Licences logicielles coûteuses ADE! Un guide pour les pigistes sur les décisions rentables

Dans le monde du freelance, vous êtes confronté à de nombreux défis. L'un d'eux est la nécessité des outils logiciels pour votre travail sans grever votre budget. Les licences logicielles sont souvent onéreuses et nécessitent une évaluation minutieuse des coûts et des avantages.

Levez la main si, comme ma génération, vous vous souvenez qu'autrefois, les logiciels étaient livrés dans une boîte en carton ! Aujourd'hui, ils sont fournis sous forme de service (mot-clé : Software as a Service ) et non plus sur CD-ROM, ce qui présente sans aucun doute de nombreux avantages.

Vous ne payez que ce dont vous avez besoin pendant l'utilisation, et vos paiements réguliers permettent aux développeurs de mettre à jour leur application en permanence, garantissant ainsi sa sécurité et son développement continu. Vous n'avez plus à vous soucier des versions ou des correctifs, ni à vous soucier de toujours avoir la dernière version, ni à vous soucier des boîtes vides qui prennent la poussière sur une étagère de bureau.

L'inconvénient de cette méthode d'acquisition de logiciels est qu'elle vous coûte constamment de l'argent. Même pour des missions freelance simples, les coûts peuvent vite grimper. Ma propre expérience en freelance le prouve.

Bien que les coûts de chaque application individuelle puissent être raisonnables, une fois additionnés, ils peuvent réduire considérablement vos revenus avant même que vous ne trouviez l'application de facturation idéale pour votre trésorerie.

Pour garantir que votre projet freelance soit non seulement créatif et satisfaisant, mais également financièrement viable, je recommande une approche éprouvée.

Pourquoi les abonnements aux logiciels sont inévitables

Aujourd'hui, le travail de nombreux freelances repose largement sur des logiciels spécialisés . Que vous soyez designer, programmeur, rédacteur ou expert en marketing, disposer des bons outils

Les abonnements logiciels fournissent des mises à jour régulières, un support client et souvent des ressources supplémentaires précieuses.

Abonnements aux logiciels à coût réduit

L'un des principaux problèmes des abonnements logiciels est que les coûts peuvent rapidement grimper. Face à la multitude d'options disponibles sur le marché, la gestion peut vite devenir complexe et coûteuse. Si vous utilisez également plusieurs modes de facturation (prélèvement automatique, PayPal, cartes de crédit, etc.), vous perdrez rapidement le contrôle de vos coûts récurrents.

De plus, le jeu d’outils doit être régulièrement révisé pour en optimiser les coûts :

• Existe-t-il des modèles d’abonnement moins chers ?
• Puis-je économiser de l’argent en passant à la facturation annuelle ou à une licence à vie ?
• Existe-t-il des alternatives moins chères ? Peut-être même open source ?
• Ai-je encore besoin du logiciel dans une mesure raisonnable ?

Les freelances se retrouvent souvent avec plusieurs abonnements à différents outils , ce qui représente une somme considérable. Voici quelques pièges courants :

• Licences multiples : pour certains programmes, vous pouvez avoir besoin de licences distinctes pour différents appareils et/ou utilisateurs supplémentaires.
• Fonctionnalités inutiles : Parfois, vous payez pour des fonctionnalités étendues que vous n'utilisez même pas.
• Renouvellements automatiques : ils peuvent mettre à rude épreuve votre budget si vous ne faites pas attention.
• Frais de change : les achats internationaux peuvent être soumis à des fluctuations désagréables du taux de change.

Stratégies d'optimisation des coûts

01 Analysez vos besoins

Avant de choisir un abonnement, il est important de procéder à une analyse approfondie de vos besoins. Posez-vous les questions suivantes :

• Quelles tâches devez-vous accomplir ?
• Quel logiciel offre exactement ces fonctions sans extras inutiles ?
• Existe-t-il des alternatives gratuites ou moins chères qui répondent à vos besoins ?

Il est préférable de commencer par dresser la liste des tâches essentielles à votre activité freelance, par exemple : réseaux sociaux, comptabilité, graphisme, hébergement de sites web, conception web, gestion de la relation client, gestion de projet ou analyse de données. Cette approche ciblée vous permet d'identifier uniquement les outils indispensables et d'éviter des dépenses inutiles en logiciels attrayants, mais non essentiels.

Demandez-vous s'il s'agit de besoins à long terme ou si vous n'avez besoin d'un outil graphique coûteux que de manière sporadique pour concevoir avec précision votre image de marque et vos ressources visuelles. Dans ces cas précis, ne serait-il pas plus judicieux d'externaliser ces tâches à un prestataire externe plutôt que d'investir dans un outil coûteux et totalement nouveau, et de subir une phase d'apprentissage superficielle jusqu'à ce que vous puissiez enfin l'utiliser efficacement ?

Ici aussi, une comparaison impitoyable des coûts et des dépenses totales est utile.

02 Essayez les versions gratuites

De nombreux fournisseurs de logiciels proposent des versions d'essai gratuites de leurs produits. Profitez pleinement de ces offres :

• Limite de temps : Faites toutefois attention à la durée de la version d'essai et si vous devez annuler à temps pour éviter les frais.
• Limitations des fonctionnalités : vérifiez si la version d’essai inclut toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.

03 Utiliser des logiciels open source

Les logiciels open source constituent souvent une excellente alternative aux abonnements coûteux. Ils offrent souvent des fonctionnalités équivalentes et bénéficient du soutien de la communauté. Cependant, toutes les solutions open source n'offrent pas une interface utilisateur conviviale et une expérience utilisateur satisfaisante. Un test rapide ou un aperçu en direct sur YouTube peut s'avérer utile.

04 Recherchez des offres combinées ou des licences bon marché

Certains fournisseurs de services proposent des offres groupées de plusieurs logiciels à prix réduit, comme Adobe Creative Cloud ou Microsoft Office 365. Vérifiez si ces offres peuvent améliorer votre efficacité et votre rentabilité.

Si vous cherchez des logiciels et des clés de licence abordables, vous trouverez souvent des fournisseurs de clés de licence comme Lizenzhub.de . Ce guichet unique de logiciels abordables est un point de contact central pour de nombreux besoins logiciels. Parmi ceux-ci, on trouve des offres attractives pour Microsoft Office et des systèmes d'exploitation comme Windows 11 et 12. Les solutions logicielles sont officiellement sous licence des fabricants, ce qui garantit fiabilité, sécurité et une expérience d'achat fluide. De plus, vous trouverez souvent des remises sur volume, des offres B2B spéciales et des promotions spéciales.

05 Plans de paiement mensuels ou annuels

Certains fournisseurs proposent des tarifs moins chers si vous choisissez des plans de paiement annuels plutôt que mensuels.

En optant pour des abonnements annuels plutôt que mensuels, vous pouvez réaliser des économies substantielles (environ 10 à 30 %). De nombreux éditeurs de logiciels proposent des tarifs réduits pour les engagements annuels, qui nécessitent un paiement initial, mais peuvent entraîner des réductions de coûts significatives à long terme.

Cette approche facilite non seulement votre planification budgétaire, mais garantit également la stabilité de vos outils opérationnels pendant une année entière, vous permettant ainsi de vous concentrer sur vos tâches principales plutôt que sur la gestion financière. Cependant, les abonnements logiciels sont généralement non remboursables ; réfléchissez donc bien avant de payer un service annuellement, sauf si vous l'avez testé en profondeur et êtes convaincu qu'il deviendra un élément essentiel de votre ensemble d'outils et de vos flux de travail à long terme.

Considérer:

• Équité : Pouvez-vous vous permettre le paiement unique plus élevé ?
• Flexibilité : Avez-vous besoin de la liberté d’annuler à tout moment ?

Si vous êtes encore en phase d'évaluation et de comparaison, il est conseillé d'opter initialement pour un abonnement mensuel, qui vous offre la possibilité de résilier rapidement et de conserver toutes vos options. De plus, une année est une période longue pour prévoir la trésorerie d'une entreprise individuelle. La dernière chose que vous souhaitez, c'est une mauvaise surprise : 12 mois après un achat de logiciel, des dépenses imprévues impactent soudainement votre trésorerie.

Pour cette raison, je vous recommande deux choses :

1. Ne souscrivez pas tous vos contrats annuels d'un coup, même si vous êtes absolument certain que cet outil formidable vous sera utile tout au long de votre vie. Ne cliquez pas sur le bouton de paiement immédiatement si vous avez déjà effectué d'autres paiements ce mois-ci. Compte tenu du coût mensuel moyen, il est conseillé d'attendre un peu et de reporter le paiement au mois suivant afin de répartir vos dépenses annuelles les plus importantes sur l'année. Essayez également de résister à la tentation des offres spéciales et au sentiment de manquer quelque chose (FOMO) : il y aura probablement des offres plus intéressantes l'année prochaine (d'après mon expérience, c'est particulièrement vrai lors du Black Friday et du Cyber Monday ).
2. Soyez bienveillant envers votre futur et prévenez-vous de la manière la plus judicieuse. C'est particulièrement important, car il arrive que les rappels gratuits ne soient pas fournis par le service lui-même ou qu'ils se perdent dans un filtre de messagerie. Un rappel dans votre agenda une semaine environ avant la date de renouvellement peut être un véritable soulagement, vous permettant de vérifier vos fonds ou d'annuler un service que vous n'utilisez plus régulièrement l'année suivante. Personnellement, j'utilise une base de données Notion regroupant toutes mes informations SaaS dans un seul tableur, y compris les rappels de renouvellement. Je peux ainsi accéder directement à la page d'abonnement à tout moment, que ce soit pour récupérer des factures pour la comptabilité ou pour cliquer sur le bouton d'annulation au moment opportun.

06 Les fonctions dupliquées sont l'ennemi de la rentabilité

L'accumulation d'outils dont les fonctions se chevauchent constitue un défi courant pour les freelances. Cela entraîne non seulement des doublons financiers, mais aussi une inefficacité opérationnelle, notamment lors du développement de l'activité et de la collaboration.

Examinez attentivement les fonctionnalités de vos outils existants par rapport à tout nouveau logiciel que vous envisagez, et si vous pensez avoir besoin de quelque chose de nouveau, demandez-vous d’abord si vous l’avez déjà.

Les outils de collaboration en sont un exemple typique : il y a quelques années à peine, vous aviez besoin d'une solution pour la visioconférence, d'une autre pour la messagerie en fil de discussion, et éventuellement d'une autre pour le partage de fichiers, etc. Le marché étant devenu extrêmement concurrentiel après la pandémie, chacun essayant de voler des utilisateurs, la plupart des fournisseurs d'outils ont élargi leurs offres de base avec diverses fonctionnalités.

Zoom était autrefois spécialisé dans une seule chose et est devenu synonyme de vidéoconférence d'entreprise… Mais il existe désormais une vaste boutique d'applications qui propose tout, de la transcription IA au tableau blanc.

Cette pleine conscience garantit que chaque outil de votre répertoire répond à un objectif clairement défini, optimisant ainsi les coûts et les fonctionnalités. Vous pourrez ainsi vous passer d'une application de tableau blanc distincte pour présenter quelque chose, et vous n'aurez même plus besoin de la chercher. Vous n'aurez plus à suivre de procédures et d'étapes complexes pour effectuer une tâche récurrente, ce qui vous permettra d'être plus efficace en termes de temps et d'argent.

07 Résistez au syndrome de l'objet brillant

Dans un monde où les solutions logicielles innovantes abondent, il est facile de se laisser emporter par les outils les plus récents et leurs fonctionnalités. Cependant, ce phénomène, appelé « syndrome de l'objet brillant », peut engendrer des dépenses inutiles et un environnement de travail chaotique.

Les pages de destination des entreprises SaaS sont créées et optimisées à l'extrême par des rédacteurs et des experts en marketing qualifiés. Leur objectif principal est de vous inciter à cliquer sur le « Télécharger » . Ils utilisent toutes les astuces possibles pour susciter en vous un désir irrésistible.

Les allégations marketing sont les suivantes :

Imaginez les changements révolutionnaires que cette nouvelle application incroyable pourrait apporter à votre entreprise, à vos applications, à votre vie sociale et à votre compte bancaire ? Elle va tout transformer !

Plus important encore, de nombreuses pages de destination vous redirigent vers un « gratuit » . Pensez-y : votre temps n'est pas gratuit ! Chaque minute passée à configurer et tester cette nouvelle application, ou à y importer vos données, est du temps perdu pour la gestion de votre entreprise. Et si vous dupliquez une opération déjà effectuée (par exemple, repenser votre CRM dans un nouvel outil flambant neuf), les gains de productivité obtenus grâce à cette nouvelle solution devront être bien plus importants pour être justifiés.

La courbe d'apprentissage, la méconnaissance et le manque d'intégration avec les systèmes existants… tout cela doit être mis en balance avec l'ingéniosité et les avantages potentiels offerts par le nouveau « jouet ». Ne vous laissez pas berner par l'idée que vous pouvez toujours revenir à l'ancien système ; bien sûr que oui, mais ce serait une perte de temps encore plus grande (le mot clé ici est « enfermement fournisseur » ).

Pensez comme un artisan d'autrefois et imaginez que tous ces outils dans une trousse prennent de la place. Certains de ces outils ne sont peut-être pas neufs, mais vous les tenez et les connaissez par cœur. Apporter du neuf peut vous obliger à vous débarrasser complètement d'un vieil outil fiable. Par conséquent, vous n'envisageriez même pas de le faire, sauf si vous étiez absolument certain que le remplacement serait bien meilleur que l'ancienne méthode éprouvée.

Résistez à ces tentations en fixant des limites claires pour vos achats de logiciels et en gardant à l'esprit vos besoins métier fondamentaux. Gardez toujours à l'esprit que le dernier outil n'est pas forcément le plus adapté à vos besoins spécifiques, et qu'un essai gratuit n'est jamais vraiment gratuit.

Outils pratiques (gratuits) pour les freelances

Nous avons recherché des outils freelance et des logiciels gratuits pour diverses professions et créé une courte liste pour vous aider à choisir :

Pour les designers

• Affinity Suite : une alternative économique à Adobe Creative Cloud, notamment pour les graphiques vectoriels et l'édition d'images.
• Canva : Propose une version de base gratuite qui est parfaitement suffisante pour des designs simples.
• GIMP : un remplacement gratuit et open source d'Adobe Photoshop, adapté à l'édition d'images approfondie.

Pour les programmeurs

• Visual Studio Code : un éditeur de code gratuit et open source avec de nombreuses options d’extensibilité.
• JetBrains IntelliJ IDEA : offre des remises annuelles aux utilisateurs de longue date et aux établissements d'enseignement.
• Apache NetBeans : un autre IDE puissant et gratuit qui prend en charge une large gamme de langages de programmation.

Pour les écrivains et les créateurs de contenu

• Scrivener : un outil abordable avec un prix d'achat unique.
• Grammarly : propose à la fois une version de base gratuite et des options premium abordables.
• Hemingway Editor : Un outil peu coûteux pour améliorer le style d'écriture et la lisibilité de vos textes.

Pour la gestion et l'organisation de projets

• Trello : propose une version gratuite complète pour gérer des projets avec des tableaux Kanban.
• Asana : un autre outil de gestion de projet puissant avec une version gratuite performante.
• Notion : un outil polyvalent pour les notes, les tâches et les bases de données avec une version de base gratuite généreuse.

Pour la comptabilité et la gestion financière

• Wave : un logiciel de comptabilité gratuit qui couvre de nombreuses fonctionnalités de base pour les freelances.
• Zoho Books : une solution économique avec des fonctionnalités complètes de comptabilité et de gestion financière.
• GNUCash : un outil de comptabilité gratuit et open source, parfaitement adapté aux petites entreprises et aux indépendants.

Quelques mots sur les outils de gestion des actifs logiciels

Les outils SAM sont essentiels pour les entreprises disposant d'un vaste parc logiciel et souhaitant suivre toutes les applications déployées. Spécialisés dans l'inventaire et les licences, ces outils constituent un outil indispensable pour réduire les coûts de licences logicielles.

Présenter à vos fournisseurs de logiciels les systèmes que vous avez mis en place pour surveiller vos déploiements logiciels peut leur donner l'impression que vous avez plus de contrôle. Cependant, les outils SAM ne peuvent pas vous fournir une vue d'ensemble immédiate, simple et facilement accessible des écarts de conformité et des dépenses supplémentaires.

Selon l'outil SAM installé, les défis suivants peuvent survenir :

• Diverses mesures de licence
• Identification des produits de développement ou de test qui ne sont pas encore en phase de production complète
• Licences dans le cloud
• Aucune prise en compte des doublons (il pourrait compter par inadvertance à la fois les nouveaux logiciels et les anciennes versions de ces logiciels qui n'ont pas encore été complètement supprimées de votre environnement)
• Achats d'emballages OEM et de détail

Toutes ces difficultés peuvent rendre votre outil SAM inadapté à certains aspects, vous obligeant potentiellement à en acheter un autre ou à compléter manuellement les informations manquantes. Ces deux stratégies impliquent une perte de temps et d'argent sur l'outil SAM que vous avez acheté. Il est donc crucial de disposer d'une personne capable de gérer vos outils SAM et d'analyser les données générées. Cela peut se faire en faisant appel à un gestionnaire de ressources logicielles interne ou en collaborant avec un partenaire externe.

Cela peut être judicieux pour les moyennes et grandes entreprises. Mais soyons honnêtes : du point de vue d'une entreprise individuelle ou d'un travailleur indépendant, ce n'est pas économiquement viable. Une telle acquisition est également coûteuse et chronophage trop coûteuse pour les solopreneurs .

Mot de clôture

le bon logiciel est crucial pour tout freelance. En analysant minutieusement vos besoins et en optant pour des alternatives économiques, vous pouvez optimiser vos dépenses tout en maximisant votre productivité. Ne vous laissez pas piéger par des abonnements onéreux ; il existe toujours un moyen de travailler plus intelligemment et à moindre coût.

Restez informé, consultez régulièrement vos abonnements et osez tester de nouvelles alternatives. Cela vous assurera non seulement une flexibilité financière, mais aussi la liberté de vous concentrer sur l'essentiel : votre travail créatif et productif.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Comment trouver le logiciel le plus abordable pour mes besoins ?

Utilisez des comparateurs comme Capterra ou G2 pour comparer les prix et les fonctionnalités de différents logiciels. Consultez également notre article sur les meilleurs outils pour freelances, avec listes de fonctionnalités, informations tarifaires, avis et notes des utilisateurs, et essayez-les gratuitement.

Les plans de paiement annuels sont-ils toujours moins chers ?

Les fournisseurs proposent souvent des réductions sur les paiements annuels. Cela peut réduire les coûts, mais offre moins de flexibilité. Si vous hésitez à utiliser le logiciel à long terme, un forfait mensuel peut être plus judicieux. 

Quelle est la meilleure stratégie pour réduire les coûts d’abonnement ?

Vérifiez régulièrement vos abonnements logiciels, annulez les services non utilisés et négociez des réductions ou des offres groupées avec les fournisseurs. Envisagez également des alternatives open source et des outils gratuits s'ils répondent à vos besoins.

Comment puis-je éviter de payer pour des fonctionnalités que je n'utilise pas ?

Avant de souscrire un abonnement, analysez attentivement les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin. De nombreux fournisseurs proposent des options de paiement pour les fonctionnalités que vous utilisez. N'hésitez pas à demander des offres personnalisées.

Analyser attentivement vos besoins et explorer les alternatives est essentiel pour choisir un logiciel freelance performant et rentable. Prenez le temps d'examiner les nombreuses options disponibles et vous constaterez qu'efficacité et accessibilité peuvent aller de pair.