Gestion de projet : Pourquoi les artistes bénéficient d'une planification efficace

La plupart des artistes rêvent de travailler dur et avec détermination à leur art et d'atteindre ainsi le succès. Cependant, beaucoup d'artistes, surtout en début de carrière, sont régulièrement surpris de constater l'ampleur du travail non artistique nécessaire pour subvenir à leurs besoins.

En tant que jeune créatif, il est très facile de sous-estimer le temps nécessaire pour organiser la vente de ses propres œuvres, emballer et expédier les commandes, communiquer avec les studios, les galeries et les acheteurs d'art, se tenir informé des échéances et présenter sa page d'accueil , Instagram

Le mythe persiste selon lequel les professionnels créatifs peuvent se concentrer uniquement sur leur art dans leur atelier et que tout le reste se déroulera automatiquement. Or, il n'en est rien. Plus que dans bien d'autres professions, les artistes doivent être capables de mener plusieurs tâches de front, de travailler en équipe, de gérer leurs ventes et leur carrière, et d'assurer eux-mêmes leur promotion.

À l'approche d'échéances importantes ou de projets d'envergure, une coordination efficace avec les différentes personnes et la gestion de tâches aux échéances variées sont essentielles. Jongler avec tous ces éléments peut s'avérer complexe. Lorsque la charge administrative liée à la production artistique devient trop lourde, cela peut mener à l'épuisement professionnel, nuire à la communication avec les partenaires, les marchands et les clients, et finalement dégrader la qualité des œuvres.

Envisager la production artistique sous l'angle de la gestion de projet permet grâce aux outils dédiés . Une approche axée sur la gestion de projet favorise une vision globale des responsabilités et renforce la communication avec les collaborateurs et les partenaires.

Cela permet de voir clairement comment chaque mesure individuelle contribue à la réalisation de la vision globale.

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet consiste à planifier, exécuter et contrôler systématiquement des projets afin d'atteindre des objectifs définis dans le respect des contraintes de temps, de ressources et de budget. Les projets se caractérisent par leur durée limitée et leurs objectifs clairement définis.

De nombreux concepts de gestion de projet sont issus du monde des affaires , notamment du secteur technologique. Par exemple, un projet dans le domaine technologique peut consister à développer une nouvelle application ou à refondre un site web. Cependant, les artistes peuvent également tirer profit des principes de la gestion de projet .

Bien que la carrière d'un artiste dans son ensemble ne constitue pas un projet, certaines actions spécifiques peuvent être considérées comme telles. Par exemple, la mise en scène d'une pièce de théâtre, la production de produits dérivés pour les marchés de Noël ou la demande de subventions. Différentes méthodes de gestion de projet, telles que Agile, Kanban et Waterfall, suivent toutes fondamentalement les mêmes étapes.

Ces étapes peuvent être décrites exemple d'une troupe de théâtre libre

1. Initiation

La première étape détermine la structure de votre projet. Quels sont vos objectifs ? Quelle envergure lui donner ? Une troupe de théâtre, par exemple, pourrait utiliser cette étape pour décider s’il s’agit de monter une pièce, une lecture scénique ou une série de monologues, et si cela doit se faire pour une seule soirée, un nombre limité de représentations ou une série de pièces.

2. Planification

La phase de planification consiste à définir comment atteindre vos objectifs. Durant cette phase, un budget est établi, l'équipe appropriée est constituée et les risques et difficultés potentiels sont identifiés. Notre troupe de théâtre, par exemple, utiliserait cette phase pour distribuer les rôles, trouver un metteur en scène, embaucher des techniciens, choisir une salle de spectacle et discuter des problèmes potentiels.

3. Production / Exécution

C'est la partie la plus captivante ! Durant cette phase, vous mettez en œuvre les mesures prévues. Pour la troupe de théâtre, cela signifie des répétitions, des répétitions techniques et, enfin, la représentation.

4. Surveillance et contrôle

Cet aspect de la gestion de projet couvre l'intégralité du cycle de vie d'un projet. Il vous permet, à vous et à votre équipe, de vérifier que vous êtes toujours sur la bonne voie et, si nécessaire, de fixer de nouveaux objectifs. Pour une troupe de théâtre, cela pourrait signifier s'assurer du bon déroulement de la mise en place de la scène, du timing des acteurs et de la conception des costumes.

Cela pourrait également signifier apporter un soutien à l'équipe afin de garantir la disponibilité de toutes les ressources et de surmonter les difficultés.

5. Conclusion

Chaque projet a une fin. Cette phase finale consiste à conclure le projet de manière satisfaisante et à régler les derniers détails. Pour la troupe de théâtre, cela pourrait impliquer une séance de bilan avec les acteurs et l'équipe technique, une fête avec l'ensemble des comédiens et le paiement de toutes les factures.

Cette classification peut s'appliquer à la plupart des domaines artistiques des arts du spectacle et des arts visuels.

Pourquoi la gestion de projet est importante pour tous les artistes

Au premier abord, appliquer la gestion de projet à votre entreprise peut sembler impliquer un travail administratif supplémentaire. Ou vous pourriez avoir l'impression d'être trahi lorsque vous utilisez des termes commerciaux pour affirmer que votre art est épuisé.

Néanmoins, votre activité artistique requiert bel et bien certaines tâches administratives. Se procurer du matériel et respecter un budget raisonnable font partie intégrante du travail administratif. Trouver un atelier relève également de cette démarche, tout comme traiter les demandes d'achat.

En créant un cadre pour comprendre ces aspects administratifs de votre travail, vous pouvez les décomposer en tâches plus faciles à gérer. N'oubliez pas que répondre aux courriels ou créer des feuilles de calcul vous aide, au final, à concrétiser votre vision créative.

La gestion de projet vous aide à définir les attentes et les limites afin de soutenir votre équipe et vous-même. Communiquer clairement votre vision, sa place dans le projet global et les étapes à suivre permet à votre équipe de mieux comprendre vos besoins. Cela lui permet également d'adapter son organisation en conséquence.

une approche par projet peut vous aider à vous rappeler que les tâches administratives peu attrayantes ne représentent qu'une phase du projet et que vous serez bientôt de nouveau plongé dans un travail créatif.

En gérant l'administration et en planifiant à l'avance, vous pourrez mieux canaliser votre énergie créative

Premiers pas dans la gestion de votre projet : Posez-vous ces questions

Pour intégrer un concept de cadre de gestion de projet dans votre processus créatif, il est recommandé de commencer questions directrices

1. Quels sont vos objectifs et vos souhaits ?

Réfléchissez précisément à ce que vous souhaitez accomplir dans les mois ou les années à venir. Voulez-vous réaliser une série de sculptures, produire un long métrage, terminer votre scénario ou obtenir un financement pour une année sabbatique ? Des objectifs clairs vous aideront à rester concentré et motivé.

2. De quelles ressources avez-vous besoin ?

Tenez compte des ressources financières, de l'espace, des matériaux et du personnel nécessaires à votre projet. Une bonne planification vous permettra d'éviter les blocages et de travailler efficacement.

3. Qui doit être impliqué ?

Le travail créatif nécessite souvent une collaboration. Réfléchissez aux personnes et aux experts dont vous aurez besoin à chaque étape de votre projet. Des fournisseurs de matériaux aux membres de l'équipe, en passant par les galeristes, les attachés de presse, les agents, etc., définissez dès le départ les intervenants et la manière dont la communication sera structurée avec chacun.

4. Quelles sont les phases de votre projet ?

La structure de votre projet est essentielle à sa réussite. Il est crucial de définir clairement les différentes phases à franchir pour atteindre le résultat souhaité. Dans le cas d'un film, ces phases peuvent inclure l'écriture du scénario, la recherche de financements, le tournage, la post-production, le marketing et, enfin, la première.

Pour un céramiste, les étapes pertinentes pourraient inclure le tournage, la découpe, l'émaillage, la photographie et la vente.

Une approche claire et structurée par phases permet de suivre l'avancement du projet, même si le résultat final est encore loin d'être atteint.

5. Quel est l'objectif souhaité ou le résultat idéal ?

Définir l'objectif ou le résultat idéal de votre projet constitue une ligne directrice d'une importance capitale.

En visualisant le scénario idéal, vous pouvez mesurer votre succès et vous assurer d'être sur la bonne voie pour atteindre votre objectif. Cela peut impliquer de récolter une somme d'argent précise, de vendre un nombre déterminé de billets ou d'obtenir une proposition pour partir en tournée.

6. Quel est le calendrier de votre projet ?

La dimension temporelle de votre projet est un autre aspect important. Certains projets ont des échéanciers flexibles sans date de fin précise, tandis que d'autres ont des délais fixes, comme un festival ou une exposition.

Définir un calendrier permet de planifier à rebours et de s'assurer que toutes les étapes sont réalisées dans les délais impartis. Le respect de ce calendrier vous aide, vous et votre équipe, à rester responsables et à fixer des attentes réalistes.

Optimisez votre planification grâce à une chronologie visuelle

Comme nous pouvons désormais le constater clairement, une planification et une organisation structurées sont essentielles pour les artistes. Ces derniers étant souvent des personnes très visuelles, cette caractéristique peut être mise à profit et la gestion de projet adaptée en conséquence.

Quelles sont les méthodes existantes pour visualiser la gestion de projet ?

Fondamentalement, il existe trois approches de gestion de projet visuelle qui peuvent vous aider dans votre planification et votre organisation du travail, notamment si vous avez des employés ou si vous travaillez en équipe.

Chronologies et diagrammes de Gantt

Les chronologies graphiques sont idéales pour savoir quand les différentes phases d'un projet devraient idéalement commencer. Elles permettent également d'avoir une vue d'ensemble de la durée nécessaire de chaque phase.

Les échéanciers permettent une meilleure allocation des ressources. Les employés clés peuvent être affectés à différentes tâches de manière claire et gérable, et les dépendances entre les périodes clés peuvent être visualisées efficacement.

Conseil : Le fournisseur Miro propose un modèle de chronologie pour un projet bien exécuté .

Tableaux Kanban

Les tableaux Kanban sont un excellent outil pour suivre l'avancement des tâches d'un projet. Ces tâches peuvent être classées dans différentes colonnes telles que « À faire », « En cours » et « Terminé ». Cette approche offre une vue d'ensemble claire de l'état d'avancement de chaque phase du projet.

calendrier

Un calendrier vous aide à suivre les dates importantes et les étapes clés. Il vous permet de visualiser clairement et de façon concise les événements importants, les réunions à venir et les échéances urgentes.

Que peut faire une application de gestion de projet d'assistance ?

Quel que soit le type de projet, un logiciel de gestion de projet peut vous aider à atteindre vos objectifs. Ainsi, tous les intervenants – des membres de l'équipe aux artistes, galeristes, agents, gestionnaires et marchands d'art – bénéficient d'une visualisation claire et d'une planification efficace.

Conseil : N'oubliez pas qu'un calendrier bien structuré peut faire toute la différence entre le succès et le chaos dans vos projets.

Comment créer une chronologie visuelle ?

Voici les étapes essentielles pour créer un calendrier pour la planification stratégique de votre projet. En principe, la création d'un calendrier visuellement attrayant s'apparente à une œuvre d'art maîtrisée.

1. Identifier les phases du projet

Commencez par identifier les principales phases de votre projet. Celles-ci comprennent la planification préliminaire, la conception/le concept, le développement/la production, les phases de révision/de test, la publication/le lancement/la présentation, ainsi que les ventes et le support après-vente.

2. Définir la durée de la phase

Vérifiez minutieusement la durée estimée de chaque phase. Tenez compte des dépendances entre les différentes tâches.

Par exemple, un projet complexe (comme une série de sculptures ou une grande installation) ne peut pas être entamé tant que la conception n'est pas terminée.

3. Créer une chronologie

Avec du papier et un stylo : Commencez votre schéma sur une feuille de papier ou un tableau blanc. Tracez une ligne horizontale pour représenter la durée de votre projet.

Utilisation d'outils informatiques : Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion de projet dédié ou des outils en ligne pour créer une chronologie numérique. Ces outils pratiques offrent souvent des fonctionnalités supplémentaires telles que les calculs automatiques et le codage couleur.

4. Ajouter des étapes clés

Marquez les étapes clés sur votre chronologie. Il peut s'agir, par exemple, du début de chaque phase, des échéances importantes ou de l'achèvement des tâches essentielles du projet. Utilisez des couleurs ou des symboles distinctifs pour caractériser les différentes phases.

5. Saisir les tâches

Ajoutez les tâches ou actions individuelles à la représentation graphique des phases temporaires. Utilisez des descriptions concises et des dates précises.

Reliez les étapes de travail détaillées par des flèches afin de visualiser les dépendances entre les différentes activités. Un exemple typique de cette représentation des relations et des priorités est : « Conception terminée » avant « Début du développement produit » .

6. Mise à jour et partage

Tenez votre calendrier à jour tout au long du projet. Ajustez les échéances au besoin si le calendrier du projet change.

Partagez le calendrier avec votre équipe, votre responsable, le galeriste ou votre agent afin que toutes les personnes concernées puissent suivre son évolution.

Conseil : Gardez à l’esprit qu’un calendrier optimal doit être flexible. Ajustez-le en fonction des circonstances. Utilisez chaque calendrier comme un outil de communication efficace pour votre équipe.

La visualisation comme outil utile

Une chronologie visuelle est un outil efficace pour optimiser la planification stratégique de vos projets.

En visualisant les échéanciers clés et les étapes cruciales, vous pouvez optimiser l'organisation des projets complexes. Parallèlement, vous pouvez définir les priorités nécessaires et identifier clairement les éventuels points de blocage.

Une présentation structurée et claire garantit une communication optimale au sein de l'équipe et améliore l'efficacité de l'exécution des tâches.

Remarques finales

Optimiser votre travail créatif grâce à une approche stratégique de gestion de projet va bien au-delà de la simple création de structures administratives. L'utilisation de cadres et d'outils de gestion de projet peut considérablement soutenir vos initiatives créatives.

Elle vous aide à définir des objectifs clairs, à identifier les ressources nécessaires et à établir un calendrier réaliste. La gestion de projet vous permet de restructurer efficacement les aspects administratifs de votre travail en veillant constamment à ce qu'ils servent vos objectifs généraux.

De plus, cela vous aide à choisir les membres de l'équipe et les partenaires à impliquer, afin de définir ensemble des attentes claires et de respecter le temps, l'énergie et les limites de chacun. Tout en continuant à créer des œuvres fortes et inspirantes, avec le soutien et les conseils appropriés pour les questions administratives et organisationnelles, vous gagnerez en autonomie.