Gestione del progetto: perché gli artisti traggono vantaggio da una pianificazione efficiente

La maggior parte degli artisti sogna di lavorare sodo e con determinazione sulla propria arte e raggiungere così il successo. Tuttavia, molti artisti, soprattutto all'inizio della loro carriera, rimangono ripetutamente sorpresi da quanto lavoro non artistico sia necessario per sostenere la loro arte.

Per un creativo alle prime armi, è fin troppo facile sottovalutare quanto tempo potrebbe richiedere organizzare la vendita della propria arte, imballare e spedire le opere commissionate, comunicare con studi, gallerie e acquirenti d'arte, rimanere informati sulle scadenze e presentare homepage , su Instagram

Persiste il mito secondo cui i professionisti creativi possano semplicemente concentrarsi sulla propria arte nel loro studio e che tutto il resto accada automaticamente. Tuttavia, non è così. Più che in molte altre professioni, gli artisti devono essere in grado di svolgere più attività contemporaneamente, lavorare in team, gestire le vendite e la propria carriera, e anche promuovere se stessi.

Soprattutto quando si avvicinano scadenze importanti o progetti significativi, un coordinamento efficace con diverse persone e la gestione di attività con scadenze diverse sono essenziali. Tenere traccia di tutti questi aspetti contemporaneamente può essere snervante. Quando il carico di lavoro amministrativo necessario per la produzione artistica diventa eccessivo, può portare al burnout, compromettere la comunicazione con partner, commercianti e clienti e, in definitiva, compromettere la qualità dell'opera.

Considerando la produzione artistica da una prospettiva di project management, gli strumenti di project management possono aiutare a gestire le attività amministrative e di coordinamento. Un approccio orientato al project management può supportare il mantenimento di una visione d'insieme delle responsabilità e rafforzare la comunicazione con dipendenti e partner.

Ciò rende chiaro come ogni singola misura contribuisca alla realizzazione della visione più ampia.

Che cos'è la gestione dei progetti?

Il project management è la pianificazione, l'esecuzione e il controllo sistematici di progetti per raggiungere obiettivi definiti entro limiti di tempo, risorse e budget specifici. I progetti sono caratterizzati da una durata limitata e da obiettivi chiari.

Molti concetti di project management hanno origine nel mondo degli affari , in particolare nel settore tecnologico. Ad esempio, un progetto nel mondo della tecnologia potrebbe comportare lo sviluppo di una nuova app o la riprogettazione di un sito web. Tuttavia, anche gli artisti possono trarre vantaggio dai principi del project management .

Sebbene l'intera carriera di un artista non sia un progetto, iniziative specifiche possono essere considerate progetti. Alcuni esempi includono la messa in scena di un'opera teatrale, la produzione di merchandising per i mercatini di Natale o la richiesta di sovvenzioni. Nella gestione dei progetti vengono utilizzati vari metodi come Agile, Kanban e Waterfall, ma tutti seguono fondamentalmente gli stessi passaggi.

Questi passaggi possono essere delineati esempio di un gruppo teatrale libero

1. Iniziazione

Il primo passo determina come sarà strutturato il tuo progetto. Quali sono i tuoi obiettivi? Quanto dovrebbe essere grande o piccolo? Un ipotetico gruppo teatrale potrebbe usare questo passaggio per decidere se mettere in scena un'opera teatrale, una lettura scenica o una serie di monologhi indipendenti, e se questo debba durare una sola sera, un numero limitato di rappresentazioni o una serie di spettacoli.

2. Pianificazione

La fase di pianificazione consiste nel definire come raggiungere i propri obiettivi. Durante questa fase, viene creato un budget, viene formato il team appropriato e vengono identificati potenziali rischi e sfide. Il nostro gruppo teatrale di esempio utilizzerebbe la fase di pianificazione per assegnare i ruoli, trovare un regista, assumere i macchinisti, scegliere la sede dello spettacolo e discutere potenziali problemi.

3. Produzione / Esecuzione

Questa è la parte più coinvolgente! In questa fase, si mettono in atto le misure pianificate. Per il gruppo teatrale, questo significa prove, prove tecniche e, infine, lo spettacolo.

4. Monitoraggio e controllo

Questo aspetto della gestione del progetto abbraccia l'intero ciclo di vita di un progetto. Qui, tu e il tuo team potete verificare se siete ancora sulla buona strada e, se necessario, stabilire nuovi obiettivi. Per l'ipotetico gruppo teatrale, questo potrebbe significare garantire che l'allestimento del palco, la tempistica degli artisti e la progettazione dei costumi procedano senza intoppi.

Potrebbe anche significare offrire supporto al team per garantire che tutte le risorse siano disponibili e che le difficoltà vengano superate.

5. Conclusion

Ogni progetto ha una fine. Questa fase finale consiste nel dare al progetto una conclusione adeguata e nel chiudere eventuali questioni in sospeso. Per il gruppo teatrale, questo potrebbe significare organizzare una sessione di riflessione con gli attori e il team tecnico per discutere del progetto, organizzare una festa con l'ensemble e assicurarsi che tutte le fatture siano state pagate.

Questa classificazione può essere applicata alla maggior parte dei settori artistici delle arti performative e visive.

Perché la gestione dei progetti è importante per tutti gli artisti

Inizialmente, potrebbe sembrare che applicare la gestione dei progetti alla tua attività comporti un ulteriore carico di lavoro amministrativo. Oppure potresti sentirti come se ti stessi vendendo quando usi termini commerciali per dichiarare che la tua opera d'arte è esaurita.

Tuttavia, la tua arte richiede effettivamente alcuni aspetti amministrativi. Anche procurarsi i materiali e rispettare un budget che ti soddisfa fanno parte del lavoro amministrativo. Trovare uno studio è un'attività amministrativa, così come gestire le richieste di acquisto.

Creando un framework per comprendere questi aspetti amministrativi del tuo lavoro, puoi suddividerli in parti gestibili. Ricorda che rispondere alle email o creare fogli di calcolo ti aiuta a realizzare la tua visione creativa.

La gestione dei progetti può aiutarti a definire aspettative e limiti per supportare sia il tuo team che te stesso. Comunicare chiaramente la tua visione, come si inserisce nel quadro generale e quando è necessario intraprendere azioni specifiche offre al tuo team una migliore comprensione delle tue esigenze. Questo consente anche di pianificare i flussi di lavoro di conseguenza.

Una mentalità basata sui progetti può aiutarti a ricordare che il lavoro amministrativo poco attraente è solo una fase del progetto e che presto sarai di nuovo immerso nel lavoro creativo.

Prendendoti cura dell'amministrazione e pianificando in anticipo, puoi canalizzare meglio la tua energia creativa."

Primi passi con la gestione del progetto: poniti queste domande

Per integrare un concetto di framework per la gestione del progetto nel tuo processo creativo, ti consigliamo di iniziare domande guida

1. Quali sono i tuoi obiettivi e desideri?

Pensa specificamente a ciò che vuoi realizzare nei prossimi mesi o anni. Vuoi completare una serie di sculture, produrre un lungometraggio, finire la tua sceneggiatura o ottenere i fondi per un anno sabbatico? Avere obiettivi chiari ti aiuterà a rimanere concentrato e motivato.

2. Di quali risorse hai bisogno?

Considera le risorse finanziarie, lo spazio, i materiali e il personale necessari per il tuo progetto. Una buona pianificazione ti aiuterà a evitare colli di bottiglia e a lavorare in modo efficiente.

3. Chi deve essere coinvolto?

Il lavoro creativo richiede spesso collaborazione. Pensa a quali persone ed esperti ti serviranno in ogni fase del tuo progetto. Dai fornitori di materiali e membri del team ai galleristi, ai responsabili delle pubbliche relazioni, agli agenti, ecc., chiarisci fin dall'inizio chi è coinvolto e come sarà strutturata la comunicazione con tutte le parti.

4. Quali sono le fasi del tuo progetto?

La struttura del tuo progetto è essenziale per il suo successo. È fondamentale definire chiaramente le singole fasi che devono essere completate per raggiungere il risultato desiderato. Quando si produce un film, queste fasi possono includere la sceneggiatura, la raccolta fondi, le riprese, la post-produzione, il marketing e, infine, la première.

Per un ceramista, le fasi rilevanti potrebbero includere la tornitura, il taglio, la smaltatura, la fotografia e la vendita.

Un approccio chiaro e strutturato in fasi aiuta a tenere traccia dell'avanzamento del progetto, anche se il risultato finale è ancora lontano.

5. Qual è l'obiettivo desiderato o il risultato ideale?

Definire l'obiettivo o il risultato ideale del tuo progetto è una linea guida di grande importanza.

Visualizzando il tuo scenario migliore, puoi misurare il tuo successo e assicurarti di essere sulla buona strada per raggiungere quell'obiettivo. Questo potrebbe significare raccogliere una determinata somma di denaro, vendere un determinato numero di biglietti o ottenere un'offerta per portare il tuo spettacolo in tournée.

6. Qual è la tempistica del tuo progetto?

Un altro aspetto importante è la componente temporale del progetto. Alcuni progetti hanno tempi flessibili senza scadenze precise, mentre altri hanno scadenze fisse, come un festival o una mostra.

Stabilire una tempistica ti consente di pianificare a ritroso e di garantire che tutti i passaggi vengano completati nei tempi previsti. Rispettare la pianificazione aiuta te e il tuo team a rimanere responsabili e a stabilire aspettative realistiche.

Ottimizza la tua pianificazione con una cronologia visiva

Come possiamo ora vedere chiaramente, una pianificazione e un'organizzazione strutturate sono essenziali per gli artisti. Poiché gli artisti sono spesso persone molto visive, questa caratteristica può essere sfruttata e la gestione dei progetti può essere adattata in modo ottimale di conseguenza.

Quali metodi esistono per visualizzare la gestione dei progetti?

Fondamentalmente, ci sono tre approcci alla gestione visiva dei progetti che possono aiutarti nella pianificazione e nell'organizzazione del lavoro, soprattutto se hai dipendenti o lavori in team.

Linee temporali e grafici temporali (diagrammi di Gantt)

Le timeline grafiche sono ideali per sapere quando idealmente dovrebbero iniziare le singole fasi del progetto. Allo stesso tempo, offrono una panoramica della durata necessaria di ciascuna fase.

Le tempistiche consentono una migliore allocazione delle risorse. I dipendenti chiave possono essere assegnati a compiti diversi in modo chiaro e gestibile, e le interdipendenze tra i periodi chiave possono essere visualizzate in modo efficace.

Suggerimento: il fornitore Miro offre un modello di cronologia per un progetto ben eseguito .

Bacheche Kanban

Le Kanban Board sono uno strumento eccellente per monitorare l'avanzamento delle attività di progetto. Queste attività possono essere categorizzate in diverse colonne, come "Da fare", "In corso" e "Fatto". Questo approccio fornisce una panoramica chiara dello stato attuale di ogni fase del progetto.

calendario

Un calendario ti aiuta a tenere traccia di date e traguardi importanti. Questo ti permette di visualizzare eventi chiave, riunioni imminenti e scadenze urgenti in modo chiaro e conciso.

Cosa può fare un'app di supporto alla gestione dei progetti?

Indipendentemente dal tipo di progetto, un software di project management può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi. In questo modo, tutti i soggetti coinvolti – dai membri del team agli artisti, ai galleristi, agli agenti, ai manager e ai mercanti d'arte – beneficiano di visualizzazioni chiare e di fasi di pianificazione efficaci.

Suggerimento: tieni presente che una sequenza temporale ben strutturata può fare la differenza tra il successo e il caos nei tuoi progetti.

Come si crea una cronologia visiva?

Ecco i passaggi essenziali per creare una timeline per la pianificazione strategica del tuo progetto. In linea di principio, creare una timeline visivamente accattivante è come realizzare un'opera d'arte di grande maestria.

1. Identificare le fasi del progetto

Innanzitutto, identifica le fasi principali del tuo progetto. Queste includono la pianificazione preliminare, la progettazione/concept, lo sviluppo/produzione, le fasi di revisione/test, la pubblicazione/rilascio/presentazione, nonché il supporto alla vendita e al post-vendita.

2. Definire la durata della fase

Verificare attentamente la durata stimata di ogni fase. Considerare le dipendenze tra le diverse attività.

Ad esempio, un progetto complesso (come una serie di sculture o una grande installazione) non può essere avviato finché la progettazione non è completata.

3. Crea una sequenza temporale

Con carta e penna: inizia il tuo progetto con un foglio di carta o una lavagna bianca. Traccia una linea orizzontale per rappresentare la tempistica del tuo progetto.

Utilizzo di strumenti informatici: in alternativa, è possibile utilizzare software di gestione progetti dedicati o strumenti online per creare una timeline digitale. Questi utili strumenti offrono spesso funzionalità aggiuntive come calcoli automatici e codifica a colori.

4. Aggiungi traguardi

Segna le tappe fondamentali sulla tua timeline. Esempi significativi includono l'inizio di ogni fase, le scadenze importanti o il completamento di attività essenziali del progetto. Utilizza colori o simboli distintivi per caratterizzare le diverse fasi.

5. Inserisci le attività

Aggiungere singole attività o azioni alla rappresentazione grafica delle fasi temporanee. Utilizzare descrizioni concise e date precise.

Collegate le fasi di lavoro dettagliate con frecce per visualizzare le dipendenze tra le singole attività. Un esempio lampante di tale rappresentazione di relazioni e priorità è: "Progettazione completata" prima che "Inizio dello sviluppo del prodotto" .

6. Aggiorna e condividi

Mantieni aggiornata la tua timeline per tutta la durata del progetto. Modifica le scadenze se necessario, in caso di modifiche alla programmazione del progetto.

Condividi la cronologia con il tuo team, il tuo responsabile, il proprietario della galleria o l'agente, in modo che tutti i soggetti coinvolti possano tenerne traccia.

Suggerimento: tieni presente che una tempistica ottimale sarà flessibile. Adattala se le circostanze cambiano. Utilizza ogni tempistica come un efficace strumento di comunicazione per il tuo team.

La visualizzazione come strumento utile

Una cronologia visiva è uno strumento efficace per ottimizzare la pianificazione strategica del progetto.

Visualizzando le tempistiche chiave e le milestone cruciali, è possibile organizzare al meglio progetti complessi. Allo stesso tempo, è possibile stabilire le priorità necessarie e identificare chiaramente eventuali colli di bottiglia.

Una presentazione strutturata e chiara garantisce una comunicazione ottimale all'interno del team e migliora l'efficacia nello svolgimento dei compiti lavorativi.

Osservazioni conclusive

Ottimizzare il tuo lavoro creativo con un approccio strategico alla gestione dei progetti va oltre la semplice creazione di strutture amministrative. L'utilizzo di framework e strumenti di project management può supportare in modo significativo i tuoi sforzi creativi.

Ti aiuta a definire obiettivi chiari, identificare le risorse necessarie e stabilire una tempistica realistica. La gestione dei progetti ti consente di ristrutturare efficacemente gli aspetti amministrativi del tuo lavoro, concentrandoti costantemente sulla garanzia che siano funzionali al raggiungimento dei tuoi obiettivi generali.

Inoltre, vi aiuta a decidere quali membri del team e partner coinvolgere, in modo da poter definire insieme aspettative chiare e rispettare il tempo, l'energia e i limiti di tutti i soggetti coinvolti. Mentre continuate a creare opere efficaci e stimolanti, con il giusto supporto e la giusta guida per le questioni amministrative e organizzative, sarete sicuramente in grado di gestire le questioni in modo molto più indipendente.