Gestión ágil de proyectos en museos de arte: cómo puede ayudar un coach ágil.

En una época en la que prácticamente todos los sectores se enfrentan a cambios vertiginosos, el mundo del arte no es una excepción. La evolución de este panorama multifacético no solo es necesaria, sino también inevitable. Asistimos a una demanda cada vez más clara de transformación social y cultural, sobre todo en galerías y museos .

Estas instituciones, tradicionalmente consideradas guardianas del arte y la cultura, se enfrentan ahora al reto de repensar sus estructuras. Las jerarquías rígidas y las formas de pensar obsoletas suelen sofocar la creatividad y el intercambio de ideas. Cada vez resulta más evidente que ha llegado el momento de romper con los viejos esquemas e impulsar un cambio cultural que incluya tanto a artistas como a visitantes.

Creemos firmemente que contamos con multitud de soluciones para impulsar activamente este cambio necesario. Analicemos con más detalle algunos enfoques que ya están generando cambios notables en el mundo del arte. Las jerarquías horizontales, por ejemplo, garantizan que se escuchen todas las voces, desde el curador hasta el becario. Esta igualdad no solo fomenta el diálogo abierto, sino que también permite que el talento creativo contribuya plenamente y desarrolle ideas innovadoras.

Además, una mentalidad ágil un papel crucial en este proceso de transformación. Al responder con flexibilidad a los cambios y estar dispuestos a probar nuevos enfoques, las galerías y los museos pueden crear espacios dinámicos y accesibles para todos. Este enfoque ágil se puede potenciar aún más mediante una comunicación respetuosa.

La combinación de estos enfoques puede transformar los espacios artísticos en entornos más inclusivos y dinámicos, lugares donde florece la creatividad y la colaboración es un principio fundamental. Imagina cómo sería si cada visita a una galería se experimentara no solo como una contemplación pasiva de obras de arte, sino como una participación activa en un diálogo sobre el arte y su significado en nuestra sociedad.

Los retos a los que se enfrentan los museos y galerías en una época de rápidos cambios

En una época que puede resumirse “el arte en la era de Instagram” Jia Jia Fei en 2016—, los museos de arte contemporáneo se enfrentan a una intensa competencia por parte de instalaciones temporales y museos de redes sociales como el Museo del Helado , el sexto museo más popular de Instagram en Estados Unidos.

Estamos convencidos de que los museos tradicionales, si no se adaptan a las condiciones actuales del mercado y a los modelos de negocio tecnológicos que lo sustentan, corren el riesgo de perder visitantes frente a atracciones alternativas como las exposiciones temporales mencionadas. Una tesis de maestría * de Vincent Sulit, de la Universidad de San Francisco, publicada en 2017, analizó los cambios organizativos en museos y empresas mediante estudios de caso y, a partir de sus hallazgos, propuso una posible estrategia para que los museos se adapten al mercado actual centrándose en el desarrollo de exposiciones y programas orientados al visitante y empleando una gestión de proyectos ágil.

Estas recomendaciones no han perdido validez alguna hasta el día de hoy.

La estructura organizativa jerárquica que los museos habían mantenido durante mucho tiempo ya no es apropiada en el mundo empresarial actual, concluye Vincent Sulit. Citó una declaración del reconocido teórico económico y autor Henry Mintzberg (1996) para respaldar esta afirmación:

"Lo único que ocupa a un director ejecutivo es un organigrama... El artefacto corporativo más importante nunca se limita a productos y servicios reales, y mucho menos a las personas que crean valor con ellos a diario. Parece como si la organización se hubiera creado para la gestión."*

El artículo de Mintzberg, en el que cuestiona la estructura del gobierno corporativo, fue escrito hace casi treinta años. Sin embargo, refleja acertadamente la situación actual del sector museístico. Mientras que el sector empresarial se adapta hoy con flexibilidad al mercado, el sector museístico lucha por mantenerse al día con los desafíos del entorno empresarial actual y futuro, a pesar de los mayores esfuerzos realizados en este sentido en los últimos años.

Gestión ágil de proyectos en museos

La gestión ágil de proyectos también se ha abierto paso en el sector museístico en los últimos años; por ejemplo, cuando el Museo de Arte Moderno (MoMA) de Nueva York rediseñó su sitio web durante su renovación. El MoMA solicitaba regularmente la opinión de un grupo de personas de varios departamentos que actuaban como "defensores del público "

Este equipo se reunía cada dos semanas para garantizar que se tuvieran en cuenta los intereses de todas las partes interesadas. Este enfoque recuerda a las estrategias de diseño históricas empleadas en el Museo Infantil de Boston en la década de 1970, cuyo objetivo era garantizar una representación equilibrada de todas las partes interesadas.

El uso de conceptos ágiles y del pensamiento de diseño como método de evaluación es crucial, ya que permite un ciclo de retroalimentación iterativo y subraya la adaptabilidad del equipo del MoMA.

Metodologías ágiles de trabajo para museos, instituciones culturales, equipos artísticos y organizaciones

Derribando las barreras jerárquicas

Históricamente, las instituciones artísticas se han caracterizado por jerarquías rígidas donde las decisiones se tomaban de arriba hacia abajo. Sin embargo, la escena artística contemporánea exige una ruptura con este modelo tradicional. El establecimiento de jerarquías más horizontales fomenta un enfoque más igualitario, donde las ideas y las contribuciones se valoran independientemente de la posición individual.

Esta transformación fortalece la autonomía de los miembros del equipo, permitiéndoles expresar su creatividad y contribuir a la visión general de la institución. Los colectivos artísticos y las colaboraciones entre galerías rompen con las estructuras jerárquicas tradicionales y adoptan los principios de las jerarquías horizontales. En estas organizaciones, la toma de decisiones está descentralizada y todos los miembros tienen la misma voz.

Por ejemplo, una galería cooperativa podría ser gestionada conjuntamente por un grupo de artistas que comparten la responsabilidad de organizar exposiciones, el marketing y las tareas administrativas. Esta jerarquía horizontal fomenta un sentido de responsabilidad compartida y autonomía creativa.

Tres ejemplos de un enfoque particularmente revolucionario y quizás incluso radical son los siguientes colectivos artísticos:

ruangrupa

El colectivo artístico ruangrupa , que asumió la dirección artística de la documenta fifteen en Kassel, aportó una propuesta artística singular desde Yakarta, distinta de las tradiciones occidentales. En lugar de centrarse en obras maestras, su enfoque se centra en la vida comunitaria. Su filosofía se basa en el concepto indonesio de lumbung , un granero de arroz de uso comunal que enfatiza valores como la colectividad y la distribución equitativa de los recursos.

Estos principios moldearon tanto su colaboración como el diseño de la exposición documenta.

Chicas guerrilleras

Las Guerrilla Girls son un colectivo artístico feminista de Nueva York que lleva más de 35 años criticando el mundo del arte y sus estructuras de poder. Con preguntas provocadoras como "¿Acaso las mujeres tienen que estar desnudas para entrar en un museo?" , ponen de relieve el desequilibrio en el mundo del arte, donde los artistas masculinos y las mujeres desnudas suelen ser el centro de atención.

Sus actuaciones, en las que los miembros llevan máscaras de gorila, crean una atmósfera irónica y alegre, lo que permite que su mensaje de igualdad sea mejor recibido. El grupo aboga activamente por la visibilidad de las mujeres, las personas de color, las personas con discapacidad y las personas LGBTQ+ en las artes.

Su contenido se apoya en eslóganes concisos y estadísticas que demuestran la infrarrepresentación de estos grupos. Desde su fundación, más de 50 artistas mujeres han contribuido a sus proyectos, y su obra se exhibe actualmente en museos de renombre.

raumlaborberlin

El colectivo de arquitectura raumlaborberlin ganó inesperadamente el León de Oro en la Bienal de Arquitectura de Venecia. Desde su fundación en 1999, el colectivo se ha comprometido a revitalizar lugares abandonados, con un enfoque en la sostenibilidad social.

Los dos proyectos presentados en Venecia –la Universidad Flotante y la Casa de la Estadística– se pusieron en marcha en Berlín en 2018 e ilustran el esfuerzo por rediseñar espacios para la población.

Cultiva una mentalidad ágil

Una mentalidad dinámica permite a las galerías de arte responder con rapidez a las tendencias , las preferencias del público y las transformaciones sociales. Este enfoque fomenta la experimentación, la asunción de riesgos y los procesos iterativos. Al abandonar la planificación rígida y adoptar una estrategia más ágil, las instituciones pueden seguir siendo relevantes y comunicarse de forma significativa con su público.

¿Cómo se puede lograr esto?

Es fundamental convencer a la dirección de su institución de la importancia de un cambio cultural. Los líderes deben reconocer las ventajas de la agilidad para responder a los cambios del mercado y fomentar la creatividad. Eliminen las barreras departamentales y apoyen la colaboración entre las diferentes áreas y equipos. Dejen atrás la planificación rígida a largo plazo y adopten un enfoque flexible e iterativo.

Integrar métodos de gestión de proyectos ágiles

Integre metodologías ágiles de gestión de proyectos como Scrum o Kanban para garantizar la adaptabilidad y la mejora continua. Establezca canales de comunicación abiertos y regulares. Las reuniones periódicas de seguimiento, las reuniones diarias y las sesiones de retroalimentación pueden ayudar a mantener a todas las partes interesadas informadas y alineadas con los objetivos de la organización.

Promover una cultura de autodeterminación y autonomía

Empodera a los miembros del equipo para que se responsabilicen de sus tareas y procesos de toma de decisiones. Céntrate en una mentalidad centrada en el cliente. En el mundo del arte, el "cliente" ser el público, los artistas o el personal. Identifica sus necesidades, recaba opiniones y adapta tus estrategias en consecuencia.

Desarrolla una actitud abierta al cambio.

La adaptabilidad es crucial en el mercado del arte, ya que las tendencias pueden cambiar rápidamente. Capacite a su equipo con las habilidades necesarias para manejar la incertidumbre y responder de forma proactiva a los cambios del sector.

Reconozca y valore tanto los grandes como los pequeños éxitos.

Promover la comunicación respetuosa

La comunicación es el elemento esencial de cualquier organización y desempeña un papel central en el mundo del arte para dar forma a las narrativas y fomentar las relaciones interpersonales. El cambio hacia una comunicación respetuosa requiere el reconocimiento y la valoración de las diversas perspectivas, opiniones y contribuciones.

Crear un entorno que fomente la retroalimentación constructiva contribuye a generar una cultura de mejora continua. Esto no solo mejora la calidad del arte interpretado, sino que también fortalece la cohesión del equipo.

Annika Wittrock , coach de marketing para artistas y creativos, ofrece 10 consejos para promover una cultura de crítica constructiva en un equipo en crecimiento

¿Cómo puede ayudar un coach ágil con esto?

Un coach ágil puede ayudar a un museo de diversas maneras a integrar métodos ágiles en sus procesos de gestión.

Aquí se presentan pasos y enfoques concretos sobre cómo lograrlo:

Análisis y consulta introductorios

1. Análisis de necesidades : El coach ágil comienza con un análisis exhaustivo de los métodos de trabajo actuales para identificar las necesidades y los retos específicos del museo. Esto incluye conversaciones con empleados de distintos niveles jerárquicos y la observación de los procesos existentes.

2. Talleres y cursos de formación : Introducción a los principios básicos de la gestión ágil de proyectos mediante talleres y cursos de formación dirigidos a todos los empleados pertinentes. Se explican conceptos fundamentales como Scrum, Kanban y Lean Management.

Implementación de métodos ágiles

1. Metodología Scrum : Introducción a la metodología Scrum para equipos de proyecto. El Agile Coach ayuda a definir los roles de Scrum (Product Owner, Scrum Master, Equipo de Desarrollo), a establecer el Product Backlog y a realizar sprints regulares.

2. Tableros Kanban : Implementar tableros Kanban para visualizar flujos de trabajo y promover la mejora continua. Esto resulta especialmente útil para equipos que trabajan en proyectos y tareas en curso, como la organización de exposiciones o el mantenimiento de colecciones.

Promover jerarquías horizontales

1. Equipos autoorganizados : Apoyo en la formación de equipos interdisciplinarios autoorganizados que puedan trabajar de forma independiente en proyectos. Esto reduce los obstáculos administrativos y fomenta la comunicación directa y la colaboración entre los miembros del equipo.

2. Coaching de liderazgo : Coaching para ejecutivos para fomentar una nueva cultura de confianza y delegación. Los líderes aprenden a centrarse en el rol de mentores y coaches en lugar del control absoluto.

Establecer bucles de retroalimentación iterativos

1. Retrospectivas periódicas : Implemente retrospectivas periódicas al final de cada fase o sprint del proyecto. Estas reuniones sirven para revisar qué funcionó bien y qué se puede mejorar. El equipo reflexiona en conjunto y planifica medidas concretas para la optimización.

2. Fomentar una cultura de retroalimentación : Crear una cultura de retroalimentación abierta donde los empleados puedan dar y recibir retroalimentación con regularidad. Por ejemplo, se pueden usar encuestas, reuniones periódicas o herramientas digitales para recopilar retroalimentación.

Adaptación y escalamiento

1. Proyectos piloto : Comenzamos con proyectos piloto de menor tamaño para probar la metodología ágil y lograr los primeros éxitos. La información obtenida de estos proyectos piloto se utiliza para extender los métodos a proyectos de mayor envergadura y a otros departamentos.

2. Mejora continua : El coach ágil apoya al museo en la evaluación y adaptación continua de las prácticas ágiles. Esto garantiza que los métodos y procesos siempre satisfagan las necesidades y los retos actuales del museo.

Medidas complementarias

1. Gestión del cambio : Implementación de un plan integral de gestión del cambio para facilitar la transición a metodologías ágiles. Esto incluye la comunicación periódica de los beneficios y el progreso a todos los empleados.

2. Herramientas y tecnologías ágiles : Introducción y capacitación sobre herramientas y tecnologías ágiles que apoyan los nuevos procesos, como Jira, Trello u otras herramientas de gestión de proyectos y colaboración.

Resultados de ejemplo

La gestión ágil de proyectos integrada con éxito puede ayudar al museo a planificar e implementar exposiciones de forma más rápida y flexible, a responder de manera más eficiente a los comentarios de los visitantes y a crear un entorno de trabajo innovador y colaborativo que aumente el atractivo del museo tanto para el personal como para los visitantes.

Mediante una estrecha colaboración con un coach ágil, el museo puede aprender y mejorar continuamente, lo que en última instancia conduce a una organización más sostenible y competitiva.