costi pubblicitari
• Attrezzature specifiche del settore, come una macchina fotografica per un fotografo o una PlayStation per uno sviluppatore di giochi

Sfrutta al meglio le app di budgeting

Qualunque sia lo strumento di budgeting online che scegli, i tuoi obiettivi di risparmio saranno sicuramente potenziati automatizzando questa attività finanziaria. Vedere esattamente quanti soldi spendi ogni mese in diverse attività e tenere traccia di più obiettivi di risparmio può fare una grande differenza!

Utilizzare un efficace strumento di budgeting online è fondamentale per raggiungere con successo i propri obiettivi finanziari. Automatizzare la gestione delle finanze contribuirà senza dubbio a rafforzare il proprio piano di risparmio. Suddividendo le spese mensili per le varie attività e monitorando in dettaglio i diversi obiettivi di risparmio, si otterranno sicuramente cambiamenti positivi nelle proprie abitudini finanziarie.

Dal monitoraggio chiaro delle spese alla pianificazione dei risparmi, l'utilizzo di uno strumento di questo tipo può avere un impatto significativo sul tuo futuro finanziario.

05 Separare le riserve finanziarie a breve e a lungo termine

Attraverso una pianificazione attenta e intelligente del budget, è possibile creare un cuscinetto finanziario per prepararsi a spese impreviste, come riparazioni del riscaldamento o visite dal dentista.

Allo stesso tempo, è possibile obiettivi di risparmio a lungo termine , che si tratti dell'istruzione dei figli o dell'acquisto di una casa di proprietà. Per i lavoratori autonomi, in particolare, creare un cuscinetto finanziario è importante tanto quanto stipulare un'assicurazione adeguata.

La vita da libero professionista è già abbastanza stressante: ulteriori preoccupazioni finanziarie non dovrebbero rappresentare un peso.

06 Tenere separati i conti personali e aziendali

Immagina di avere due gruppi di clienti diversi: proprio come conserveresti i risultati dei progetti per clienti diversi in cartelle separate, anche le finanze aziendali e personali dovrebbero rimanere separate.

Mescolare le cose in fretta crea confusione e ambiguità, rendendo difficile seguire strategie di budget intelligenti. Molti provider di online banking per conti aziendali e conti bancari personalizzati consentono di gestire il proprio denaro senza sforzo.

Ciò non solo semplifica la separazione delle finanze aziendali da quelle personali, ma consente anche di ricevere pagamenti gratuiti in qualsiasi valuta e di prelevare denaro dagli sportelli bancomat senza costi aggiuntivi.

07 Quante tasse devi mettere a bilancio?

Un'attenta pianificazione fiscale come libero professionista richiede una certa disciplina, perché il mancato rispetto dei consigli più comuni può rapidamente comportare costi elevati, non solo sotto forma di enorme stress, ma anche di rischio di multe.

È una buona idea imparare dalle esperienze altrui e accantonare almeno il 25-30% del proprio reddito. In questo modo, si può essere certi di essere preparati al meglio per le proprie passività fiscali a fine anno.

08 Preparati al peggio: crea scenari peggiori

Finora abbiamo dedicato molto tempo a esaminare le nostre entrate e spese passate. Ma un budget è molto più di una semplice analisi delle cifre passate: è un documento lungimirante che aiuta a pianificare il proprio futuro finanziario.

Creando previsioni e stime per il tuo reddito nei prossimi mesi e anni, puoi essere più preparato a raggiungere i tuoi obiettivi finanziari.

Nella fase successiva, utilizzeremo i dati e le informazioni raccolti finora per estrapolare i dati al futuro. Questo ci permetterà di formulare ipotesi realistiche su come potrebbe evolversi la nostra situazione finanziaria nelle prossime settimane o mesi.

Esistono diverse app e soluzioni software sul mercato che possono aiutarti a pianificare le tue finanze future. Ecco solo alcune possibili opzioni (naturalmente ce ne sono molte altre):

• QuickBooks
• FreshBooks
• Impulso
• Xero
• Menta

09 Diversificazione: non mettere tutte le uova nello stesso paniere

Infine, vorrei sottolineare l'importanza di diversificare il reddito per i freelance. In questo contesto, vorrei sottolineare che la dipendenza da un singolo cliente rappresenta un rischio significativo, poiché i progetti freelance sono volatili e le aziende sono spesso le prime a licenziare i freelance in periodi di riduzione dei costi.

In questo contesto, dovresti anche assicurarti di non cadere nel "finto lavoro autonomo", che comporterebbe la successiva richiesta di contributi previdenziali da parte dell'Agenzia Federale per il Lavoro (BfA). Questo può essere molto spiacevole.

Una guida dettagliata su questo argomento è disponibile qui: Evitare il falso lavoro autonomo: la situazione giuridica attuale nel 2024 .

Si consiglia di distribuire il reddito tra diversi clienti abituali per garantire la sicurezza finanziaria. Tale diversificazione può prevenire perdite di reddito improvvise e compensare la perdita di contratti di lavoro.

La realtà del lavoro freelance è che non esiste la sicurezza del posto di lavoro. Pertanto, è particolarmente importante essere preparati.