La mayoría de los artistas sueñan con trabajar arduamente y con un propósito claro en su arte y así alcanzar el éxito. Sin embargo, muchos artistas, especialmente al comienzo de sus carreras, se sorprenden repetidamente de la cantidad de trabajo no artístico necesario para sustentar su arte.
Como artista novel, es muy fácil subestimar el tiempo que conlleva organizar la venta de la propia obra, empaquetar y enviar encargos, comunicarse con estudios, galerías y compradores de arte, estar al tanto de los plazos de entrega y presentar la página web , Instagram
Persiste el mito de que los profesionales creativos pueden simplemente concentrarse en su arte en su estudio y que todo lo demás sucederá automáticamente. Sin embargo, esto no es así. Más que en muchas otras profesiones, los artistas deben ser capaces de realizar múltiples tareas, trabajar en equipo, gestionar sus ventas y su carrera, y también promocionarse a sí mismos.
Sobre todo cuando se acercan plazos importantes o proyectos de gran envergadura, la coordinación eficaz con diversas personas y la gestión de tareas con plazos distintos resultan esenciales. Controlar todo esto simultáneamente puede ser abrumador. Cuando la carga de tareas administrativas necesarias para la producción artística es excesiva, puede provocar agotamiento, dificultar la comunicación con socios, galeristas y clientes, y, en última instancia, disminuir la calidad del arte.
Al analizar la producción artística desde la perspectiva de la gestión de proyectos,las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar a administrar las tareas administrativas y de coordinación. Un enfoque orientado a la gestión de proyectos permite mantener una visión general de las responsabilidades y fortalecer la comunicación con empleados y socios.
Esto deja claro cómo cada medida individual contribuye a la consecución de la visión más amplia.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es la planificación, dirección y control sistemáticos de los mismos. Foto de Eden Constantino @edenconstantin0, vía Unsplash.
La gestión de proyectos consiste en la planificación, ejecución y control sistemáticos de proyectos para alcanzar objetivos definidos dentro de las limitaciones de tiempo, recursos y presupuesto establecidas. Los proyectos se caracterizan por su duración limitada y sus objetivos claros.
Muchos conceptos de gestión de proyectos se originaron en el mundo empresarial , particularmente en el sector tecnológico. Por ejemplo, un proyecto tecnológico podría consistir en desarrollar una nueva aplicación o rediseñar un sitio web. Sin embargo, los artistas también pueden beneficiarse de los principios de la gestión de proyectos .
Aunque la carrera artística completa no constituye un proyecto, ciertas iniciativas específicas sí pueden considerarse como tales. Ejemplos de ello son la puesta en escena de una obra de teatro, la producción de artículos para mercadillos navideños o la solicitud de subvenciones. En la gestión de proyectos se emplean diversas metodologías, como Agile, Kanban y Cascada, pero todas siguen fundamentalmente los mismos pasos.
Estos pasos pueden describirse ejemplo de un grupo de teatro independiente
1. Iniciación
El primer paso determina la estructura de tu proyecto. ¿Cuáles son tus objetivos? ¿Qué alcance debería tener? Un grupo de teatro hipotético podría usar este paso para decidir si representar una obra, una lectura dramatizada o una serie de monólogos independientes, y si esto debería ser para una sola noche, un número limitado de funciones o una serie de obras.
2. Planificación
La fase de planificación consiste en definir cómo se alcanzarán los objetivos. Durante esta fase, se elabora un presupuesto, se conforma el equipo adecuado y se identifican los posibles riesgos y desafíos. Nuestro grupo de teatro de ejemplo utilizaría la fase de planificación para elegir al reparto, encontrar un director, contratar tramoyistas, seleccionar un espacio para la representación y analizar posibles problemas.
3. Producción / Ejecución
¡Esta es la parte más emocionante! En esta fase, se implementan las medidas planificadas. Para el grupo de teatro, esto significa ensayos, ensayos técnicos y, finalmente, la función.
4. Monitoreo y control
Este aspecto de la gestión de proyectos abarca todo su ciclo de vida. Aquí, usted y su equipo pueden verificar si siguen avanzando según lo previsto y, de ser necesario, establecer nuevos objetivos. Para el hipotético grupo de teatro, esto podría significar garantizar que el montaje del escenario, la sincronización de los intérpretes y el diseño de vestuario se desarrollen sin problemas.
También podría significar ofrecer apoyo al equipo para garantizar que se disponga de todos los recursos necesarios y que se superen las dificultades.
5. Conclusión
Todo proyecto tiene un final. Esta fase final consiste en darle una conclusión adecuada y resolver cualquier asunto pendiente. Para el grupo de teatro, esto podría significar realizar una sesión de reflexión con los actores y el equipo técnico para analizar el proyecto, organizar una celebración con el elenco y asegurarse de que todas las facturas estén pagadas.
Esta clasificación puede aplicarse a la mayoría de las áreas artísticas de las artes escénicas y visuales.
Por qué la gestión de proyectos es importante para todos los artistas
Al principio, aplicar la gestión de proyectos a tu iniciativa podría parecer que implica trabajo administrativo adicional. O quizás sientas que te están traicionando cuando usas términos comerciales para afirmar que tu obra se ha vendido.
Sin embargo, tu arte sí requiere ciertos trámites administrativos. Incluso conseguir materiales y ceñirte a un presupuesto que te satisfaga forman parte de ese trabajo. Buscar un estudio es un trámite administrativo, al igual que gestionar las consultas de compra.
El sistema tradicional basado en papel a menudo no es la solución óptima para la organización de tu proyecto. Foto de Alex Lion @alexandrelion, vía Unsplash
Al crear un marco para comprender estos aspectos administrativos de tu trabajo, puedes dividirlos en partes manejables. Recuerda que responder correos electrónicos o crear hojas de cálculo te ayuda, en última instancia, a plasmar tu visión creativa.
La gestión de proyectos puede ayudarte a definir expectativas y límites para apoyar tanto a tu equipo como a ti mismo. Comunicar claramente tu visión, cómo se integra en el panorama general y cuándo deben darse los pasos específicos, permite a tu equipo comprender mejor tus requisitos. Esto también les permite planificar sus flujos de trabajo en consecuencia.
Una mentalidad basada en proyectos puede ayudarte a recordar que el trabajo administrativo poco atractivo es solo una fase del proyecto y que pronto volverás a estar inmerso en el trabajo creativo.
Al ocuparte de la administración y la planificación con antelación, podrás canalizar mejor tu energía creativa.
Primeros pasos en la gestión de tu proyecto: Hazte estas preguntas
Primeros pasos en la gestión de proyectos. Foto de Firmbee.com @firmbee, vía Unsplash
Para integrar un marco conceptual de gestión de proyectos en tu proceso creativo, se recomienda comenzar preguntas guía
1. ¿Cuáles son tus metas y deseos?
Piensa concretamente en lo que quieres lograr en los próximos meses o años. ¿Quieres completar una serie de esculturas, producir un largometraje, terminar tu guion o conseguir financiación para un año sabático? Tener objetivos claros te ayudará a mantenerte concentrado y motivado.
2. ¿Qué recursos necesitas?
Ten en cuenta los recursos financieros, el espacio, los materiales y el personal necesarios para tu proyecto. Una buena planificación te ayudará a evitar cuellos de botella y a trabajar de forma eficiente.
3. ¿Quiénes deben participar?
El trabajo creativo a menudo requiere colaboración. Piensa en qué personas y expertos necesitarás en cada etapa de tu proyecto. Desde proveedores de materiales y miembros del equipo hasta galeristas, relaciones públicas, agentes, etc., define desde el principio quién participa y cómo se estructurará la comunicación con todas las partes.
4. ¿Cuáles son las fases de su proyecto?
La estructura de tu proyecto es esencial para su éxito. Es crucial definir claramente las fases individuales que deben completarse para lograr el resultado deseado. Al producir una película, estas fases podrían incluir la escritura del guion, la financiación, el rodaje, la posproducción, el marketing y, finalmente, el estreno.
Para un ceramista, las fases relevantes podrían incluir el torneado, el corte, el esmaltado, la fotografía y la venta.
Un enfoque claro y estructurado por fases ayuda a realizar un seguimiento del progreso del proyecto, incluso si el resultado final aún está lejos.
5. ¿Cuál es el objetivo deseado o el resultado ideal?
Definir el objetivo o el resultado ideal de tu proyecto sirve como una guía de gran importancia.
Al visualizar el mejor escenario posible, puedes medir tu éxito y asegurarte de que vas por buen camino para alcanzar tu objetivo. Esto podría significar recaudar una cantidad específica de dinero, vender un número determinado de entradas o conseguir una oferta para llevar tu espectáculo de gira.
6. ¿Cuál es el plazo de su proyecto?
El componente temporal de tu proyecto es otro aspecto importante. Algunos proyectos tienen cronogramas flexibles sin puntos finales definidos, mientras que otros tienen plazos fijos, como un festival o una exposición.
Establecer un plazo te permite planificar a la inversa y asegurar que todos los pasos se completen a tiempo. Cumplir con el cronograma te ayuda a ti y a tu equipo a ser responsables y a establecer expectativas realistas.
Optimiza tu planificación con una línea de tiempo visual.
Las visualizaciones ofrecen una visión general. Fuente de la imagen: Freepik
Como ahora podemos ver claramente, la planificación y la organización estructuradas son esenciales para los artistas. Dado que los artistas suelen ser personas muy visuales, esta característica puede aprovecharse y la gestión de proyectos puede adaptarse de forma óptima en consecuencia.
¿Qué métodos existen para visualizar la gestión de proyectos?
En esencia, existen tres enfoques para la gestión visual de proyectos que pueden ayudarte con la planificación y la organización del trabajo, especialmente si tienes empleados o trabajas en equipo.
Cronogramas y diagramas de tiempo (diagramas de Gantt)
Las líneas de tiempo gráficas son ideales si se quiere saber cuándo deberían comenzar las distintas fases de un proyecto. Al mismo tiempo, permiten obtener una visión general de la duración necesaria de cada fase.
Los cronogramas permiten una mejor asignación de recursos. Los empleados clave pueden ser asignados a diferentes tareas de forma clara y manejable, y las dependencias entre períodos clave pueden visualizarse eficazmente.
Los tableros Kanban son una excelente herramienta para el seguimiento del progreso de las tareas de un proyecto. Estas tareas se pueden clasificar en diferentes columnas, como "Por hacer", "En curso" y "Hecho". Este enfoque proporciona una visión general clara del estado actual de cada fase del proyecto.
calendario
Un calendario te ayuda a llevar un registro de fechas importantes y momentos clave. Esto te permite visualizar eventos clave, próximas reuniones y plazos urgentes de forma clara y concisa.
¿Qué puede hacer una aplicación de gestión de proyectos de apoyo?
Independientemente del tipo de proyecto, un software de gestión de proyectos puede ayudarle a alcanzar sus objetivos. De esta forma, todos los implicados —desde los miembros habituales del equipo hasta artistas, galeristas, agentes, representantes y marchantes de arte— se benefician de visualizaciones claras y una planificación eficaz.
Consejo: Recuerda que un cronograma bien estructurado puede marcar la diferencia entre el éxito y el caos en tus proyectos.
¿Cómo se crea una línea de tiempo visual?
Aquí tienes los pasos esenciales para crear un cronograma para la planificación estratégica de tu proyecto. En principio, crear un cronograma visualmente atractivo es similar a una obra de arte realizada con gran habilidad.
1. Identificar las fases del proyecto
En primer lugar, identifique las fases principales de su proyecto. Estas incluyen la planificación preliminar, el diseño/concepto, el desarrollo/producción, las fases de revisión/pruebas, la publicación/lanzamiento/presentación, así como las ventas y el soporte posventa.
2. Defina la duración de la fase
Verifique minuciosamente la duración estimada de cada fase. Considere las dependencias entre las diferentes tareas.
Por ejemplo, un proyecto complejo (como una serie de esculturas o una gran instalación) no puede comenzar hasta que el diseño esté completo.
3. Crea una línea de tiempo
Con papel y bolígrafo: Empieza tu diseño en una hoja de papel o en una pizarra blanca. Dibuja una línea horizontal para representar el plazo de tu proyecto.
Uso de herramientas informáticas: Como alternativa, utilice software de gestión de proyectos específico o herramientas en línea para crear una línea de tiempo digital. Estas útiles herramientas suelen ofrecer funciones adicionales como cálculos automáticos y codificación por colores.
4. Agregar hitos
Marca los hitos clave en tu cronograma. Algunos ejemplos importantes son el inicio de cada fase, las fechas límite clave o la finalización de las tareas esenciales del proyecto. Utiliza colores o símbolos distintivos para caracterizar las diferentes fases.
5. Introducir tareas
Añada tareas o acciones individuales a la representación gráfica de las fases temporales. Utilice descripciones concisas y fechas precisas.
Conecta los pasos de trabajo detallados con flechas para visualizar las dependencias entre las actividades individuales. Un ejemplo claro de esta representación de relaciones y prioridades es: "Diseño completado" antes de que "Comience el desarrollo del producto" .
6. Actualizar y compartir
Mantén tu cronograma actualizado durante todo el proyecto. Ajusta los plazos según sea necesario si el cronograma del proyecto cambia.
Comparta el cronograma con su equipo, gerente, propietario de la galería o agente para que todos los involucrados puedan realizar un seguimiento.
Consejo: Recuerda que un cronograma óptimo debe ser flexible. Ajústalo si cambian las circunstancias. Utiliza cada cronograma como una herramienta de comunicación eficaz para tu equipo.
La visualización como herramienta útil
Una línea de tiempo visual es una herramienta eficaz para optimizar la planificación estratégica de proyectos.
Al visualizar cronogramas clave e hitos fundamentales, puedes organizar proyectos complejos de la mejor manera posible. Asimismo, puedes establecer las prioridades necesarias e identificar claramente cualquier cuello de botella.
Una presentación estructurada y clara garantiza una comunicación óptima dentro del equipo y mejora la eficacia en la realización de las tareas laborales.
Observaciones finales
Optimizar tu trabajo creativo con un enfoque estratégico de gestión de proyectos va más allá de la simple creación de estructuras administrativas. El uso de marcos y herramientas de gestión de proyectos puede apoyar significativamente tus iniciativas creativas.
Te ayuda a fijar objetivos claros, identificar los recursos necesarios y establecer un cronograma realista. La gestión de proyectos te permite reestructurar eficazmente los aspectos administrativos de tu trabajo, centrándote constantemente en garantizar que contribuyan a tus objetivos generales.
Además, te ayuda a decidir qué miembros del equipo y socios involucrar, para que luego puedan definir conjuntamente expectativas claras y respetar el tiempo, la energía y los límites de todos los participantes. Mientras continúas creando obras impactantes e inspiradoras, con el apoyo y la orientación adecuados en materia administrativa y organizativa, sin duda podrás gestionar mucho más de forma independiente.
Propietaria y directora general de Kunstplaza. Publicista, editora y bloguera apasionada en los ámbitos del arte, el diseño y la creatividad desde 2011. Licenciada en diseño web (2008). Ha perfeccionado sus técnicas creativas mediante cursos de dibujo a mano alzada, pintura expresiva y teatro/actuación. Posee un profundo conocimiento del mercado del arte, fruto de años de investigación periodística y numerosas colaboraciones con figuras e instituciones clave del sector artístico y cultural.
Una necesidad básica de toda persona creativa artísticamente es probablemente poder vivir de su arte.
Para ganarse la vida, obtener ingresos a través del arte . De hecho, contrariamente a la creencia popular, muchos artistas hoy en día pueden vivir bien de su trabajo creativo. Sin embargo, la gran mayoría de los artistas independientes aún dependen de fuentes de ingresos adicionales (por ejemplo, impartir cursos, realizar encargos, trabajos ocasionales, etc.).
El reconocimiento como artista a menudo no trae consigo seguridad financiera inmediata. Por lo tanto, los artistas suelen ser también artistas de la vida.
Las oportunidades para vivir del arte han aumentado significativamente gracias a internet y las redes sociales. Sin embargo, para tener éxito, los artistas necesitan ser versátiles y flexibles. Un cierto grado de perseverancia también es esencial.
Las relaciones con los clientes y el autopromoción son también pilares importantes para el éxito de un artista .
En esta sección, recopilamos numerosos artículos, información, consejos y sugerencias para ayudarte a ganarte la vida con tu arte.
Utilizamos tecnologías como las cookies para almacenar y/o acceder a información del dispositivo. Esto nos permite mejorar su experiencia de navegación y mostrarle publicidad (no) personalizada. Si acepta estas tecnologías, podemos procesar datos como su comportamiento de navegación o identificadores únicos en este sitio web. La negativa o la revocación del consentimiento puede afectar negativamente a ciertas características y funciones.
Funcional
Siempre activo
El almacenamiento o acceso técnico es estrictamente necesario para el propósito legítimo de permitir el uso de un servicio específico expresamente solicitado por el suscriptor o usuario, o para el único propósito de llevar a cabo la transmisión de un mensaje a través de una red de comunicaciones electrónicas.
Preferencias
El almacenamiento o acceso técnico es necesario para el propósito legítimo de almacenar preferencias que no fueron solicitadas por el suscriptor o usuario.
estadística
El almacenamiento o acceso técnico se realiza exclusivamente con fines estadísticos.El almacenamiento o acceso técnico se utiliza exclusivamente con fines estadísticos anónimos. Sin una orden judicial, el consentimiento voluntario de su proveedor de servicios de internet o grabaciones adicionales por parte de terceros, la información almacenada o recuperada para este fin generalmente no puede utilizarse para identificarle.
marketing
Se requiere almacenamiento o acceso técnico para crear perfiles de usuario, enviar publicidad o rastrear al usuario en uno o más sitios web con fines de marketing similares.
