Dites adieu aux licences logicielles coûteuses ! Un guide pour les freelances afin de faire des choix économiques

Dans le monde des freelances, les défis sont nombreux. L'un d'eux est la nécessité des logiciels adaptés à son activité sans se ruiner. Les licences logicielles sont souvent onéreuses et nécessitent une analyse approfondie des coûts et des avantages.

Qui, comme ma génération, se souvient encore de l'époque où les logiciels étaient livrés dans une boîte en carton ? Aujourd'hui, ils sont proposés sous forme de service ( logiciel en tant que service, ou SaaS ) et non plus sur CD-ROM, ce qui présente indéniablement de nombreux avantages.

Vous ne payez que ce que vous utilisez. Vos paiements réguliers permettent aux développeurs de mettre à jour leur application en continu, garantissant ainsi sa sécurité et son amélioration constante. Vous n'avez plus à vous soucier des versions ou des correctifs, ni à vérifier que vous disposez toujours de la dernière version, ni à gérer des boîtiers remplis à ras bord qui prennent la poussière sur une étagère de bureau.

L'inconvénient de cette méthode d'acquisition de logiciels, c'est qu'on vous demande constamment de les payer. Même pour des missions freelance très simples, les coûts peuvent vite s'accumuler. Je peux le confirmer par ma propre expérience en tant que freelance.

Bien que le coût de chaque application individuelle puisse être raisonnable, leur cumul peut réduire considérablement vos revenus, avant même que vous ayez trouvé l'application de facturation idéale pour équilibrer vos finances.

Pour que votre projet freelance soit non seulement créatif et satisfaisant, mais aussi financièrement viable, je recommande une approche éprouvée.

Pourquoi les abonnements logiciels sont inévitables

De nos jours, le travail de nombreux indépendants repose en grande partie sur des logiciels spécialisés . Que vous soyez designer, programmeur, rédacteur ou expert en marketing, disposer des outils adéquats

Les abonnements logiciels offrent des mises à jour régulières, une assistance client et souvent des ressources supplémentaires utiles.

Le piège des abonnements logiciels : un coût exorbitant

L'un des principaux problèmes des abonnements logiciels est que leur coût peut rapidement s'accumuler. Face à la multitude d'offres disponibles, il est facile de s'y perdre et de se retrouver avec un budget conséquent. De plus, si vous utilisez plusieurs modes de paiement (prélèvement automatique, PayPal, carte bancaire, etc.), vous risquez fort de perdre le fil de vos dépenses.

De plus, la panoplie d'outils devrait être régulièrement revue afin d'en optimiser le rapport coût-efficacité :

• Existe-t-il des formules d'abonnement moins chères ?
• Puis-je faire des économies en optant pour une facturation annuelle ou une licence à vie ?
• Existe-t-il des alternatives moins chères ? Voire même des logiciels libres ?
• Ai-je encore besoin de ce logiciel dans une mesure raisonnable ?

Les travailleurs indépendants se retrouvent souvent avec de nombreux abonnements à divers outils , ce qui représente un coût considérable. Voici quelques pièges courants :

• Licences multiples : Pour certains programmes, vous pourriez avoir besoin de licences distinctes pour différents appareils et/ou utilisateurs supplémentaires.
• Fonctionnalités inutiles : Il arrive que l’on paie pour des fonctionnalités étendues que l’on n’utilise même pas.
• Renouvellements automatiques : ils peuvent peser lourd sur votre budget si vous n’y prenez pas garde.
• Frais de change : Les achats internationaux peuvent être soumis à des fluctuations de change désagréables.

Stratégies d'optimisation des coûts

01 Analysez vos besoins

Avant de souscrire un abonnement, vous devriez effectuer une analyse approfondie de vos besoins. Posez-vous les questions suivantes :

• Quelles tâches devez-vous accomplir ?
• Quel logiciel offre précisément ces fonctions sans options superflues ?
• Existe-t-il des alternatives gratuites ou moins coûteuses qui répondent à vos besoins ?

La meilleure façon de commencer est de dresser une liste des tâches essentielles à votre activité de freelance : réseaux sociaux, comptabilité, graphisme, hébergement et conception web, gestion de la relation client, gestion de projet ou analyse de données. Cette approche ciblée vous permettra d’identifier uniquement les outils indispensables et d’éviter les dépenses inutiles liées à des logiciels attrayants mais superflus.

Vous vous demandez s'il s'agit de besoins à long terme ? Ou bien n'avez-vous besoin de cet outil de conception graphique coûteux que ponctuellement, par exemple pour créer avec précision votre identité visuelle ? Dans ces cas précis, ne serait-il pas plus judicieux de sous-traiter ces tâches à un prestataire externe ? Plutôt que d'investir dans un outil onéreux et entièrement nouveau et de devoir passer par une longue période d'apprentissage avant de pouvoir l'utiliser efficacement ?

Là aussi, une comparaison impitoyable des coûts et dépenses totaux est utile.

02 Essayez les versions gratuites

De nombreux éditeurs de logiciels proposent des versions d'essai gratuites de leurs produits. Profitez pleinement de ces offres :

• Durée limite : Toutefois, faites attention à la période d’essai et vérifiez s’il est nécessaire d’annuler à temps pour éviter des frais.
• Limitations fonctionnelles : vérifiez si la version d’essai inclut toutes les fonctions nécessaires.

03 Utiliser des logiciels libres

Les logiciels libres constituent souvent une excellente alternative aux abonnements onéreux. Ils offrent fréquemment des fonctionnalités équivalentes et bénéficient du soutien de la communauté. Cependant, toutes les solutions libres ne proposent pas une interface conviviale ni une expérience utilisateur optimale. Un test rapide ou le visionnage d'une démonstration en direct sur YouTube peuvent s'avérer utiles.

04 Soyez attentif aux offres combinées ou aux licences à prix avantageux

Certains fournisseurs proposent des offres groupées de plusieurs logiciels à prix réduit. Par exemple, Adobe Creative Cloud ou Microsoft Office 365. Vérifiez si ces offres peuvent optimiser votre flux de travail et réduire vos coûts.

Lorsque vous recherchez des logiciels abordables et des clés de licence à prix avantageux, vous tomberez souvent sur des fournisseurs comme Lizenzhub.de . Ce site unique propose des logiciels économiques et centralise de nombreux besoins, notamment des offres intéressantes pour Microsoft Office et des systèmes d'exploitation comme Windows 11 et 12. Les solutions logicielles sont officiellement licenciées par les fabricants, ce qui garantit fiabilité, sécurité et une expérience d'achat simplifiée. De plus, vous y trouverez régulièrement des remises sur volume, des offres B2B spéciales et d'autres promotions.

05 Plans de paiement mensuels ou annuels

Certains fournisseurs proposent des tarifs plus avantageux si vous optez pour un paiement annuel plutôt que mensuel.

Opter pour un abonnement annuel plutôt qu'un abonnement mensuel peut permettre de réaliser des économies substantielles (de l'ordre de 10 à 30 %). De nombreux éditeurs de logiciels proposent des tarifs dégressifs pour les engagements annuels qui, malgré un paiement initial, peuvent engendrer des réductions de coûts importantes à long terme.

Cette approche facilite non seulement la planification de votre budget, mais garantit également la stabilité de vos outils opérationnels pendant toute une année. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur vos tâches principales plutôt que sur la gestion financière. Cependant, les abonnements logiciels étant généralement non remboursables, réfléchissez bien avant de vous engager annuellement, à moins d'avoir testé le service en profondeur et d'être convaincu qu'il deviendra un élément essentiel de votre environnement de travail et de vos outils à long terme.

Considérez ce qui suit :

• Capital social : pouvez-vous supporter le paiement unique plus élevé ?
• Flexibilité : Avez-vous besoin de la liberté d'annuler à tout moment ?

Si vous êtes encore en phase d'évaluation et de comparaison, il est conseillé de choisir initialement un abonnement mensuel. Cette formule vous permet de résilier rapidement et de conserver toutes vos options. Par ailleurs, un an représente un horizon temporel important pour prévoir la trésorerie d'une entreprise individuelle. Imaginez la mauvaise surprise de découvrir, douze mois après l'achat d'un logiciel, que des dépenses imprévues viennent soudainement peser sur votre trésorerie !

Par conséquent, je vous recommande deux choses :

1. Ne souscrivez pas à tous vos contrats annuels en même temps, même si vous êtes absolument certain que cet excellent outil vous sera utile toute votre vie. N'achetez pas immédiatement si vous avez déjà effectué d'autres paiements ce mois-ci. Compte tenu du coût mensuel moyen, il est judicieux d'attendre et de reporter le paiement au mois prochain afin de répartir vos dépenses annuelles les plus importantes sur l'année. De plus, résistez à la tentation des offres spéciales et à la peur de rater une bonne affaire (FOMO) : il y aura probablement des offres plus intéressantes en début d'année (d'expérience, je peux vous dire que c'est particulièrement vrai autour du Black Friday et du Cyber ​​Monday ).
2. Pensez à vous et programmez un rappel, même bref, comme vous le souhaitez. C'est d'autant plus important que le service lui-même ne propose pas toujours de rappels gratuits, ou que ces derniers peuvent se perdre dans les filtres anti-spam. Un rappel dans votre calendrier environ une semaine avant la date de renouvellement peut vous soulager considérablement et vous permettre, l'année suivante, de revoir votre budget ou de résilier un service que vous n'utilisez plus régulièrement. Personnellement, j'utilise une base de données Notion regroupant toutes mes informations SaaS dans un seul tableur, y compris les rappels de renouvellement. Ainsi, je peux accéder directement à la page d'abonnement à tout moment, que ce soit pour facturer mes services comptables ou pour cliquer sur le bouton « Annuler » au moment opportun.

06 Les fonctions doubles sont l'ennemi de la rentabilité

Un problème courant pour les travailleurs indépendants est l'accumulation d'outils aux fonctions redondantes. Cela entraîne non seulement des dépenses inutiles, mais aussi une inefficacité opérationnelle, surtout lorsqu'on commence à développer son activité et à collaborer avec d'autres.

Examinez attentivement les fonctionnalités de vos outils actuels par rapport à tout nouveau logiciel que vous envisagez d'acquérir, et si vous constatez que vous avez besoin de quelque chose de nouveau, demandez-vous d'abord si vous le possédez déjà.

Les outils de collaboration en sont un exemple typique : il y a quelques années encore, il fallait une solution pour la visioconférence, une autre pour la messagerie instantanée, et peut-être une troisième pour le partage de fichiers, etc. Depuis la pandémie, le marché est devenu extrêmement concurrentiel, chacun cherchant à attirer les utilisateurs des autres. La plupart des fournisseurs d’outils ont donc enrichi leur offre de base avec diverses fonctionnalités supplémentaires.

Zoom était autrefois spécialisé dans un seul domaine et est devenu synonyme de visioconférence d'entreprise… Mais aujourd'hui, son vaste catalogue d'applications propose tout, de la transcription par IA au tableau blanc interactif.

Cette approche réfléchie garantit que chaque outil de votre arsenal remplit une fonction clairement définie, optimisant ainsi les coûts et les fonctionnalités. Vous pourrez peut-être vous passer d'une application de tableau blanc externe pour vos présentations, et vous n'aurez pas à la chercher. Vous n'aurez plus besoin de suivre des procédures complexes pour les tâches récurrentes, ce qui vous permettra de travailler plus efficacement, tant en termes de temps que d'argent.

07 Résistez au syndrome de l'objet brillant

Dans un monde dominé par des solutions logicielles révolutionnaires, il est facile de se laisser séduire par les derniers outils et leurs fonctionnalités. Ce phénomène, connu sous le nom de « syndrome de l'objet brillant », peut toutefois engendrer des dépenses inutiles et un environnement de travail chaotique.

Les pages d'accueil des entreprises SaaS sont conçues par des rédacteurs et des experts en marketing talentueux, puis optimisées avec soin. Leur objectif principal est de vous inciter à cliquer sur le « Télécharger » . Elles emploient toutes les techniques de manipulation psychologique pour susciter en vous un désir auquel il est difficile de résister.

Les arguments marketing sont les suivants :

« Imaginez les changements révolutionnaires que cette nouvelle application impressionnante pourrait apporter à votre entreprise, vos applications, votre vie sociale et votre compte bancaire ? Elle va tout transformer ! »

Plus important encore, de nombreuses pages d'accueil vous dirigent vers un « gratuit » . Réfléchissez-y : votre temps a un coût ! Chaque minute passée à configurer et tester cette nouvelle application, ou à y importer vos données, est du temps perdu pour votre activité. Et si vous dupliquez une tâche déjà effectuée (par exemple, recréer votre CRM dans un nouvel outil), les gains de productivité qu'il apporte doivent être nettement supérieurs pour justifier son coût.

La courbe d'apprentissage, le manque de familiarité et l'absence d'intégration aux systèmes existants… tous ces éléments doivent être mis en balance avec l'attrait et les avantages potentiels de ce nouvel outil . Ne vous bercez pas d'illusions : vous ne pourrez jamais revenir à l'ancien système. Bien sûr, c'est possible, mais ce serait une perte de temps encore plus grande (le terme clé ici est « dépendance vis-à-vis du fournisseur » ).

Imaginez-vous comme un artisan d'antan : visualisez tous ces outils, rangés dans une mallette, occupant un espace physique. Certains sont peut-être loin d'être neufs, mais vous en prenez soin et les connaissez sur le bout des doigts. Si vous vouliez utiliser un outil neuf, vous devriez peut-être vous séparer d'un outil ancien et fiable. Par conséquent, vous n'envisageriez même pas de le faire à moins d'être absolument certain que le nouvel outil soit nettement supérieur à la méthode traditionnelle, éprouvée et fiable.

Résistez à ces tentations en fixant des limites claires à vos achats de logiciels et en gardant à l'esprit les besoins fondamentaux de votre entreprise. N'oubliez jamais que le dernier outil à la mode n'est pas forcément le mieux adapté à vos besoins spécifiques et qu'un essai gratuit n'est jamais vraiment gratuit.

Outils pratiques (gratuits) pour les indépendants

Nous avons examiné plusieurs outils pour indépendants et logiciels gratuits pour différentes professions et avons créé des listes restreintes qui peuvent vous aider dans votre sélection :

Pour les designers

• Affinity Suite : une alternative économique à Adobe Creative Cloud, notamment pour les graphismes vectoriels et la retouche d'images.
• Canva : Propose une version basique gratuite parfaitement adaptée aux designs simples.
• GIMP : une alternative gratuite et open source à Adobe Photoshop, adaptée à la retouche d’images poussée.

Pour les programmeurs

• Visual Studio Code : un éditeur de code gratuit et open source offrant un large éventail d’options d’extension.
• JetBrains IntelliJ IDEA : Offre des réductions annuelles aux utilisateurs de longue date et aux établissements d’enseignement.
• Apache NetBeans : Un autre EDI puissant et gratuit qui prend en charge un grand nombre de langages de programmation.

Pour les auteurs et les créateurs de contenu

• Scrivener : un outil abordable à prix unique.
• Grammarly : Propose une version de base gratuite et des options premium abordables.
• Hemingway Editor : un outil abordable pour améliorer le style d’écriture et la lisibilité de vos textes.

Pour la gestion et l'organisation de projets

• Trello : Propose une version gratuite complète pour la gestion de projets avec des tableaux Kanban.
• Asana : Un autre outil de gestion de projet puissant, doté d’une version gratuite performante.
• Notion : Un outil polyvalent pour les notes, les tâches et les bases de données, avec une version de base gratuite généreuse.

Pour la comptabilité et la gestion financière

• Wave : Un logiciel de comptabilité gratuit qui couvre de nombreuses fonctions de base pour les travailleurs indépendants.
• Zoho Books : une solution économique dotée de fonctionnalités complètes de comptabilité et de gestion financière.
• GNUCash : un outil de comptabilité gratuit et open source, parfaitement adapté aux petites entreprises et aux travailleurs indépendants.

Quelques mots sur les outils de gestion des actifs logiciels

Les outils SAM sont essentiels pour les entreprises disposant d'un vaste parc logiciel et qui doivent garder une vue d'ensemble de toutes les applications déployées. Spécialisés dans la gestion des inventaires et des licences, ces outils constituent un instrument indispensable pour réduire les coûts liés aux licences logicielles.

Présenter à vos fournisseurs de logiciels les systèmes que vous avez mis en place pour surveiller le déploiement de vos logiciels donne l'impression que vous avez davantage de contrôle. Cependant, les outils SAM ne peuvent pas vous fournir un aperçu immédiat, simple et facilement accessible des lacunes en matière de conformité et des dépenses supplémentaires.

Selon l'outil SAM installé, les problèmes suivants peuvent survenir :

• Diverses métriques de licences
• Identification des produits en développement ou en phase de test qui ne sont pas encore en phase de production complète
• Licence dans le cloud
• Les doublons ne sont pas comptabilisés (les nouveaux logiciels ainsi que les anciennes versions de ce logiciel qui n'ont pas encore été complètement supprimées de votre environnement pourraient être comptabilisés par erreur).
• Achats d'emballages OEM et de vente au détail

Toutes ces difficultés peuvent rendre votre outil SAM inadéquat sur certains points, vous obligeant potentiellement à en acquérir un autre ou à compléter manuellement les informations manquantes. Ces deux solutions impliquent une perte de temps et d'argent. Il est donc crucial de confier la gestion de vos outils SAM et l'analyse des données générées à une personne dédiée. Vous pouvez y parvenir en recrutant un gestionnaire d'actifs logiciels en interne ou en faisant appel à un prestataire externe.

Cela peut se justifier pour les moyennes et grandes entreprises. Mais soyons honnêtes : ce n’est pas économiquement viable pour un travailleur indépendant ou un auto-entrepreneur. Un tel achat est également coûteux et chronophage disproportionné pour les indépendants .

Remarques finales

Choisir le bon logiciel est essentiel pour tout travailleur indépendant. En analysant vos besoins en détail et en optant pour des solutions économiques, vous pouvez optimiser vos dépenses tout en maximisant votre productivité. Évitez les abonnements onéreux : il existe toujours des moyens de travailler plus intelligemment et à moindre coût.

Restez informé, vérifiez régulièrement vos abonnements et osez explorer de nouvelles options. Vous bénéficierez ainsi d'une plus grande flexibilité financière et de la liberté de vous concentrer sur l'essentiel : votre travail créatif et productif.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Comment trouver le logiciel le plus abordable pour mes besoins ?

Utilisez des comparateurs comme Capterra ou G2 pour comparer les prix et les fonctionnalités des différents logiciels. Consultez également notre article sur les meilleurs outils pour freelances : vous y trouverez la liste des fonctionnalités, les tarifs, des avis et des évaluations d’utilisateurs. N’hésitez pas à tester les versions d’essai gratuites.

Les plans de paiement annuels sont-ils toujours moins chers ?

Les fournisseurs proposent souvent des réductions pour les paiements annuels. Cela permet de réduire les coûts, mais offre moins de flexibilité. Si vous n'êtes pas certain d'utiliser le logiciel à long terme, un abonnement mensuel pourrait être plus adapté. 

Quelle est la meilleure stratégie pour réduire les coûts d'abonnement ?

Examinez régulièrement vos abonnements logiciels, résiliez les services inutilisés et négociez des réductions ou des offres groupées avec les fournisseurs. Pensez également aux alternatives libres et aux outils gratuits s'ils répondent à vos besoins.

Comment éviter de payer pour des fonctionnalités que je n'utilise pas ?

Avant de vous abonner, analysez attentivement les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin. De nombreux fournisseurs proposent des options permettant de ne payer que pour les fonctionnalités utilisées. N'hésitez pas à vous renseigner auprès des fournisseurs sur les offres personnalisées.

Une analyse approfondie de vos besoins et l'exploration des différentes options sont essentielles pour choisir le logiciel adapté aux freelances, de manière efficace et économique. Prenez le temps d'examiner les nombreuses possibilités offertes : vous constaterez qu'efficacité et prix abordable peuvent parfaitement aller de pair.