Budgétisation efficace et piégeage de bateaux pour les indépendants en phases difficiles

Travailler en freelance La gestion du budget est un enjeu central pour un freelance ou un travailleur indépendant .

Cet article de magazine sert de guide pour la gestion budgétaire et les économies à l'intention des travailleurs indépendants confrontés à une période difficile. Il fournit des conseils importants à prendre en compte, ainsi qu'un résumé en conclusion.

Les revenus irréguliers du travail indépendant rendent la gestion budgétaire difficile, mais essentielle. Consultez notre guide budgétaire pour freelances afin de créer un budget adapté à vos besoins. Établir un budget en tant que freelance peut s'avérer complexe, surtout si vous êtes habitué à recevoir un paiement mensuel régulier.

Face à l'instabilité financière actuelle, une gestion budgétaire avisée est essentielle. Existe-t-il des bonnes pratiques à suivre ? Absolument ! Notre guide pratique vous propose des conseils budgétaires indispensables pour les travailleurs indépendants.

Commençons par quelques informations de base sur la planification budgétaire et le bootstrapping . Ce terme vient de l'anglais et est principalement utilisé là-bas pour les startups et les entrepreneurs individuels qui doivent minimiser leurs coûts en raison de revenus faibles ou irréguliers. En Allemagne, dans un contexte professionnel, on dirait :

"Se tenir sur la base la plus étroite possible."

Pourquoi une bonne gestion budgétaire est essentielle pour les travailleurs indépendants

Travailler en freelance, c'est souvent comme attendre les fameux bus touristiques londoniens : on patiente en vain, puis soudain, plusieurs arrivent en même temps. Les paiements des clients sont également variables, allant du paiement immédiat aux paiements échelonnés sur l'année – si vous avez de la chance

L'élaboration d'un budget détaillé est essentielle pour une gestion efficace des revenus et des finances. Une budgétisation structurée est indispensable pour garantir la stabilité financière des travailleurs indépendants comme des entreprises.

Il sert de cadre à la planification et à la mise en œuvre des décisions et objectifs financiers , et permet d'éviter les blocages financiers. De plus, un budget fournit des directives claires pour l'allocation des ressources et contribue à optimiser la performance financière .

L'établissement d'un budget est donc un élément fondamental de la réussite professionnelle et de la sécurité financière à long terme des travailleurs indépendants.

Je me souviens très bien de mes premières années en tant que propriétaire d'une petite entreprise, de 2004 à 2008. Sans une planification rigoureuse, j'aurais fait faillite très rapidement.

Quels sous-domaines faut-il prendre en compte ?

Revenu variable

Les travailleurs indépendants ne bénéficient pas de revenus réguliers comme les salariés. Il est donc essentiel pour eux de surveiller attentivement leurs finances afin de surmonter les périodes difficiles et les difficultés financières qui peuvent survenir dans leur activité.

Établir un budget spécifiquement conçu pour les travailleurs indépendants permet de gérer les fluctuations de ses revenus grâce à une planification financière précise et ainsi de surmonter avec succès les difficultés.

Gestion des dépenses

Qu'il s'agisse de dépenses professionnelles ou personnelles, les deux jouent un rôle essentiel dans la vie d'un travailleur indépendant. L'établissement d'un budget est crucial pour permettre à ce dernier de gérer efficacement ses dépenses, tant personnelles que professionnelles.

C’est pourquoi les travailleurs indépendants expérimentés choisissent d’investir dans un logiciel de comptabilité qui leur permette d’enregistrer, de suivre et de contrôler facilement leurs dépenses personnelles et professionnelles.

Planification et gestion fiscales

Un élément crucial de la gestion budgétaire pour les travailleurs indépendants est la planification et la gestion fiscales. Contrairement aux salariés, dont l'employeur se charge de la planification fiscale, les travailleurs indépendants sont entièrement responsables de leur propre planification et gestion fiscales.

Une planification budgétaire efficace permet à votre entreprise de se conformer précisément à la réglementation fiscale.

D'après mon expérience, tout commence généralement de façon assez anodine avec quelques reçus et un simple compte de résultat. Cependant, la transition vers l'immatriculation à la TVA a été très difficile et a mis ma planification à rude épreuve. La transformation de mon entreprise individuelle en GmbH (société à responsabilité limitée) interviendra probablement prochainement, ce qui complexifiera encore davantage la situation.

Pour éviter les problèmes, une planification proactive est essentielle. De nombreux travailleurs indépendants et auto-entrepreneurs ont déjà eu une mauvaise surprise en devant payer des arriérés de TVA après la première année.

Réserves et dispositions

C'est un point que j'ai moi-même trop longtemps négligé et remis à plus tard. Rétrospectivement, cela apparaît comme une erreur manifeste. Avant la pandémie de coronavirus, j'étais habitué à une croissance régulière de mes ventes et de mon chiffre d'affaires. Avec les confinements, puis la guerre en Ukraine et le choc inflationniste, j'ai été contraint de puiser dans mes réserves.

Une planification financière rigoureuse est essentielle pour les travailleurs indépendants comme nous afin de se constituer une épargne de précaution et d'être préparés même en période de difficultés. Compte tenu de la fluctuation des revenus des indépendants, la mise en place d'un fonds d'urgence ou de sécurité pour faire face aux imprévus est cruciale.

Une planification financière efficace aide les travailleurs indépendants à gérer leurs réserves d'urgence et leur permet ainsi de se préparer au mieux pour l'avenir.

Planification de la retraite / Régime de retraite privé

Les travailleurs indépendants ne bénéficient pas d'une pension d'entreprise. Ils ne sont pas non plus tenus de cotiser au régime de retraite obligatoire. Par conséquent, il leur incombe d'assurer eux-mêmes leur avenir financier.

Une gestion budgétaire rigoureuse vous permet de vous concentrer sur l'épargne d'urgence et les investissements, assurant ainsi une retraite sereine. N'attendez pas ! Je sais par expérience combien il est tentant de reporter ces dépenses à plus tard pour s'occuper de questions prétendument « plus urgentes ».

Maintenant que nous connaissons l'étendue de notre planification, nous nous concentrons sur l'établissement d'un budget concret pour les travailleurs indépendants et sur l'identification d'importantes économies potentielles sur les dépenses.

Comment gérer son budget en tant que freelance – guide, conseils et astuces

Il est plus facile de gérer son budget pour les salariés à salaire mensuel fixe, car ils connaissent précisément leurs revenus. En revanche, pour les indépendants, prévoir les dépenses est plus difficile, leurs revenus étant variables (parfois considérablement).

Cependant, ne vous découragez pas de surveiller vos dépenses et de maîtriser vos finances !

Voici quelques conseils budgétaires efficaces dont les travailleurs indépendants peuvent tirer profit. La gestion budgétaire est essentielle pour les indépendants. Pour être compétitifs sur un marché très concurrentiel, ils doivent mettre en place une planification budgétaire personnalisée et un contrôle rigoureux de leurs dépenses.

Pour les travailleurs indépendants, établir un budget consiste essentiellement à calculer leurs revenus mensuels et à en déduire leurs dépenses, leurs économies, leurs réserves, leurs provisions pour la retraite et leur planification fiscale. Vous trouverez ici un guide détaillé sur la gestion budgétaire pour les travailleurs indépendants.

Alors commençons !

01 Calculer le revenu mensuel moyen

Vos revenus de travailleur indépendant dépendent de vos projets et de vos clients, ce qui peut entraîner des fluctuations mensuelles. Il est donc important de calculer votre revenu mensuel moyen afin d'établir un budget précis.

Contrairement aux salariés à salaire fixe, l'établissement d'un budget en tant que travailleur indépendant exige une analyse précise de ses revenus.

Comme je l'ai dit, il est possible que vous gagniez 7 000 euros en un mois, pour n'atteindre que difficilement 1 000 euros bruts le mois suivant.

Pour gérer régulièrement mes finances, je calcule un montant moyen sur une période de, par exemple, 12 mois. En additionnant tous les chiffres, j'obtiens, par exemple, 54 000 € par an. En divisant ce montant par 12, on obtient un revenu mensuel moyen de 4 500 €.

En matière de budget, je préfère la prudence, car la vie est souvent imprévisible. Sur la base de ces chiffres, je prévois un revenu mensuel moyen de 3 750 € pour l'année prochaine. Bien sûr, nous cherchons tous à augmenter nos revenus, mais il faut garder à l'esprit que certains éléments échappent à notre contrôle.

Par conséquent, je préfère prévoir un budget légèrement inférieur. Cependant, mon salaire net ne sera pas de 3 750 €, car les impôts sont automatiquement prélevés sur les salaires des salariés et la moitié de leurs cotisations sociales est prise en charge par leur employeur, contrairement aux travailleurs indépendants.

En tant que travailleur indépendant, vous payez généralement vos impôts plus tard (sauf si vous optez pour des acomptes provisionnels importants en cours d'année). Cependant, comme nous souhaitons vous embaucher, il est nécessaire d'ajuster le calcul. Le montant à déduire dépend de vos revenus, de votre lieu de résidence et de divers autres facteurs, notamment vos frais professionnels. Des simulateurs en ligne peuvent vous aider.

Comme les chiffres ronds sont plus faciles à manipuler, nous mettrons de côté 1 000 € par mois pour les impôts et 500 € pour l’assurance maladie et dépendance, ce qui nous laissera un salaire mensuel de 2 250 € pour l’année à venir. Idéalement, il faudrait toutefois déduire environ 20 % et les investir dans l’épargne-retraite.

Il nous resterait donc 1 800 euros par mois pour les dépenses courantes et nos frais de subsistance.

02 Comptes séparés et système de versement des salaires

Il existe différentes méthodes pour se rémunérer, notamment en ce qui concerne les revenus d'indépendant.

Une solution consiste des comptes bancaires séparés pour gérer les revenus et les dépenses. Vous pouvez aussi tout centraliser sur un seul compte. Certaines personnes préfèrent payer en espèces pour mieux maîtriser leur budget et leurs dépenses.

Un système de paiement efficace et stable permet de percevoir des revenus réguliers et d'équilibrer financièrement les fluctuations mensuelles.

Il est également recommandé de mettre de l'argent de côté pour les impôts. Toutefois, il se peut que votre salaire ne suffise pas à couvrir toutes les dépenses. Nous aborderons les solutions possibles dans la prochaine étape.

03 Calculer les dépenses et les coûts mensuels

Nous avons déjà analysé les revenus, et il est maintenant temps de s'intéresser aux dépenses

Cela implique de lister toutes vos dépenses, qu'elles soient régulières ( coûts fixes ) ou ponctuelles ( coûts variables ). Par crainte d'un manque de rigueur, beaucoup négligent cette étape ou ne la réalisent pas correctement. Pourtant, il est essentiel d'avoir une vue d'ensemble précise de toutes vos dépenses mensuelles. Même de petites sommes peuvent s'accumuler, il faut donc tout prendre en compte.

Une fois vos dépenses listées, il est temps de déterminer lesquelles obligatoires . Les autres peuvent, dans le pire des cas, être évitées ou, si nécessaire, financées par vos économies.

Les coûts fixes sont des dépenses inévitables comme le loyer, les mensualités de l'emprunt immobilier, les primes d'assurance, les prêts automobiles et les remboursements d'emprunts. Les coûts variables, quant à eux, peuvent être réduits ou évités grâce à une gestion budgétaire efficace ; il s'agit notamment des dépenses liées à l'alimentation, aux services publics, aux voyages, aux réparations, au marketing, etc.

Il est conseillé d'établir une dépense mensuelle moyenne afin de déterminer le montant qui peut être consacré à la planification fiscale, aux fonds d'urgence ou à l'épargne après déduction des dépenses du revenu.

Pour maîtriser vos finances, il est essentiel de suivre de près vos dépenses réelles. Se fier à des estimations approximatives peut réserver de mauvaises surprises. En suivant précisément vos dépenses, vous gardez le contrôle de votre budget et évitez d'éventuelles difficultés financières.

Attention : la plupart des gens ont tendance à surestimer leurs dépenses. Par conséquent, restez réaliste et suivez de près votre situation financière pour assurer votre stabilité à long terme.

De plus, il est essentiel non seulement de couvrir les dépenses courantes, mais aussi, le cas échéant, de rembourser ses dettes, d'honorer ses échéances d'emprunt et de prévoir ses besoins futurs. Cela inclut une planification stratégique pour la retraite, les imprévus et les occasions importantes comme les vacances et les mariages de proches.

4 opportunités de financement participatif

Fixez-vous une limite de dépenses mensuelle

Il arrive parfois que les revenus mensuels soient nettement plus élevés certains mois que d'autres. Dans ces moments-là, la tentation est grande de dépenser immédiatement cet argent supplémentaire ou de faire des achats coûteux.

Il est toutefois conseillé de fixer une limite aux dépenses mensuelles afin de garantir une sécurité financière même en période de faibles revenus.

Planifiez soigneusement vos voyages

Comme vous ne disposez actuellement d'aucun budget supplémentaire pour vos loisirs, il est crucial de planifier vos voyages en fonction de vos revenus.

Vous venez de signer un contrat de 6 mois ? C’est donc le moment idéal pour planifier une pause ou de courtes vacances, car vos revenus sont assurés.

Vous risquez de passer plusieurs mois sans revenus ? Il serait peut-être judicieux d’attendre que la situation s’améliore avant de réserver vos prochaines vacances.

Définissez vos priorités financières

La méthode budgétaire 50/30/20 est un outil efficace pour les travailleurs indépendants souhaitant gérer leurs finances. Cette stratégie consiste à allouer 50 % de ses revenus aux dépenses courantes, 30 % aux besoins non essentiels comme les abonnements à une salle de sport, les places de cinéma et les vêtements, et les 20 % restants à l'épargne à long terme, à la préparation de la retraite ou au remboursement de dettes.

Utilisez des calculateurs en ligne pratiques pour déterminer la meilleure façon de répartir votre budget.

Louez plutôt qu'acheter

En tant qu'entrepreneur indépendant, vous pouvez généralement déduire certains frais engagés pour vos activités professionnelles à des fins fiscales.

Les dépenses courantes des travailleurs indépendants comprennent l'accès à Internet haut débit, une ligne téléphonique fixe dédiée, un smartphone, la location de téléphone mobile et les communications associées, ainsi que le matériel informatique comme les ordinateurs , les écrans et les accessoires. Le montant de la déduction fiscale dépend de l'utilisation que vous faites de ces ressources à des fins professionnelles. Il est important de bien documenter ces dépenses afin d'optimiser les avantages fiscaux.

Selon votre domaine d'activité, vous pourriez avoir à faire face à des achats d'équipement coûteux. Cela concerne particulièrement les photographes et vidéastes professionnels.

Mais d'une manière générale, il faut d'abord acheter un équipement de base tel qu'un PC, un ordinateur portable, un ou plusieurs écrans, une tablette, etc.

Surtout au début, ces dépenses peuvent rapidement atteindre des sommes considérables. Cependant, avec un budget serré, la location de matériel est une option simple et pratique. Ou, dans le cas des photographes, l'utilisation de matériel d'occasion ou de modèles plus anciens.

Des fournisseurs comme LiveRental à la location du matériel informatique tel que des ordinateurs de bureau, des iMac, des ordinateurs portables, des iPad et . Ils proposent également des smartphones, des imprimantes et d'autres accessoires pour les indépendants et les entreprises.

Avec des fournisseurs comme LiveRental, vous bénéficiez d'un équipement de pointe, vous assurant l'accès aux matériels et logiciels les plus récents. Différents modèles de location flexibles s'adaptent parfaitement aux besoins des indépendants et des travailleurs autonomes, que ce soit pour des projets ponctuels ou des programmes de longue durée.

De plus, une assistance technique spécialisée est disponible pour vous accompagner dans le développement de votre matériel, l'installation et la maintenance. C'est un avantage considérable si vous souhaitez vous concentrer sur votre cœur de métier plutôt que de gérer l'acquisition, l'installation et la maintenance de vos équipements.

La location de matériel informatique permet d'étaler les coûts d'achat élevés sur plusieurs mois, réduisant ainsi considérablement la charge financière.

Commencez chaque mois avec un nouveau budget

Une fois que vous aurez appris à gérer votre flux de commandes en tant que travailleur indépendant, vous serez en mesure de prévoir avec précision vos revenus mensuels.

Commencez le mois avec un plan et un budget bien pensés pour couvrir tous les coûts, constituer votre épargne et garder une vue d'ensemble claire de vos dépenses personnelles.

Rendre les réunions clients abordables

Il est conseillé d'éviter les dîners ou les cocktails onéreux lors de la prospection de nouveaux clients et de privilégier les rencontres autour d'un café ou les réunions plus informelles.

Cela vous permet d'établir de nouveaux contactez-nouss de manière plus efficace et économique.

Négocier le télétravail

Certains clients peuvent préférer que vous soyez présent dans leurs bureaux pendant la durée du contrat.

Il est néanmoins conseillé d'opter pour le télétravail afin de minimiser les frais de déplacement et de repas.

Découvrez quelles dépenses sont déductibles d'impôt

C'est une règle fondamentale pour les travailleurs indépendants. En connaissant les achats et les dépenses déductibles d'impôt, vous pouvez mieux gérer vos finances et établir votre budget en conséquence. Attention toutefois à ne pas effectuer d'achats sous couvert de « frais professionnels » en période de difficultés financières.

Au final, vous devrez quand même payer de votre poche !

Voici une liste (non exhaustive) des dépenses professionnelles qui déductibles d'impôt :

• Location de bureaux / location de salles / bureau à domicile
• Coûts d'Internet/haut débit
• forfait(s) de téléphonie mobile
• Hébergement de sites web
• Équipements techniques tels qu'un nouvel ordinateur portable, une souris d'ordinateur portable, des fournitures de bureau, des cartouches d'imprimante, etc.
• Les frais de déplacement, dans la mesure où ils sont liés aux voyages d'affaires
• Tous les cours de formation professionnelle ou en ligne
• Livres d'affaires
• Tous les abonnements professionnels (par exemple, logiciels en tant que service, outils en ligne, logiciels , etc.)
• coûts publicitaires
• Du matériel spécifique à un secteur d'activité, comme un appareil photo pour un photographe ou une PlayStation pour un développeur de jeux vidéo

Tirez le meilleur parti des applications de budgétisation

Quel que soit l'outil de gestion budgétaire en ligne que vous choisissiez, vos objectifs d'épargne seront assurément plus faciles à atteindre une fois cette tâche financière automatisée. Visualiser précisément vos dépenses mensuelles pour chaque activité et suivre vos différents objectifs d'épargne peut faire toute la différence !

Utiliser un outil de budgétisation en ligne efficace est essentiel pour atteindre vos objectifs financiers. Automatiser vos finances contribuera sans aucun doute à renforcer votre plan d'épargne. En détaillant vos dépenses mensuelles pour différentes activités et en suivant plusieurs objectifs d'épargne, vous constaterez certainement des changements positifs dans vos habitudes financières.

Du suivi précis de vos dépenses à la planification stratégique de votre épargne, l'utilisation d'un tel outil peut avoir un impact significatif sur votre avenir financier.

05 Réserves financières distinctes à court et à long terme

Une planification budgétaire rigoureuse et intelligente vous permet de constituer une réserve financière pour faire face aux dépenses imprévues telles que les réparations de chauffage ou les visites chez le dentiste.

Parallèlement, vous pouvez des objectifs d'épargne à long terme , que ce soit pour les études de vos enfants ou l'achat d'une maison. Pour les travailleurs indépendants en particulier, se constituer une épargne de précaution est tout aussi important que de souscrire une assurance adaptée.

La vie de travailleur indépendant est déjà suffisamment stressante – les soucis financiers supplémentaires ne devraient pas être un fardeau.

06. Séparez vos comptes personnels et professionnels

Imaginez que c'est comme avoir deux groupes de clients différents : tout comme vous conserveriez les résultats de projets pour différents clients dans des dossiers séparés, les finances professionnelles et personnelles devraient également être tenues séparées.

Mélanger les choses rapidement engendre ambiguïté et confusion, rendant plus difficile le respect de vos stratégies budgétaires. De nombreux services bancaires en ligne, proposant des comptes professionnels et personnels, vous permettent de gérer votre argent facilement.

Séparer ses finances professionnelles et personnelles devient non seulement plus simple, mais vous permet également de recevoir des paiements gratuits dans n'importe quelle devise et de retirer de l'argent gratuitement aux distributeurs automatiques.

07 Quel montant d'impôts devez-vous prévoir dans votre budget ?

Une planification fiscale rigoureuse pour un travailleur indépendant exige une certaine discipline, car ignorer les conseils courants peut rapidement entraîner des coûts importants – non seulement sous forme de stress énorme, mais aussi sous forme de risque d'amende.

Il est conseillé de tirer des leçons de l'expérience d'autrui et, par conséquent, de mettre de côté au moins 25 à 30 % de ses revenus. Ainsi, vous serez bien préparé(e) pour vos obligations fiscales en fin d'année.

08 Préparez-vous au pire : Élaborez des scénarios catastrophes

Nous avons déjà longuement analysé nos revenus et dépenses passés. Mais un budget est bien plus qu'un simple examen des chiffres passés : c'est un document prospectif qui vous aide à planifier votre avenir financier.

En établissant des prévisions et des estimations de vos revenus pour les mois et les années à venir, vous serez mieux préparé(e) à atteindre vos objectifs financiers.

Dans une prochaine étape, nous utiliserons les données et les informations recueillies jusqu'à présent pour établir des projections. Cela nous permettra de formuler des hypothèses réalistes quant à l'évolution de notre situation financière dans les semaines ou les mois à venir.

Il existe sur le marché diverses applications et solutions logicielles qui peuvent vous aider à planifier vos finances futures. Voici une petite sélection d'options possibles (il en existe bien sûr beaucoup d'autres) :

• QuickBooks
• FreshBooks
• Impulsion
• Xero
• Menthe

09 Diversification : Ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier

Enfin, j'aimerais aborder l'importance de la diversification des revenus pour les travailleurs indépendants. À cet égard, il convient de souligner que la dépendance à un seul client représente un risque important, car les missions en freelance sont par nature instables et les entreprises considèrent souvent les freelances comme les premiers à être licenciés en cas de réduction des coûts.

De plus, sachez que vous pourriez être considéré comme exerçant une activité indépendante frauduleuse et que l'organisme fédéral allemand de sécurité sociale (BfA) pourrait alors exiger le paiement de vos cotisations. Cela peut s'avérer très désagréable.

Vous trouverez un guide détaillé sur ce sujet ici : Éviter le faux travail indépendant – la situation juridique actuelle 2024 .

Il est recommandé de répartir ses revenus entre plusieurs clients réguliers afin de garantir sa sécurité financière. Cette diversification permet de prévenir les pertes de revenus soudaines et de compenser les annulations de contrats.

Le travail indépendant est synonyme d'insécurité de l'emploi. Il est donc primordial d'être bien préparé.