Planification d'un événement de bifromné

Les événements Art Beefic offrent une opportunité fantastique de soutenir les talents créatifs et en même temps promouvoir des objectifs à but non lucratif. Il existe de nombreux formats qui peuvent assumer un tel événement.

Mais quel que soit le concept que le choix se situe: l'événement n'est qu'un succès complet avec une planification et une organisation minutieuses.

Définition de l'objectif

Au début, il est question de savoir quel - au mieux - un objectif à but non lucratif devrait être soutenu par la campagne. S'agit-il de faire connaître les artistes locaux et de leur offrir une plate-forme, la protection de l'environnement ou la promotion de l'éducation?

Un objectif clairement défini facilitera la planification et la commercialisation de l'événement.

Si l'objectif est fixé, il est dit que des organisations ou des installations sont trouvées qui sont actives dans la zone correspondante et dans laquelle les dons sont utilisés au bon endroit ou soutiennent leurs objectifs.

Il aide à formuler une déclaration spécifique qui illustre le but. Cette déclaration cible spécifique doit également être transmise aux partenaires, sponsors et autres partisans pour s'assurer que tout le monde se rassemble et se concentre sur l'objectif commun.

Former une équipe organisationnelle

Un événement artistique nécessite la coopération de nombreuses personnes. Diverses compétences et expériences sont nécessaires pour que l'événement devienne un succès. Il s'agit notamment de la planification des événements, du marketing, de la collecte de fonds, de la gestion financière, de la logistique et de la communication.

Recherchez des personnes de votre réseau ou de votre communauté qui ont les compétences requises et qui souhaitent s'impliquer dans l'objectif à but non lucratif de votre événement. Les tâches et les responsabilités au sein de l'équipe doivent être clairement divisées.

Assurez-vous que tout le monde sait ce qui est attendu et créez des canaux de communication clairs et ouverts pour faciliter le flux d'informations. Tous les membres doivent être en mesure d'exprimer librement leurs idées, leurs préoccupations et leurs questions.

budgétisation

Une budgétisation détaillée est cruciale afin que l'événement Art Beefic réussit. Faites une liste de toutes les éditions , y compris le loyer de localisation, la publicité, les frais d'impression, l'équipement technique, la restauration, la sécurité, l'assurance et d'autres dépenses.

Les dépenses sont ensuite prioritaires en fonction de leur importance pour le succès de l'événement. Les articles moins importants peuvent même être détectés dans les éléments moins importants. En plus des dépenses, il est important de créer une deuxième liste de sources potentielles de revenus pour couvrir les coûts. Cela comprend les ventes de billets, les dons, le parrainage, la vente d'œuvres d'art, les frais d'enchères et le merchandising.

Gardez l'œil sur l'œil et mettez-le à jour régulièrement pour vous assurer de rester sur le cap et de reconnaître les écarts possibles en temps utile. Ajustez votre budget si nécessaire pour réagir à des conditions modifiées ou à des événements imprévus.

Le budget doit rester réaliste en toutes circonstances et il doit être compréhensible à quel point il y a des dépenses potentielles appropriées. Soyez prêt à faire des compromis afin que l'événement réussisse financièrement.

Choisissez un emplacement d'événement

La sélection du bon emplacement de l'événement est d'une importance cruciale pour le succès d'un événement Beefic. Quelles exigences l'emplacement doit-il répondre? Tenez compte des facteurs tels que le nombre d'invités attendus, le type d'exposition, l'équipement technique requis, le stationnement, l'accessibilité et - bien sûr - le budget.

Y a-t-il des emplacements d'événements tels que des galeries, des salles d'événements, des centres d'art, des musées ou d'autres emplacements qui répondent aux exigences? Parfait! Organisez des rendez-vous touristiques pour les sites potentiels et vérifiez-les personnellement pour votre aptitude à votre événement.

Faites également attention à des aspects tels que la taille, l'atmosphère, l'équipement, l'accessibilité , l'éclairage et l'acoustique. Cependant, prenez également compte des aspects logistiques tels que les options de voyage pour les fournisseurs et les clients, le nombre de places de stationnement disponibles et la proximité des transports publics.

Clarifier tous les détails et conditions importants avec l'emplacement de l'événement, y compris les coûts de location, la disponibilité, les conditions de réservation, les précautions de sécurité, l'assurance, les options de restauration, l'équipement technique et d'autres aspects importants.

Pensez à la logistique

Faites attention à tous les détails logistiques, y compris la disposition des expositions, des équipements techniques, des dispositions de restauration, des précautions de sécurité et un soutien des clients. Développer un calendrier détaillé pour l'événement, qui comprend toutes les activités, de l'établissement au démantèlement. Partagez le calendrier en sections claires et attribuez les responsables de chaque tâche.

Coordonner tous les fournisseurs et fournisseurs de services nécessaires à votre événement, tels que les traiteurs, le personnel technique, le personnel de sécurité, le personnel de nettoyage et les sociétés de transport. Élaborer un plan de sécurité pour l'événement, la procédure d'urgence, les plans d'évacuation, les institutions de premiers soins et la coopération avec les autorités locales. Assurez-vous que tous les employés sont informés des protocoles de sécurité et sont formés en conséquence.

Parcourez attentivement tous les détails de votre planification d'événements et vérifiez tous les accords, contrats et ordres pour vous assurer que rien n'a été négligé et que tout se passe bien.

Planifier le programme

Concevoir un programme attrayant qui maintient et informe les clients. Par exemple, sélectionnez les œuvres d'art à présenter pour une exposition. Travaillez avec des artistes locaux, des galeries ou des institutions d'art pour présenter une sélection diversifiée d'œuvres qui suscitent l'intérêt de vos invités.

Si vous souhaitez effectuer une vente aux enchères en direct, créez une liste d'œuvres d'art offertes aux enchères et fixez les prix de début. Numérotez les travaux pour être vendus aux enchères ou les marquer ailleurs afin qu'il n'y ait pas de confusion.

Selon le goût et les exigences, vous pouvez choisir différents types d'étiquettes. Pour certaines œuvres d'art, les étiquettes basées sur du papier conviennent, tandis que d'autres peuvent être mieux déclarées avec du plastique. Selon l'article offert, il est également important que les étiquettes puissent être bien remplacées et ne laissent aucun résidu.

Il existe également différentes options pour que cela se reproduise. Demandez également si vous souhaitez intégrer une vente aux enchères silencieuse ou une vente aux enchères en ligne comme une option supplémentaire pour l'acquisition de dons.

Intégrez des performances artistiques telles que la musique, la danse, le théâtre, l'art de la performance ou la poésie dans votre programme pour créer une atmosphère vivante et divertissante. Utilisez votre réseau pour trouver des artistes talentueux.

Partagez le programme de votre événement à un stade précoce, soit dans la meilleure façon de les annonces en ligne, des médias sociaux ou des newsletter par e-mail. Indiquez clairement quelles activités vous attendez et quels saillants vous ne devriez pas manquer.

Publicité et marketing

Développer une stratégie marketing qui vise à réaliser votre groupe cible. Tenez compte des différents canaux et techniques pour aborder un grand public.

Concevoir des documents publicitaires professionnels et attrayants tels que les dépliants, les affiches, les invitations, les bannières et les graphiques numériques qui transmettent le sujet et le message de votre événement. Assurez-vous que vos documents publicitaires contiennent toutes les informations pertinentes, telles que la date, l'heure, le lieu et le but de l'événement.

En tout cas, utilisez diverses plateformes de médias sociaux telles que Facebook, Instagram, Twitter et LinkedIn. Publiez régulièrement des articles, des photos, des vidéos et des instructions d'événements pour susciter l'intérêt et réaliser des invités potentiels. Vous pouvez également créer un site Web ou une page de destination pour votre événement où toutes les informations pertinentes sont regroupées et que les clients peuvent s'inscrire ou acheter des billets.

Gratitude et suivi

Montrez à vos supporters et invités votre gratitude en vous adressant personnellement après l'événement et merci pour votre participation et vos dons. Si cela n'est pas possible, envoyez des notes de Thanksgiving personnelles à tous les invités, artistes, sponsors, bénévoles et partenaires qui ont contribué à l'événement. Publiez également des avis de remerciement dans les journaux locaux, les magazines ou les plateformes en ligne pour montrer publiquement votre reconnaissance pour le soutien de la communauté.

Planifiez des activités de suivi ou des événements pour maintenir l'engagement de vos partisans et approfondir davantage la relation. Cela pourrait être un événement de remerciement, un événement de réseautage ou une gestion des artistes exclusive.

Gardez vos supporters à jour avec l'utilisation des dons collectés et montrez comment vos contributions ont contribué à atteindre l'objectif souhaité. Publiez des mises à jour régulières sur les progrès des projets ou des initiatives pris en charge.

Grâce à la gratitude après votre événement Art Beefic, vous pouvez montrer l'appréciation de vos supporters, maintenir l'engagement et augmenter le potentiel de collecte de fonds pour les événements futurs.