Planificar un evento de empresa: Lo que ninguna fiesta de empresa debería tener

¿Estás planeando un evento especial para tu empresa, como un aniversario o la fiesta de verano anual con todo el equipo? Ya sea una celebración puntual o un evento recurrente, hay ciertos elementos que no pueden faltar en ningún evento corporativo. Aquí encontrarás un resumen de los puntos más importantes.

Planificar en equipo, no individualmente

Organizar un evento corporativo exitoso es difícil si se hace solo. Hay demasiadas tareas que coordinar simultáneamente. Por lo tanto, lo más sensato es formar un pequeño equipo organizador con responsabilidades claramente definidas. Mientras una persona se encarga de encontrar el lugar ideal, otra puede planificar el programa de entretenimiento. Una tercera persona se ocupa de los plazos y recopila información periódica sobre el estado de los preparativos.

Prepárese para situaciones imprevistas

Incluso con la mejor preparación, no todo se puede prever al detalle. Un orador podría cancelar con poca antelación, podrían surgir problemas técnicos o el mal tiempo podría arruinar un evento al aire libre. Para garantizar que el evento no se vea afectado, siempre debe haber un plan B. Un programa alternativo, espacios cubiertos o la opción de trasladarse a un lugar cerrado con poca antelación brindan tranquilidad.

Coordina las citas cuidadosamente

Para garantizar la máxima participación de los empleados, la fecha debe fijarse y confirmarse con suficiente antelación. La coincidencia con otros eventos de la empresa, festivales regionales, ferias comerciales o el inicio de las vacaciones escolares puede reducir significativamente la asistencia. Una vez confirmada la fecha, debe comunicarse internamente lo antes posible. Esto permite que todos tengan el día libre. De esta forma, también resulta mucho más sencillo involucrar a socios externos, como empresas de catering o proveedores de servicios técnicos.

Elija la ubicación correcta desde el principio

No todos los eventos de empresa tienen que celebrarse en las instalaciones de la compañía. Dependiendo de la ocasión, puede ser útil reservar espacios externos, por ejemplo, si se planea un programa de entretenimiento especial o actividades de integración de equipos. Si también se invita a las familias de los empleados, los espacios de la empresa se llenan rápidamente. Por lo tanto, conviene informarse con suficiente antelación sobre posibles ubicaciones adecuadas.

La disponibilidad y el tamaño no son los únicos factores importantes. Una buena accesibilidad también es fundamental. Sin duda, se debe tener en cuenta un aparcamiento suficiente, buenas conexiones con el transporte público y un acceso sin barreras.

¡No olvides los bocadillos y las bebidas!

La comida y la bebida son esenciales para cualquier celebración exitosa. Muchas empresas optan por contratar un servicio de catering u organizar una barbacoa sencilla. Para equipos más pequeños, un bufé libre donde cada uno aporta algo también puede ser una excelente solución. Esto ahorra costes y crea un ambiente más personal.

A la hora de elegir, conviene tener en cuenta los diferentes gustos, las opciones vegetarianas o veganas, las intolerancias y una selección suficiente de bebidas sin alcohol.

Elaborar un programa adecuado

Un programa claro ayuda a estructurar el evento y a orientar a los invitados. Puede incluir discursos, música, pequeños concursos o sorteos. Las sorpresas también suelen ser bien recibidas. Asimismo, conviene dejar suficiente tiempo entre las distintas actividades para conversar e intercambiar ideas de forma informal.

Es importante que el programa se adapte al personal. Algunos equipos disfrutan de juegos interactivos o pequeños retos, mientras que otros prefieren un ambiente relajado con música y buena conversación. Un breve segmento oficial, como una bienvenida o un resumen conciso, puede ser útil, pero no debe ser demasiado largo.

Crea el ambiente adecuado con la decoración

Especialmente en su propio local comercial, la decoración adecuada crea un ambiente de evento. Menos es más. En lugar de decoraciones recargadas, se recomienda un concepto coherente que se ajuste a la ocasión. Guirnaldas, detalles coloridos y globos con el logotipo de la empresa crean rápidamente un ambiente acogedor y le dan al evento un toque profesional.

Planea dar pequeños regalos de bienvenida

Un pequeño obsequio de bienvenida crea de inmediato un ambiente positivo y demuestra aprecio hacia los empleados. Un regalo de bienvenida se agradece especialmente cuando se acompaña de un agradecimiento por su dedicación. No tiene por qué ser un regalo caro; a menudo, lo que cuenta es el gesto.

Los artículos promocionales prácticos y personalizados que también se pueden usar en el día a día son muy populares, como encendedores, baterías portátiles y otros accesorios útiles para la oficina. En Promobedarf encontrarás una selección ideal. Es fundamental hacer el pedido con antelación para evitar prisas innecesarias antes del evento.

Compruebe la tecnología con suficiente antelación

Si se necesita equipo técnico para el evento, conviene probarlo u organizarlo con suficiente antelación. Esto incluye elementos como altavoces, iluminación o un sistema de megafonía. Según la complejidad de los requisitos técnicos, es recomendable designar un pequeño equipo para garantizar que todo funcione correctamente el día del evento. Si se contratan proveedores de servicios externos, los horarios, los requisitos y las responsabilidades deben acordarse claramente con antelación.

Joachim Rodriguez y Romero

Propietario y Director General de Kunstplaza. Publicista, editor y bloguero apasionado del arte, el diseño y la creatividad desde 2011. Licenciado en Diseño Web (2008), perfeccionó sus técnicas creativas con cursos de dibujo a mano alzada, pintura expresiva y teatro/actuación. Posee un profundo conocimiento del mercado del arte, adquirido a través de años de investigación periodística y numerosas colaboraciones con actores e instituciones clave del sector artístico y cultural.

www.kunstplaza.de/