Licences logicielles coûteuses ADE! Un guide pour les pigistes sur les décisions rentables

Dans le monde du freelance, vous êtes confronté à de nombreux défis. L'un d'eux est la nécessité des outils logiciels pour votre travail sans grever votre budget. Les licences logicielles sont souvent onéreuses et nécessitent une évaluation minutieuse des coûts et des avantages.

Qui, comme ma génération, se souvient encore de l'époque où les logiciels étaient livrés dans une boîte en carton ? Aujourd'hui, ils sont proposés sous forme de service ( logiciel en tant que service, ou SaaS ) et non plus sur CD-ROM, ce qui présente indéniablement de nombreux avantages.

Vous ne payez que ce que vous utilisez. Vos paiements réguliers permettent aux développeurs de mettre à jour leur application en continu, garantissant ainsi sa sécurité et son amélioration constante. Vous n'avez plus à vous soucier des versions ou des correctifs, ni à vérifier que vous disposez toujours de la dernière version, ni à gérer des boîtiers remplis à ras bord qui prennent la poussière sur une étagère de bureau.

L'inconvénient de cette méthode d'acquisition de logiciels est qu'elle vous coûte constamment de l'argent. Même pour des missions freelance simples, les coûts peuvent vite grimper. Ma propre expérience en freelance le prouve.

Bien que les coûts de chaque application individuelle puissent être raisonnables, une fois additionnés, ils peuvent réduire considérablement vos revenus avant même que vous ne trouviez l'application de facturation idéale pour votre trésorerie.

Pour garantir que votre projet freelance soit non seulement créatif et satisfaisant, mais également financièrement viable, je recommande une approche éprouvée.

Pourquoi les abonnements aux logiciels sont inévitables

Aujourd'hui, le travail de nombreux freelances repose largement sur des logiciels spécialisés . Que vous soyez designer, programmeur, rédacteur ou expert en marketing, disposer des bons outils

Les abonnements logiciels offrent des mises à jour régulières, une assistance client et souvent des ressources supplémentaires utiles.

Abonnements aux logiciels à coût réduit

L'un des principaux problèmes des abonnements logiciels est que leur coût peut rapidement s'accumuler. Face à la multitude d'offres disponibles, il est facile de s'y perdre et de se retrouver avec un budget conséquent. De plus, si vous utilisez plusieurs modes de paiement (prélèvement automatique, PayPal, carte bancaire, etc.), vous risquez fort de perdre le fil de vos dépenses.

De plus, le jeu d’outils doit être régulièrement révisé pour en optimiser les coûts :

• Existe-t-il des modèles d’abonnement moins chers ?
• Puis-je économiser de l’argent en passant à la facturation annuelle ou à une licence à vie ?
• Existe-t-il des alternatives moins chères ? Peut-être même open source ?
• Ai-je encore besoin du logiciel dans une mesure raisonnable ?

Les freelances se retrouvent souvent avec plusieurs abonnements à différents outils , ce qui représente une somme considérable. Voici quelques pièges courants :

• Licences multiples : pour certains programmes, vous pouvez avoir besoin de licences distinctes pour différents appareils et/ou utilisateurs supplémentaires.
• Fonctionnalités inutiles : Parfois, vous payez pour des fonctionnalités étendues que vous n'utilisez même pas.
• Renouvellements automatiques : ils peuvent mettre à rude épreuve votre budget si vous ne faites pas attention.
• Frais de change : les achats internationaux peuvent être soumis à des fluctuations désagréables du taux de change.

Stratégies d'optimisation des coûts

01 Analysez vos besoins

Avant de choisir un abonnement, il est important de procéder à une analyse approfondie de vos besoins. Posez-vous les questions suivantes :

• Quelles tâches devez-vous accomplir ?
• Quel logiciel offre exactement ces fonctions sans extras inutiles ?
• Existe-t-il des alternatives gratuites ou moins chères qui répondent à vos besoins ?

La meilleure façon de commencer est de dresser une liste des tâches essentielles à votre activité de freelance : réseaux sociaux, comptabilité, graphisme, hébergement et conception web, gestion de la relation client, gestion de projet ou analyse de données. Cette approche ciblée vous permettra d’identifier uniquement les outils indispensables et d’éviter les dépenses inutiles liées à des logiciels attrayants mais superflus.

Vous vous demandez s'il s'agit de besoins à long terme ? Ou bien n'avez-vous besoin de cet outil de conception graphique coûteux que ponctuellement, par exemple pour créer avec précision votre identité visuelle ? Dans ces cas précis, ne serait-il pas plus judicieux de sous-traiter ces tâches à un prestataire externe ? Plutôt que d'investir dans un outil onéreux et entièrement nouveau et de devoir passer par une longue période d'apprentissage avant de pouvoir l'utiliser efficacement ?

Ici aussi, une comparaison impitoyable des coûts et des dépenses totales est utile.

02 Essayez les versions gratuites

De nombreux fournisseurs de logiciels proposent des versions d'essai gratuites de leurs produits. Profitez pleinement de ces offres :

• Durée limite : Toutefois, faites attention à la période d’essai et vérifiez s’il est nécessaire d’annuler à temps pour éviter des frais.
• Limitations des fonctionnalités : vérifiez si la version d’essai inclut toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.

03 Utiliser des logiciels open source

Les logiciels libres constituent souvent une excellente alternative aux abonnements onéreux. Ils offrent fréquemment des fonctionnalités équivalentes et bénéficient du soutien de la communauté. Cependant, toutes les solutions libres ne proposent pas une interface conviviale ni une expérience utilisateur optimale. Un test rapide ou le visionnage d'une démonstration en direct sur YouTube peuvent s'avérer utiles.

04 Recherchez des offres combinées ou des licences bon marché

Certains fournisseurs de services proposent des offres groupées de plusieurs logiciels à prix réduit, comme Adobe Creative Cloud ou Microsoft Office 365. Vérifiez si ces offres peuvent améliorer votre efficacité et votre rentabilité.

Lorsque vous recherchez des logiciels abordables et des clés de licence à prix avantageux, vous tomberez souvent sur des fournisseurs comme Lizenzhub.de . Ce site unique propose des logiciels économiques et centralise de nombreux besoins, notamment des offres intéressantes pour Microsoft Office et des systèmes d'exploitation comme Windows 11 et 12. Les solutions logicielles sont officiellement licenciées par les fabricants, ce qui garantit fiabilité, sécurité et une expérience d'achat simplifiée. De plus, vous y trouverez régulièrement des remises sur volume, des offres B2B spéciales et d'autres promotions.

05 Plans de paiement mensuels ou annuels

Certains fournisseurs proposent des tarifs moins chers si vous choisissez des plans de paiement annuels plutôt que mensuels.

En optant pour des abonnements annuels plutôt que mensuels, vous pouvez réaliser des économies substantielles (environ 10 à 30 %). De nombreux éditeurs de logiciels proposent des tarifs réduits pour les engagements annuels, qui nécessitent un paiement initial, mais peuvent entraîner des réductions de coûts significatives à long terme.

Cette approche facilite non seulement la planification de votre budget, mais garantit également la stabilité de vos outils opérationnels pendant toute une année. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur vos tâches principales plutôt que sur la gestion financière. Cependant, les abonnements logiciels étant généralement non remboursables, réfléchissez bien avant de vous engager annuellement, à moins d'avoir testé le service en profondeur et d'être convaincu qu'il deviendra un élément essentiel de votre environnement de travail et de vos outils à long terme.

Considérer:

• Équité : Pouvez-vous vous permettre le paiement unique plus élevé ?
• Flexibilité : Avez-vous besoin de la liberté d’annuler à tout moment ?

Si vous êtes encore en phase d'évaluation et de comparaison, il est conseillé de choisir initialement un abonnement mensuel. Cette formule vous permet de résilier rapidement et de conserver toutes vos options. Par ailleurs, un an représente un horizon temporel important pour prévoir la trésorerie d'une entreprise individuelle. Imaginez la mauvaise surprise de découvrir, douze mois après l'achat d'un logiciel, que des dépenses imprévues viennent soudainement peser sur votre trésorerie !

Par conséquent, je vous recommande deux choses :

1. Ne souscrivez pas à tous vos contrats annuels en même temps, même si vous êtes absolument certain que cet excellent outil vous sera utile toute votre vie. N'achetez pas immédiatement si vous avez déjà effectué d'autres paiements ce mois-ci. Compte tenu du coût mensuel moyen, il est judicieux d'attendre et de reporter le paiement au mois prochain afin de répartir vos dépenses annuelles les plus importantes sur l'année. De plus, résistez à la tentation des offres spéciales et à la peur de rater une bonne affaire (FOMO) : il y aura probablement des offres plus intéressantes en début d'année (d'expérience, je peux vous dire que c'est particulièrement vrai autour du Black Friday et du Cyber ​​Monday ).
2. Pensez à vous et programmez un rappel, même bref, comme vous le souhaitez. C'est d'autant plus important que le service lui-même ne propose pas toujours de rappels gratuits, ou que ces derniers peuvent se perdre dans les filtres anti-spam. Un rappel dans votre calendrier environ une semaine avant la date de renouvellement peut vous soulager considérablement et vous permettre, l'année suivante, de revoir votre budget ou de résilier un service que vous n'utilisez plus régulièrement. Personnellement, j'utilise une base de données Notion regroupant toutes mes informations SaaS dans un seul tableur, y compris les rappels de renouvellement. Ainsi, je peux accéder directement à la page d'abonnement à tout moment, que ce soit pour facturer mes services comptables ou pour cliquer sur le bouton « Annuler » au moment opportun.

06 Les fonctions dupliquées sont l'ennemi de la rentabilité

L'accumulation d'outils dont les fonctions se chevauchent constitue un défi courant pour les freelances. Cela entraîne non seulement des doublons financiers, mais aussi une inefficacité opérationnelle, notamment lors du développement de l'activité et de la collaboration.

Examinez attentivement les fonctionnalités de vos outils existants par rapport à tout nouveau logiciel que vous envisagez, et si vous pensez avoir besoin de quelque chose de nouveau, demandez-vous d’abord si vous l’avez déjà.

Les outils de collaboration en sont un exemple typique : il y a quelques années à peine, vous aviez besoin d'une solution pour la visioconférence, d'une autre pour la messagerie en fil de discussion, et éventuellement d'une autre pour le partage de fichiers, etc. Le marché étant devenu extrêmement concurrentiel après la pandémie, chacun essayant de voler des utilisateurs, la plupart des fournisseurs d'outils ont élargi leurs offres de base avec diverses fonctionnalités.

Zoom était autrefois spécialisé dans une seule chose et est devenu synonyme de vidéoconférence d'entreprise… Mais il existe désormais une vaste boutique d'applications qui propose tout, de la transcription IA au tableau blanc.

Cette pleine conscience garantit que chaque outil de votre répertoire répond à un objectif clairement défini, optimisant ainsi les coûts et les fonctionnalités. Vous pourrez ainsi vous passer d'une application de tableau blanc distincte pour présenter quelque chose, et vous n'aurez même plus besoin de la chercher. Vous n'aurez plus à suivre de procédures et d'étapes complexes pour effectuer une tâche récurrente, ce qui vous permettra d'être plus efficace en termes de temps et d'argent.

07 Résistez au syndrome de l'objet brillant

Dans un monde où les solutions logicielles innovantes abondent, il est facile de se laisser emporter par les outils les plus récents et leurs fonctionnalités. Cependant, ce phénomène, appelé « syndrome de l'objet brillant », peut engendrer des dépenses inutiles et un environnement de travail chaotique.

Les pages d'accueil des entreprises SaaS sont conçues par des rédacteurs et des experts en marketing talentueux, puis optimisées avec soin. Leur objectif principal est de vous inciter à cliquer sur le « Télécharger » . Elles emploient toutes les techniques de manipulation psychologique pour susciter en vous un désir auquel il est difficile de résister.

Les allégations marketing sont les suivantes :

« Imaginez les changements révolutionnaires que cette nouvelle application impressionnante pourrait apporter à votre entreprise, vos applications, votre vie sociale et votre compte bancaire ? Elle va tout transformer ! »

Plus important encore, de nombreuses pages d'accueil vous dirigent vers un « gratuit » . Réfléchissez-y : votre temps a un coût ! Chaque minute passée à configurer et tester cette nouvelle application, ou à y importer vos données, est du temps perdu pour votre activité. Et si vous dupliquez une tâche déjà effectuée (par exemple, recréer votre CRM dans un nouvel outil), les gains de productivité qu'il apporte doivent être nettement supérieurs pour justifier son coût.

La courbe d'apprentissage, la méconnaissance et le manque d'intégration avec les systèmes existants… tout cela doit être mis en balance avec l'ingéniosité et les avantages potentiels offerts par le nouveau « jouet ». Ne vous laissez pas berner par l'idée que vous pouvez toujours revenir à l'ancien système ; bien sûr que oui, mais ce serait une perte de temps encore plus grande (le mot clé ici est « enfermement fournisseur » ).

Pensez comme un artisan d'autrefois et imaginez que tous ces outils dans une trousse prennent de la place. Certains de ces outils ne sont peut-être pas neufs, mais vous les tenez et les connaissez par cœur. Apporter du neuf peut vous obliger à vous débarrasser complètement d'un vieil outil fiable. Par conséquent, vous n'envisageriez même pas de le faire, sauf si vous étiez absolument certain que le remplacement serait bien meilleur que l'ancienne méthode éprouvée.

Résistez à ces tentations en fixant des limites claires pour vos achats de logiciels et en gardant à l'esprit vos besoins métier fondamentaux. Gardez toujours à l'esprit que le dernier outil n'est pas forcément le plus adapté à vos besoins spécifiques, et qu'un essai gratuit n'est jamais vraiment gratuit.

Outils pratiques (gratuits) pour les freelances

Nous avons recherché des outils freelance et des logiciels gratuits pour diverses professions et créé une courte liste pour vous aider à choisir :

Pour les designers

• Affinity Suite : une alternative économique à Adobe Creative Cloud, notamment pour les graphiques vectoriels et l'édition d'images.
• Canva : Propose une version de base gratuite qui est parfaitement suffisante pour des designs simples.
• GIMP : un remplacement gratuit et open source d'Adobe Photoshop, adapté à l'édition d'images approfondie.

Pour les programmeurs

• Visual Studio Code : un éditeur de code gratuit et open source avec de nombreuses options d’extensibilité.
• JetBrains IntelliJ IDEA : offre des remises annuelles aux utilisateurs de longue date et aux établissements d'enseignement.
• Apache NetBeans : un autre IDE puissant et gratuit qui prend en charge une large gamme de langages de programmation.

Pour les auteurs et les créateurs de contenu

• Scrivener : un outil abordable avec un prix d'achat unique.
• Grammarly : propose à la fois une version de base gratuite et des options premium abordables.
• Hemingway Editor : Un outil peu coûteux pour améliorer le style d'écriture et la lisibilité de vos textes.

Pour la gestion et l'organisation de projets

• Trello : propose une version gratuite complète pour gérer des projets avec des tableaux Kanban.
• Asana : un autre outil de gestion de projet puissant avec une version gratuite performante.
• Notion : un outil polyvalent pour les notes, les tâches et les bases de données avec une version de base gratuite généreuse.

Pour la comptabilité et la gestion financière

• Wave : Un logiciel de comptabilité gratuit qui couvre de nombreuses fonctions de base pour les travailleurs indépendants.
• Zoho Books : une solution économique dotée de fonctionnalités complètes de comptabilité et de gestion financière.
• GNUCash : un outil de comptabilité gratuit et open source, parfaitement adapté aux petites entreprises et aux indépendants.

Quelques mots sur les outils de gestion des actifs logiciels

Les outils SAM sont essentiels pour les entreprises disposant d'un vaste parc logiciel et qui doivent garder une vue d'ensemble de toutes les applications déployées. Spécialisés dans la gestion des inventaires et des licences, ces outils constituent un instrument indispensable pour réduire les coûts liés aux licences logicielles.

Présenter à vos fournisseurs de logiciels les systèmes que vous avez mis en place pour surveiller vos déploiements logiciels peut leur donner l'impression que vous avez plus de contrôle. Cependant, les outils SAM ne peuvent pas vous fournir une vue d'ensemble immédiate, simple et facilement accessible des écarts de conformité et des dépenses supplémentaires.

Selon l'outil SAM installé, les défis suivants peuvent survenir :

• Diverses mesures de licence
• Identification des produits de développement ou de test qui ne sont pas encore en phase de production complète
• Licences dans le cloud
• Les doublons ne sont pas comptabilisés (les nouveaux logiciels ainsi que les anciennes versions de ce logiciel qui n'ont pas encore été complètement supprimées de votre environnement pourraient être comptabilisés par erreur).
• Achats d'emballages OEM et de détail

Toutes ces difficultés peuvent rendre votre outil SAM inadapté à certains aspects, vous obligeant potentiellement à en acheter un autre ou à compléter manuellement les informations manquantes. Ces deux stratégies impliquent une perte de temps et d'argent sur l'outil SAM que vous avez acheté. Il est donc crucial de disposer d'une personne capable de gérer vos outils SAM et d'analyser les données générées. Cela peut se faire en faisant appel à un gestionnaire de ressources logicielles interne ou en collaborant avec un partenaire externe.

Cela peut se justifier pour les moyennes et grandes entreprises. Mais soyons honnêtes : ce n’est pas économiquement viable pour un travailleur indépendant ou un auto-entrepreneur. Un tel achat est également coûteux et chronophage disproportionné pour les indépendants .

Mot de clôture

le bon logiciel est crucial pour tout freelance. En analysant minutieusement vos besoins et en optant pour des alternatives économiques, vous pouvez optimiser vos dépenses tout en maximisant votre productivité. Ne vous laissez pas piéger par des abonnements onéreux ; il existe toujours un moyen de travailler plus intelligemment et à moindre coût.

Restez informé, consultez régulièrement vos abonnements et osez tester de nouvelles alternatives. Cela vous assurera non seulement une flexibilité financière, mais aussi la liberté de vous concentrer sur l'essentiel : votre travail créatif et productif.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Comment trouver le logiciel le plus abordable pour mes besoins ?

Utilisez des comparateurs comme Capterra ou G2 pour comparer les prix et les fonctionnalités de différents logiciels. Consultez également notre article sur les meilleurs outils pour freelances, avec listes de fonctionnalités, informations tarifaires, avis et notes des utilisateurs, et essayez-les gratuitement.

Les plans de paiement annuels sont-ils toujours moins chers ?

Les fournisseurs proposent souvent des réductions sur les paiements annuels. Cela peut réduire les coûts, mais offre moins de flexibilité. Si vous hésitez à utiliser le logiciel à long terme, un forfait mensuel peut être plus judicieux. 

Quelle est la meilleure stratégie pour réduire les coûts d’abonnement ?

Vérifiez régulièrement vos abonnements logiciels, annulez les services non utilisés et négociez des réductions ou des offres groupées avec les fournisseurs. Envisagez également des alternatives open source et des outils gratuits s'ils répondent à vos besoins.

Comment puis-je éviter de payer pour des fonctionnalités que je n'utilise pas ?

Avant de souscrire un abonnement, analysez attentivement les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin. De nombreux fournisseurs proposent des options de paiement pour les fonctionnalités que vous utilisez. N'hésitez pas à demander des offres personnalisées.

Analyser attentivement vos besoins et explorer les alternatives est essentiel pour choisir un logiciel freelance performant et rentable. Prenez le temps d'examiner les nombreuses options disponibles et vous constaterez qu'efficacité et accessibilité peuvent aller de pair.