Gestione del progetto: perché gli artisti traggono vantaggio da una pianificazione efficiente

La maggior parte degli artisti sogna di lavorare sodo e con determinazione sulla propria arte e raggiungere così il successo. Tuttavia, molti artisti, soprattutto all'inizio della loro carriera, rimangono ripetutamente sorpresi da quanto lavoro non artistico sia necessario per sostenere la loro arte.

Come creativo alle prime armi, è fin troppo facile sottovalutare quanto tempo potrebbe richiedere organizzare la vendita della propria arte, imballare e spedire le opere commissionate, comunicare con studi, gallerie e acquirenti d'arte, rimanere informato sulle scadenze e presentare homepage , su Instagram

Esiste un mito persistente secondo cui i professionisti creativi possano semplicemente sedersi nel loro studio e concentrarsi sulla propria arte, lasciando che tutto il resto accada automaticamente. Tuttavia, non è così. Gli artisti, più di molte altre professioni, richiedono la capacità di svolgere più attività contemporaneamente, lavorare in team, gestire vendite e carriere e persino gestire autonomamente le proprie promozioni.

Soprattutto quando si profilano scadenze importanti o progetti significativi, è necessario un coordinamento efficace con diverse persone e la gestione di attività con scadenze variabili. Tenere sotto controllo tutti questi aspetti contemporaneamente può essere opprimente. Se il carico di lavoro amministrativo necessario per produrre opere d'arte diventa eccessivo, può portare al burnout, ostacolare la comunicazione con partner, commercianti e clienti e compromettere la qualità dell'opera.

Considerando la produzione artistica da una prospettiva di project management, gli strumenti di project management possono aiutare a gestire le attività amministrative e di coordinamento. Un approccio orientato al project management può aiutare a mantenere una visione d'insieme delle responsabilità e a rafforzare la comunicazione con collaboratori e partner.

Ciò rende chiaro come ogni singola misura contribuisca alla realizzazione della visione più ampia.

Che cos'è la gestione dei progetti?

Il project management è la pianificazione, la gestione e il controllo sistematici dei progetti per raggiungere obiettivi definiti entro limiti di tempo, risorse e budget. I progetti sono caratterizzati da vincoli temporali e obiettivi chiari.

Molti concetti di project management hanno origine nel mondo degli affari , in particolare nel settore tecnologico. Ad esempio, un progetto nel mondo della tecnologia potrebbe comportare lo sviluppo di una nuova app o la riprogettazione di un sito web. Tuttavia, anche gli artisti possono trarre vantaggio dai principi di project management .

Anche se l'intera carriera di un artista non costituisce un progetto, progetti specifici possono essere considerati tali. Alcuni esempi includono la messa in scena di un'opera teatrale, la produzione di merchandising per i mercatini di Natale o la richiesta di sovvenzioni. Nella gestione dei progetti vengono utilizzati vari metodi come Agile, Kanban e Waterfall, ma seguono sostanzialmente gli stessi passaggi.

Questi passaggi possono essere delineati utilizzando l' esempio di un gruppo teatrale indipendente .

1. Iniziazione

Il primo passo determina come sarà strutturato il tuo progetto. Quali sono i tuoi obiettivi? Quanto dovrebbe essere grande o piccolo? Un gruppo teatrale di finzione potrebbe usare questo passaggio per decidere se mettere in scena un'opera teatrale, una lettura scenica o una serie di monologhi indipendenti, e se questo debba durare una sola sera, un numero limitato di rappresentazioni o una serie di spettacoli.

2. Pianificazione

La fase di pianificazione determina come raggiungere i propri obiettivi. Questa fase prevede la creazione di un budget, la formazione del team giusto e l'identificazione di potenziali rischi e sfide. Il nostro gruppo teatrale di esempio utilizzerebbe la fase di pianificazione per assegnare i ruoli, trovare un regista, assumere i macchinisti, scegliere la sede dello spettacolo e discutere potenziali problemi.

3. Produzione / Esecuzione

Questa è la parte più emozionante! Durante questa fase, si mettono in pratica le azioni pianificate. Per il gruppo teatrale, questo significa prove, prove tecniche e, infine, lo spettacolo.

4. Monitoraggio e controllo

Questa parte della gestione del progetto copre l'intero ciclo di vita di un progetto. È qui che tu e il tuo team potete verificare se siete ancora sulla buona strada e, se necessario, stabilire nuovi obiettivi. Per un ipotetico gruppo teatrale, questo potrebbe significare garantire che l'allestimento del palco, il timing degli artisti e la progettazione dei costumi procedano senza intoppi.

Potrebbe anche significare offrire supporto al team per garantire che tutte le risorse siano disponibili e che le difficoltà vengano superate.

5. Conclusion

Ogni progetto ha una fine. Questa fase finale consiste nel dare al progetto una conclusione degna di nota e nel sistemare eventuali questioni in sospeso. Per il gruppo teatrale, questo potrebbe significare organizzare una sessione di riflessione con gli attori e il team tecnico per discutere del progetto, organizzare una festa con l'ensemble e assicurarsi che tutte le fatture siano state pagate.

Questa struttura può essere applicata alla maggior parte dei settori artistici delle arti performative e visive.

Perché la gestione dei progetti è importante per tutti gli artisti

A prima vista, potrebbe sembrare che applicare la gestione dei progetti alla tua impresa comporti un ulteriore onere amministrativo. Oppure potresti sentirti esaurito quando usi il gergo aziendale per dire che la tua opera d'arte è esaurita.

Tuttavia, la tua arte richiede effettivamente alcuni aspetti amministrativi. Anche reperire i materiali e rispettare un budget che ti soddisfa sono compiti amministrativi. Trovare uno studio è un compito amministrativo, così come gestire le richieste di acquisto.

Creando un quadro di riferimento per comprendere questi aspetti amministrativi del tuo lavoro, puoi suddividerli in parti più gestibili. Ricordati che rispondere alle email o creare fogli di calcolo contribuisce in ultima analisi a realizzare la tua visione creativa.

La gestione dei progetti può aiutarti a definire aspettative e limiti per supportare sia il tuo team che te stesso. Quando riesci a comunicare al tuo team esattamente ciò che immagini, come si inserisce nel quadro generale e quando determinati passaggi devono essere eseguiti, i membri avranno una migliore comprensione delle tue esigenze e potranno pianificare i flussi di lavoro di conseguenza.

Una mentalità basata sui progetti può aiutarti a ricordare che il lavoro amministrativo poco attraente è solo una fase del progetto e che presto tornerai a dedicarti al lavoro creativo.

Prendendoti cura dell'amministrazione e pianificando in anticipo, puoi canalizzare meglio la tua energia creativa."

Primi passi con la gestione del progetto: poniti queste domande

Per integrare un framework di gestione del progetto nel tuo processo creativo, ti consigliamo di iniziare domande guida

1. Quali sono i tuoi obiettivi e desideri?

Pensa specificamente a ciò che vuoi realizzare nei prossimi mesi o anni. Vuoi completare una serie di sculture, produrre un lungometraggio, finire la tua sceneggiatura o ottenere i fondi per un anno sabbatico? Avere obiettivi chiari ti aiuterà a rimanere concentrato e motivato.

2. Di quali risorse hai bisogno?

Considera le risorse finanziarie, lo spazio, i materiali e il personale necessari per il tuo progetto. Una buona pianificazione ti aiuterà a evitare colli di bottiglia e a lavorare in modo efficiente.

3. Chi deve essere coinvolto?

Il lavoro creativo richiede spesso collaborazione. Considera di quali persone ed esperti avrai bisogno in ogni fase del tuo progetto. Dai fornitori di materiali e membri del team ai galleristi, ai responsabili delle pubbliche relazioni, agli agenti e così via, chiarisci fin dall'inizio chi sarà coinvolto e come sarà strutturata la comunicazione con tutti i soggetti coinvolti.

4. Quali sono le fasi del tuo progetto?

La struttura del tuo progetto è essenziale per il suo successo. È importante definire chiaramente le singole fasi che devono essere completate per raggiungere il risultato desiderato. Nella produzione di un film, queste fasi possono includere la scrittura della sceneggiatura, la raccolta fondi, le riprese, la post-produzione, il marketing e, infine, la première.

Per un ceramista, le fasi rilevanti potrebbero includere la tornitura, il taglio, la smaltatura, la fotografia e la vendita.

Un approccio chiaramente strutturato in fasi aiuta a tenere traccia dell'avanzamento del progetto, anche se il risultato finale è ancora lontano.

5. Qual è l'obiettivo desiderato o il risultato ideale?

Definire l'obiettivo o il risultato ideale del tuo progetto è una guida di grande importanza.

Visualizzando il tuo scenario migliore, puoi misurare il tuo successo e assicurarti di essere sulla buona strada per raggiungere quell'obiettivo. Questo potrebbe significare raccogliere una certa somma di denaro, vendere un determinato numero di biglietti o ricevere un'offerta per portare il tuo spettacolo in tournée.

6. Quali sono i tempi previsti per il tuo progetto?

Un altro aspetto importante da considerare è la componente temporale del progetto. Alcuni progetti hanno tempi flessibili senza scadenze precise, mentre altri hanno date fisse, come un festival o una fiera.

Impostando una tempistica, puoi pianificare a ritroso e garantire che tutti i passaggi vengano completati nei tempi previsti. Seguire la pianificazione ti aiuta a responsabilizzare te stesso e il tuo team e a stabilire aspettative realistiche.

Ottimizza la tua pianificazione con una cronologia visiva

Come possiamo ora vedere chiaramente, una pianificazione e un'organizzazione strutturate sono essenziali per gli artisti. Poiché gli artisti sono spesso persone molto visive, è possibile sfruttare questa caratteristica e adattare in modo ottimale la gestione del progetto di conseguenza.

Quali metodi esistono per la gestione visiva dei progetti?

In sostanza, esistono tre approcci alla gestione visiva dei progetti che ti aiuteranno nella pianificazione e nell'organizzazione del lavoro, soprattutto se hai dipendenti o lavori in team.

Linee temporali e cronologie (diagrammi di Gantt)

Le timeline grafiche sono ideali per sapere quando idealmente dovrebbero iniziare le singole fasi del progetto. Forniscono anche una panoramica della durata richiesta per ciascuna fase.

Le tempistiche semplificano l'allocazione delle risorse. I dipendenti chiave possono essere assegnati a compiti diversi in modo chiaro e conciso, e le interdipendenze tra i periodi chiave sono visualizzate in modo chiaro.

Suggerimento: presso il fornitore Miro puoi trovare un modello di Timeline Templates per un progetto ben eseguito .

Bacheche Kanban

Le Kanban board sono eccellenti per monitorare l'avanzamento delle attività di progetto. Tali attività possono essere categorizzate in colonne come "Da fare", "In corso" e "Completato". Questo approccio fornisce una panoramica chiara dello stato attuale di ogni fase del progetto.

calendario

Un calendario ti aiuta a tenere traccia di date e traguardi importanti. Questo ti permette di visualizzare eventi chiave, riunioni imminenti e scadenze urgenti in un formato chiaro e conciso.

Cosa fa un'app di supporto alla gestione dei progetti?

Indipendentemente dal tipo di progetto, un software di project management può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi. In questo modo, tutti i soggetti coinvolti, dai membri del team agli artisti, galleristi, agenti, manager e mercanti d'arte, beneficiano di visualizzazioni chiare e di fasi di pianificazione efficaci.

Suggerimento: ricorda che una tempistica ben strutturata può fare la differenza tra il successo e il caos nei tuoi progetti.

Come si crea una cronologia visiva?

Ecco i passaggi essenziali per creare una timeline per la pianificazione strategica del tuo progetto. In sostanza, creare una timeline visivamente accattivante è quasi un'opera d'arte.

1. Identificare le fasi del progetto

Per prima cosa, filtra le fasi principali del tuo progetto. Queste includono la pianificazione preliminare, la progettazione/ideazione, lo sviluppo/produzione, le revisioni/test, la pubblicazione/rilascio/presentazione, nonché le vendite e il follow-up.

2. Definire la durata della fase

Esaminare attentamente la durata prevista di ogni fase. Considerare le dipendenze tra le diverse attività.

Ad esempio, un progetto complesso (ad esempio una serie di sculture o una grande installazione) non può essere avviato finché la progettazione non è completata.

3. Crea una sequenza temporale

Con carta e penna: inizia la tua bozza con un foglio di carta o una lavagna bianca. Traccia una linea orizzontale che rappresenti l'arco temporale del tuo progetto.

Utilizzare strumenti informatici: in alternativa, è possibile utilizzare software di gestione progetti dedicati o strumenti online per creare una timeline digitale. Questi utili strumenti offrono spesso funzionalità aggiuntive come calcoli automatici e codifica a colori.

4. Aggiungi traguardi

Segna le tappe fondamentali sulla tua timeline. Alcuni esempi includono l'inizio di ogni fase, le date chiave o il completamento di attività essenziali del progetto. Utilizza colori o simboli significativi per caratterizzare le diverse fasi.

5. Inserisci le attività

Aggiungere singole attività o azioni alla rappresentazione grafica delle fasi temporanee. Utilizzare descrizioni brevi e significative e date precise.

Collegate le fasi di lavoro dettagliate con frecce per visualizzare le dipendenze tra le singole attività. Un esempio lampante di tale rappresentazione di relazioni e priorità è: "Progettazione completata" prima di "Inizio dello sviluppo del prodotto .

6. Aggiorna e condividi

Mantieni aggiornata la tua cronologia per tutta la durata del progetto. Modifica le date se necessario, se la pianificazione del progetto cambia.

Condividi la cronologia con il tuo team, il tuo responsabile, il proprietario della galleria o l'agente, in modo che tutti i soggetti coinvolti rimangano aggiornati.

Suggerimento: tieni presente che una timeline ottimale è flessibile. Adattala al variare delle circostanze. Utilizza ogni timeline come uno strumento di comunicazione efficace per il tuo team.

La visualizzazione come strumento utile

Una cronologia visiva è uno strumento efficace per ottimizzare la pianificazione strategica del progetto.

Visualizzando le tempistiche e le milestone chiave, è possibile organizzare progetti complessi nel modo più efficace possibile. Allo stesso tempo, è possibile stabilire le priorità necessarie e identificare chiaramente eventuali colli di bottiglia.

Una presentazione strutturata e chiara garantisce una comunicazione ottimale all'interno del team e migliora l'efficacia nell'esecuzione dei compiti lavorativi.

Parole finali

Ottimizzare il tuo lavoro creativo con un approccio strategico di project management non significa solo creare strutture amministrative. L'applicazione di framework e strumenti di project management può supportare in modo significativo i tuoi sforzi creativi.

Ti aiuta a definire obiettivi chiari, identificare le risorse necessarie e stabilire una pianificazione realistica. La gestione dei progetti ti consente di ristrutturare efficacemente gli aspetti amministrativi del tuo lavoro, concentrandoti costantemente sulla garanzia che siano funzionali ai tuoi obiettivi generali.

Ti aiuta anche a decidere quali membri del team e partner coinvolgere, a stabilire insieme aspettative chiare e a rispettare il tempo, l'energia e i limiti di tutti i soggetti coinvolti. Mentre continui a creare un lavoro efficace e stimolante, con il giusto supporto e la giusta guida per le questioni amministrative e organizzative, sarai sicuramente in grado di gestire molto da solo.