Dite addio alle costose licenze software! Una guida per i freelance per decisioni convenienti.

Nel mondo del lavoro freelance, le sfide da affrontare sono molteplici. Una di queste è la necessità strumenti software per il proprio lavoro senza gravare eccessivamente sulle proprie finanze. Le licenze software sono spesso costose e richiedono un'attenta valutazione di costi e benefici.

Alzi la mano chi, come la mia generazione, ricorda che un tempo il software veniva venduto in una scatola di cartone! Oggi, viene fornito come servizio (parola chiave: Software as a Service ) e non più su CD-ROM, e questo è indubbiamente vantaggioso per numerosi motivi.

Paghi solo per ciò di cui hai bisogno durante l'utilizzo e i tuoi pagamenti regolari consentono agli sviluppatori di aggiornare costantemente la loro applicazione, garantendone la sicurezza e il continuo sviluppo. Non devi preoccuparti di versioni o patch, di avere sempre la versione più recente o di avere scatole vuote che prendono polvere su uno scaffale dell'ufficio.

Lo svantaggio di acquistare software in questo modo, tuttavia, è che si paga costantemente. Anche se si accettano solo i lavori freelance più semplici, i costi possono aumentare rapidamente. Posso confermarlo dalla mia esperienza come freelance.

Sebbene i costi di ogni singola applicazione possano essere ragionevoli, sommati possono ridurre significativamente le tue entrate prima ancora di aver trovato l'app di fatturazione ideale per il tuo flusso di cassa.

Per garantire che il tuo progetto freelance non sia solo soddisfacente dal punto di vista creativo, ma anche finanziariamente sostenibile, ti consiglio un approccio collaudato.

Perché gli abbonamenti software sono inevitabili

Oggi, il lavoro di molti freelance si basa in larga misura su software specializzati . Che tu sia un designer, un programmatore, uno scrittore o un esperto di marketing, avere il giusto set di strumenti

Gli abbonamenti software forniscono aggiornamenti regolari, assistenza clienti e spesso preziose risorse aggiuntive.

Abbonamenti software a costo trappola

Uno dei principali problemi degli abbonamenti software è che i costi possono accumularsi rapidamente. Con l'enorme numero di opzioni disponibili sul mercato, il tutto può rapidamente diventare confusionario e costoso. Se si utilizzano anche più metodi di fatturazione (addebito diretto, PayPal, carte di credito, ecc.), si perderà rapidamente il controllo dei costi totali correnti.

Inoltre, il pacchetto di strumenti dovrebbe essere regolarmente rivisto per verificarne l'efficienza dei costi :

• Esistono modelli di abbonamento più economici?
• Posso risparmiare denaro passando alla fatturazione annuale o alla licenza a vita?
• Esistono alternative più economiche? Magari addirittura open source?
• Ho ancora bisogno del software in misura ragionevole?

I freelance spesso si ritrovano ad avere più abbonamenti per diversi strumenti , il che si traduce in una cifra considerevole. Ecco alcuni errori comuni :

• Licenze multiple: per alcuni programmi potrebbero essere necessarie licenze separate per dispositivi diversi e/o utenti aggiuntivi.
• Funzionalità non necessarie: a volte si paga per funzionalità estese che poi non si utilizzano nemmeno.
• Rinnovi automatici: se non si presta attenzione, possono mettere a dura prova il budget.
• Commissioni sul tasso di cambio: gli acquisti internazionali potrebbero essere soggetti a spiacevoli fluttuazioni del tasso di cambio.

Strategie per l'ottimizzazione dei costi

01 Analizza le tue esigenze

Prima di decidere un abbonamento, dovresti effettuare un'analisi approfondita delle tue esigenze. Chiediti:

• Quali compiti devi completare?
• Quale software offre esattamente queste funzioni senza inutili extra?
• Esistono alternative gratuite o più economiche che soddisfano le tue esigenze?

È meglio iniziare creando un elenco delle attività essenziali per la tua attività freelance, ad esempio social media, contabilità, grafica, hosting di siti web, web design, gestione delle relazioni con i clienti, gestione dei progetti o analisi dei dati. Questo approccio mirato ti consente di identificare solo gli strumenti più necessari ed evitare spese inutili per software accattivanti ma non essenziali.

Considera se si tratta di esigenze a lungo termine o se hai bisogno solo sporadicamente del costoso strumento grafico per progettare con precisione il tuo branding e le tue risorse visive. In questi casi specifici, non sarebbe più sensato esternalizzare tali attività a un fornitore di servizi esterno piuttosto che investire in uno strumento costoso e completamente nuovo e accettare una curva di apprendimento breve finché non sarai finalmente in grado di utilizzarlo efficacemente?

Anche in questo caso è utile un confronto spietato dei costi e delle spese totali.

02 Prova le versioni gratuite

Molti fornitori di software offrono versioni di prova gratuite dei loro prodotti. Approfitta di queste offerte:

• Limite di tempo: tuttavia, fai attenzione alla durata della versione di prova e se devi annullare in tempo per evitare costi.
• Limitazioni delle funzionalità: controlla se la versione di prova include tutte le funzionalità di cui hai bisogno.

03 Utilizzare software open source

Il software open source rappresenta spesso un'ottima alternativa ai costosi abbonamenti. Spesso offre funzionalità equivalenti e benefici derivanti dal supporto della community. Tuttavia, non tutte le soluzioni open source offrono un'interfaccia utente pratica e una buona esperienza utente. Vale la pena fare un rapido test o dare un'occhiata a una recensione live su YouTube.

04 Cerca offerte combinate o licenze economiche

Alcuni provider di servizi offrono pacchetti di più prodotti software a un prezzo scontato. Alcuni esempi includono Adobe Creative Cloud o Microsoft Office 365. Verifica se questi pacchetti possono rendere il tuo lavoro più efficiente ed economico.

Quando si cerca software e chiavi di licenza a prezzi accessibili, si trovano spesso fornitori di chiavi di licenza come Lizenzhub.de . Questo punto di riferimento unico per software a prezzi accessibili è un punto di riferimento centrale per numerose esigenze software. Tra queste, offerte vantaggiose per Microsoft Office e sistemi operativi come Windows 11 e 12. Le soluzioni software sono ufficialmente concesse in licenza dai produttori, garantendo affidabilità, sicurezza e un'esperienza di acquisto senza problemi. Inoltre, spesso si trovano sconti sulla quantità, offerte speciali B2B e promozioni speciali.

05 Piani di pagamento mensili vs. annuali

Alcuni fornitori offrono tariffe più economiche se si sceglie un piano di pagamento annuale anziché mensile.

Scegliendo abbonamenti annuali anziché mensili, è possibile ottenere risparmi significativi (circa il 10-30%). Molti fornitori di software offrono prezzi scontati per gli abbonamenti annuali, che richiedono un pagamento anticipato ma possono portare a significative riduzioni dei costi nel lungo periodo.

Questo approccio non solo supporta la pianificazione del budget, ma garantisce anche che i tuoi strumenti operativi rimangano stabili per un anno intero, consentendoti di concentrarti maggiormente sulle attività principali invece di preoccuparti della gestione finanziaria. Tuttavia, gli abbonamenti software sono generalmente non rimborsabili, quindi valuta attentamente se pagare annualmente per un servizio, a meno che tu non l'abbia testato a fondo e non sia convinto che diventerà parte del tuo set di strumenti e del tuo flusso di lavoro essenziali a lungo termine.

Considerare:

• Capitale proprio: puoi permetterti un pagamento una tantum più elevato?
• Flessibilità: hai bisogno della libertà di annullare in qualsiasi momento?

Se sei ancora nella fase di valutazione e confronto, è consigliabile scegliere inizialmente un abbonamento mensile, che ti offre la flessibilità di disdire rapidamente e mantenere aperte tutte le opzioni. Inoltre, un anno è un intervallo di tempo lungo per prevedere il flusso di cassa di un'impresa individuale. L'ultima cosa che desideri è una spiacevole sorpresa quando, 12 mesi dopo un'intensa ricerca di software, spese impreviste incidono improvvisamente sul tuo flusso di cassa.

Per questo motivo vi consiglio due cose:

1. Non sottoscrivere tutti i tuoi contratti annuali contemporaneamente, anche se sei assolutamente certo che questo fantastico strumento ti sarà utile per il resto della vita. Non cliccare subito sul pulsante di pagamento se hai già effettuato altri pagamenti questo mese. Dato il costo medio mensile, è una buona idea aspettare un po' e posticipare il pagamento al mese successivo per garantire che le spese annuali più consistenti siano distribuite su tutto l'anno. Inoltre, cerca di resistere alla tentazione di offerte speciali e alla sensazione di perdersi qualcosa (FOMO): probabilmente ci saranno offerte più allettanti nel nuovo anno (per esperienza personale, questo è particolarmente vero durante il Black Friday e il Cyber ​​Monday ).
2. Sii gentile con te stesso in futuro e datti un piccolo avvertimento nel modo più sensato. Questo è particolarmente importante perché a volte i promemoria gratuiti non vengono forniti dal servizio stesso o si perdono in un filtro email. Un promemoria sul calendario circa una settimana prima della data di rinnovo può essere un enorme sollievo, dandoti la possibilità l'anno successivo di controllare i tuoi fondi o di annullare un servizio che non usi più regolarmente. Personalmente utilizzo un database Notion con tutte le mie informazioni SaaS (Software-as-a-Service) in un unico foglio di calcolo, inclusi i promemoria di rinnovo, così posso andare direttamente alla pagina dell'abbonamento in qualsiasi momento, sia per recuperare le fatture per la contabilità che per cliccare sul pulsante di annullamento al momento opportuno.

06 Le funzioni duplicate sono il nemico dell'efficienza dei costi

Una sfida comune per i freelance è l'accumulo di strumenti le cui funzioni si sovrappongono. Questo non solo porta a duplicazioni finanziarie, ma anche a inefficacia operativa, soprattutto quando si inizia a espandersi e a collaborare con altri.

Esamina attentamente le funzionalità degli strumenti che utilizzi attualmente rispetto a qualsiasi nuovo software che stai prendendo in considerazione e, se ti accorgi di aver bisogno di qualcosa di nuovo, valuta prima se lo possiedi già.

Gli strumenti di collaborazione ne sono un tipico esempio: solo pochi anni fa, serviva una soluzione per le videoconferenze, un'altra per la messaggistica in thread e forse un'altra ancora per la condivisione di file, ecc. Dato che il mercato è diventato estremamente competitivo dopo la pandemia, con tutti che cercavano di rubare utenti agli altri, la maggior parte dei fornitori di strumenti ha ampliato la propria offerta principale con varie funzionalità.

Zoom era specializzato in una sola cosa ed è diventato sinonimo di videoconferenza aziendale... Ma ora esiste un vasto app store che offre di tutto, dalla trascrizione tramite intelligenza artificiale alla lavagna interattiva.

Questa consapevolezza garantisce che ogni strumento del tuo repertorio abbia uno scopo chiaramente definito, ottimizzando sia i costi che la funzionalità. Potresti essere in grado di eliminare la necessità di un'app per lavagna separata quando è il momento di presentare qualcosa, e non dovrai nemmeno cercarla. Non dovrai seguire procedure e passaggi complessi per completare un'attività ricorrente, il che ti consentirà di essere più efficiente sia in termini di tempo che di denaro.

07 Resisti alla sindrome dell'oggetto luccicante

In un mondo pieno di soluzioni software innovative, è facile lasciarsi trasportare dagli strumenti più recenti e dalle loro funzionalità. Tuttavia, questo fenomeno, noto come "sindrome dell'oggetto luccicante ", può portare a spese inutili e a un ambiente di lavoro caotico.

Le landing page delle aziende SaaS sono create e ottimizzate al massimo da copywriter qualificati ed esperti di marketing. Il loro obiettivo principale è convincerti a cliccare sul "Download" . Usano ogni trucco possibile per accendere in te un desiderio a cui è difficile resistere.

Le affermazioni di marketing sono le seguenti:

Immagina i cambiamenti rivoluzionari che questa nuova, straordinaria app potrebbe apportare alla tua attività, alle tue applicazioni, alla tua vita sociale e al tuo conto in banca. Trasformerà tutto!

Ancora più critico, molte landing page ti indirizzano a una "gratuita" . Considera questo: il costo del tuo tempo NON è gratuito! Ogni minuto che trascorri a configurare e testare quella nuova app, o a importare i tuoi dati, è tempo perso nella gestione della tua attività. E se stai duplicando qualcosa che hai già fatto, ad esempio ricostruendo il tuo CRM con un nuovo strumento brillante, allora i guadagni di produttività che otterrai dalla nuova funzionalità dovranno essere significativamente maggiori per giustificarlo.

La curva di apprendimento, la scarsa familiarità e la mancanza di integrazione con i sistemi esistenti... tutto questo deve essere soppesato alla luce della brillantezza e dei potenziali vantaggi offerti dal nuovo "giocattolo ". Non illuderti di poter sempre tornare al vecchio sistema: certo che puoi, ma sarebbe ancora più una perdita di tempo (la parola chiave qui è "vincolo con il fornitore" ).

Pensa come un artigiano di una volta e immagina che tutti quegli attrezzi in un kit occupino spazio fisico. Alcuni di questi strumenti potrebbero essere tutt'altro che nuovi, ma li tieni e li conosci a menadito. Portare qualcosa di nuovo potrebbe richiedere di scartare completamente un vecchio e fidato strumento. Pertanto, non prenderesti nemmeno in considerazione l'idea di farlo a meno che tu non fossi assolutamente certo che la sostituzione sarebbe di gran lunga migliore del vecchio metodo collaudato.

Resisti a queste tentazioni stabilendo limiti chiari per l'acquisto di software e tenendo a mente i requisiti principali della tua attività. Tieni sempre presente che lo strumento più recente non è necessariamente il migliore per le tue esigenze specifiche e che una prova gratuita non è mai veramente gratuita.

Strumenti pratici (gratuiti) per i liberi professionisti

Abbiamo esaminato alcuni strumenti freelance e software gratuiti per varie professioni e abbiamo creato un breve elenco per aiutarti a scegliere:

Per i designer

• Affinity Suite: un'alternativa conveniente ad Adobe Creative Cloud, in particolare per la grafica vettoriale e l'editing delle immagini.
• Canva: offre una versione base gratuita, più che sufficiente per progetti semplici.
• GIMP: un sostituto gratuito e open source di Adobe Photoshop, adatto per l'editing di immagini più approfondito.

Per i programmatori

• Visual Studio Code: un editor di codice gratuito e open source con ampie opzioni di estensibilità.
• JetBrains IntelliJ IDEA: offre sconti annuali per utenti di lunga data e istituti scolastici.
• Apache NetBeans: un altro IDE potente e gratuito che supporta un'ampia gamma di linguaggi di programmazione.

Per scrittori e creatori di contenuti

• Scrivener: uno strumento conveniente con un prezzo di acquisto una tantum.
• Grammarly: offre sia una versione base gratuita che opzioni premium convenienti.
• Hemingway Editor: uno strumento economico per migliorare lo stile di scrittura e la leggibilità dei tuoi testi.

Per la gestione e l'organizzazione del progetto

• Trello: offre una versione gratuita completa per la gestione dei progetti con le bacheche Kanban.
• Asana: un altro potente strumento di gestione dei progetti con una solida versione gratuita.
• Notion: uno strumento versatile per appunti, attività e database con una generosa versione base gratuita.

Per la contabilità e la gestione finanziaria

• Wave: un software di contabilità gratuito che offre numerose funzionalità di base per i liberi professionisti.
• Zoho Books: una soluzione conveniente con funzionalità complete di contabilità e gestione finanziaria.
• GNUCash: uno strumento di contabilità gratuito e open source, ideale per piccole imprese e liberi professionisti.

Qualche parola sugli strumenti di gestione delle risorse software

Gli strumenti SAM sono fondamentali per le aziende con un ampio inventario software e che necessitano di tenere traccia di tutte le applicazioni distribuite. Questi strumenti sono specializzati nell'inventario e nella gestione delle licenze e sono uno strumento indispensabile per ridurre i costi delle licenze software.

Presentare ai tuoi fornitori di software i sistemi che hai configurato per monitorare le distribuzioni software può dare loro l'impressione di avere un maggiore controllo. Tuttavia, gli strumenti SAM non possono fornire una panoramica immediata, semplice e facilmente accessibile delle lacune di conformità e delle spese aggiuntive.

A seconda dello strumento SAM installato, potrebbero verificarsi le seguenti sfide:

• Diverse metriche di licenza
• Identificazione di prodotti in fase di sviluppo o di test che non sono ancora in piena produzione
• Licenze nel cloud
• Nessuna considerazione per i duplicati (potrebbe inavvertitamente conteggiare sia il nuovo software sia le versioni precedenti di tale software che non sono ancora state completamente rimosse dal tuo ambiente)
• Acquisti di imballaggi OEM e al dettaglio

Tutte queste difficoltà possono rendere il tuo strumento SAM inadeguato sotto alcuni aspetti, costringendoti potenzialmente ad acquistarne un altro o a compilare manualmente le informazioni mancanti. Entrambe le strategie comportano uno spreco di tempo e denaro per lo strumento SAM acquistato. Pertanto, è fondamentale avere qualcuno che sappia effettivamente gestire i tuoi strumenti SAM e analizzare i dati generati. Questo può essere fatto assumendo un software asset manager interno o collaborando con un partner esterno.

Questo potrebbe avere senso per le aziende di medie e grandi dimensioni. Ma siamo onesti: dal punto di vista di un'impresa individuale o di un libero professionista, non è economicamente sostenibile. Un'acquisizione del genere è anche costosa e richiede molto tempo troppo onerosa per i liberi professionisti .

Parole di chiusura

il software giusto è fondamentale per ogni libero professionista. Analizzando attentamente le proprie esigenze e optando per alternative convenienti, è possibile ottimizzare le spese massimizzando al contempo la produttività. Non lasciatevi ingannare da abbonamenti costosi: c'è sempre un modo per lavorare in modo più intelligente ed economico.

Rimani informato, controlla regolarmente i tuoi abbonamenti e osa provare nuove alternative. Questo non solo ti garantirà flessibilità finanziaria, ma anche la libertà di concentrarti su ciò che conta di più: il tuo lavoro creativo e produttivo.

Domande frequenti (FAQ)

Come faccio a trovare il software più conveniente per le mie esigenze?

Utilizza siti di comparazione come Capterra o G2 per confrontare prezzi e funzionalità di diversi prodotti software. Leggi anche il nostro articolo sui migliori strumenti per freelance con elenchi di funzionalità, informazioni sui prezzi, recensioni e valutazioni degli utenti, e prova le versioni di prova gratuite.

I piani di pagamento annuali sono sempre più convenienti?

I provider spesso offrono sconti sui pagamenti annuali. Questo può ridurre i costi, ma è meno flessibile. Se non sei sicuro di utilizzare il software a lungo termine, un piano mensile potrebbe essere più sensato. 

Qual è la strategia migliore per ridurre i costi di abbonamento?

Controlla regolarmente i tuoi abbonamenti software, annulla i servizi non utilizzati e negozia sconti o pacchetti con i provider. Valuta anche alternative open source e strumenti gratuiti, se soddisfano le tue esigenze.

Come posso evitare di pagare per funzionalità che non utilizzo?

Prima di sottoscrivere un abbonamento, analizza attentamente quali funzionalità ti servono davvero. Molti provider offrono opzioni per pagare solo le funzionalità che utilizzi. Non esitare a chiedere ai provider offerte personalizzate.

Analizzare attentamente le proprie esigenze ed esplorare le alternative è fondamentale per scegliere un software freelance efficace e conveniente. Prendetevi il tempo di esaminare le numerose opzioni disponibili e scoprirete che efficienza e convenienza possono andare di pari passo.